Guía del usuario de Zoho Mail

 ¿Qué es una tarea?

Una tarea es un conjunto de acciones asignadas a una persona o un grupo. En una tarea, se soluciona un problema o se realiza un trabajo o una asignación. Las tareas se pueden usar a nivel de grupo o incluso a nivel personal. Aquí podemos diferenciar las tareas en dos categorías:

  1. Tareas personales
  2. Tareas grupales

 Crear una tarea

  1. Haga clic en "Add Task" (Agregar tarea) para crear una nueva tarea.
  2. Agregue un título y establezca una fecha de inicio y una fecha de finalización.
  3. Establezca el estado y la prioridad según corresponda.

 Crear una tarea según una fecha y hora determinadas

Zoho Tasks le permiten agregar tareas de un día en las que puede crear tareas basadas en el tiempo. Puede crear tareas de un día como sus citas de negocios, reuniones, llamadas de conferencia, demostraciones de producto, etc. También puede configurar recordatorios mediante elementos emergentes y correo para notificarle sobre las tareas posteriores.

Para crear una tarea de un día:

  • Haga clic en "Add Task" (Agregar tarea) para crear una tarea.
  • Active la casilla de verificación y establezca una hora de inicio y una hora de finalización.
  • Establezca el estado, la prioridad, la categoría y el recordatorio, si fuera necesario.

Nota:

  • Una tarea basada en el tiempo es una tarea de un día. Por lo tanto, la fecha de inicio y la fecha de finalización aparentemente serán las mismas.

 Configurar un recordatorio para una tarea.

Cree una lista de tareas y reciba recordatorios sobre ellas en el momento adecuado mientras trabaja. Zoho Tasks le permite configurar un recordatorio para cada tarea que cree. Es un recordatorio muy útil y fácil de utilizar que es ideal para su uso comercial. 

 Recordatorio mediante elemento emergente y correo:

Cree un recordatorio y reciba notificaciones a través de un mensaje emergente o un correo en su debido momento.

 Etiquetar las tareas

Las etiquetas, otra característica útil en Zoho Tasks, hacen que sea más fácil para usted organizar su lista de tareas por categoría. Zoho Tasks admite varias etiquetas personalizadas. Por ejemplo, la tarea "Reunión con gerente" podría encajar en la categoría "Reuniones" y la categoría "Lista de pendientes".

 Agregar nuevas etiquetas y tareas de etiquetado

  • Para agregar una nueva etiqueta, haga clic en el símbolo "+" al lado de Tags (Etiquetas). Los caracteres especiales como / \ | * ? , : ; " > < % & # no están permitidos. También puede agregar una nueva etiqueta en la opción "Tags" (Etiquetas), la cual se encuentra en la banda superior.

  • Para etiquetar tareas, seleccione una tarea (haga clic en la casilla de verificación) y asigne una etiqueta desde la lista Tags (Etiquetas) que se encuentra en la banda superior. También puede agregar/quitar/asignar etiquetas directamente haciendo clic en un ícono de etiqueta que se encuentre en la lista de etiquetas.

  • Puede atribuir varias etiquetas a una tarea y viceversa. Para ello, seleccione una tarea y asigne una etiqueta a la vez.
  • Para asignar una etiqueta común a múltiples tareas, seleccione varias tareas y asígneles una misma etiqueta a todas.

  • También puede ver los detalles de una tarea, como el título de la tarea, la persona asignada a ella, el nombre de la etiqueta, el estado y el porcentaje con solo colocar el cursor del mouse sobre la herramienta de información de la tarea.

 Arrastrar y soltar

Se mejoró Zoho Tasks para darle la capacidad para etiquetar una tarea utilizando la función de arrastrar y soltar. Esto es mucho más fácil y rápido que la otra forma para etiquetar tareas. Para etiquetar una tarea, simplemente arrastre la tarea y suéltela sobre una etiqueta en la lista de etiquetas. También puede seleccionar varias tareas a la vez y soltarlas sobre una etiqueta.

Nota:

  • No puede arrastrar y soltar una tarea secundaria o una tarea que otro usuario le asignó a usted.

 Utilizar una codificación por color en las etiquetas

Utilice una codificación por color en sus etiquetas para darles su propio color y diferenciarlas del resto de las etiquetas. La codificación por color hace que sea mucho más fácil encontrar etiquetas de un vistazo en lugar de tener que buscarlas una por una. Aquí le explicamos cómo puede aplicar una codificación por color a su etiqueta.

  • Haga clic en el cuadrado de una etiqueta.
  • Elija cualquier color de la paleta de colores.

 Etiquetas de grupo

Las etiquetas de grupo son similares a las etiquetas personales, ya que puede asignar una etiqueta a una tarea que está en un grupo. También puede asignar varias etiquetas a una tarea. Sin embargo, hay algunas diferencias con respecto a las etiquetas personales.

  • Un miembro del grupo puede asignar una etiqueta a una tarea. Sin embargo, el miembro del grupo no puede modificar ni eliminar esa etiqueta en particular.
  • Solo el administrador/moderador del grupo tiene la autoridad para eliminar o editar la etiqueta.

 Cambiar nombres de las etiquetas y eliminar etiquetas.

  • Puede eliminar una etiqueta o cambiar su nombre con solo hacer clic con el botón derecho sobre ella y seleccionando la opción correspondiente. Eliminar una etiqueta también quitará la etiqueta de la tarea que estaba asociada.

 Tareas recurrentes

Las tareas recurrentes son una serie repetitiva de tareas que se realizan con regularidad. Si dirige un negocio, tendrá un conjunto de tareas que se realizan cada semana/mes/año. Por ende, en ese caso es mejor tener una opción que le recuerde automáticamente acerca de la tarea en particular.

La opción de tareas recurrentes en Zoho Tasks genera automáticamente la misma tarea una vez se completa la tarea. La tarea se genera a la misma hora establecida para la primera. A continuación, se describe una situación típica en la cual se puede utilizar la función de tarea recurrente:

En una empresa, el departamento de contabilidad debe actualizar los sueldos de los empleados el último día hábil de cada mes. Se fija una tarea para el 31 de agosto, el cual es un día lunes. El título de la tarea es "Actualización de sueldos". Seleccione Advanced (Opciones avanzadas) y repita la tarea mensualmente para el último día hábil de cada mes. Una vez que se complete la tarea, se genera una tarea repetida para el día 30 de septiembre, el cual es el último día hábil del mes siguiente. Esto se repite para los meses consecutivos.

 Asignar tareas

Puede asignar tareas a cualquier usuario de su organización. Para asignar una tarea a otro usuario, haga clic en el ícono "+", seleccione a los usuarios y haga clic en OK (Aceptar). Solo el propietario de la tarea puede editar o eliminar la tarea.

 Integración de tareas en CRM y Projects:

Sin duda, este será un complemento opcional para los usuarios del conjunto de Zoho Mail. Los usuarios simplemente pueden agregar sus tareas de CRM y Projects directamente en Zoho Mail Suite Task sin tener que iniciar sesión en una aplicación específica.

 Categorización de tareas:

Los usuarios pueden crear diferentes categorías y pueden ordenarlas según corresponda. Esto ayudará al usuario a crear una tarea y a tenerlas organizadas.

 Estado de las tareas

Califique el progreso de sus tareas utilizando diferentes estados de tarea. Zoho Business le permite definir los siguientes tipos de estado:

  1. Needs Action (Requiere una acción): idealmente, las tareas que aún no se iniciaron se agrupan en el estado "Needs Action" (Requiere una acción).
  2. In Process (En curso): las tareas que han comenzado y están en un flujo continuo de acción son tareas en curso. Estas tareas están activas y se está trabajando en ellas.
  3. Completed (Finalizada): las tareas completadas correctamente se agrupan en el estado de tareas finalizadas.
  4. Cancelled (Cancelado): en caso de que el cesionario decida cancelar una tarea, la tarea cae en la opción de tareas canceladas.

El cesionario puede cambiar el estado de la tarea para cancelarla si así lo desea.

 Prioridad de las tareas

Hay cinco tipos de prioridades en las tareas. Estas son Highest, High, Medium, Low, Lowest (Muy alta, Alta, Media, Baja, Muy baja). La prioridad predeterminada es Media. La prioridad se puede establecer cuando se crea una tarea y también cuando se está editando una tarea. La prioridad de una tarea define cuán importante es la tarea.

A continuación, se muestran los cinco tipos diferentes de prioridad y cuatro tipos de estado.

 Vistas de tareas:

Tasks (Tareas) proporciona a los usuarios cinco tipos de vistas diferentes. Estos tres módulos son:

  1. Tareas de hoy
  2. Tareas atrasadas
  3. Próximas tareas
  4. Tareas de esta semana
  5. Tareas de este mes

Las tareas se pueden ver según el estado de las tareas. Por lo tanto, si hace clic en las opciones All (Todas), Pending (Pendientes), Completed (Finalizadas) y Canceled (Canceladas), se mostrarán las respectivas tareas en el panel de tareas. Cada vista muestra las tareas en esa configuración de vista actual, junto con los detalles completos de la tarea.
También puede ver las tareas según el estado de las tareas. Por lo tanto, si hace clic en las opciones All (Todas), Pending (Pendientes), Completed (Finalizadas) y Canceled (Canceladas), se mostrarán las respectivas tareas en el panel de tareas. Cada vista muestra las tareas en esa configuración de vista actual, junto con los detalles completos de la tarea.

 Generar una tarea

Se generan informes para todas las tareas que se crean. Un informe se basa en lo siguiente.

  1. Fecha de inicio y fecha de finalización
  2. Estado de la tarea: Needs Action (Requiere una acción), In Process (En proceso), Completed (Finalizada), Canceled (Cancelada)
  3. La prioridad de la tarea: Highest/High/Medium/Low/Lowest (La más alta/Alta/Media/Baja/La más baja)
  4. Categoría de la tarea.

Se generan informes para todas las tareas que se crean. Un informe se basa en lo siguiente.

 Comentarios

Para agregar un comentario a una tarea, simplemente haga clic en el ícono de comentario, el cual está en la lista de tareas.

 Agregar una tarea secundaria:

Para agregar una tarea secundaria a una tarea existente, simplemente coloque el cursor del mouse sobre la lista de tareas y haga clic en el ícono Add subtask (Agregar tarea secundaria) como se muestra en la siguiente imagen. Esta es una opción adicional en la que los usuarios pueden agregar varias tareas secundarias sin crear una nueva tarea a cada rato.

 Importar y exportar:

Puede importar fácilmente su amplia lista de tareas en Zoho Tasks desde otra aplicación que esté utilizando actualmente.

Para importar tareas:

  • Guarde sus archivos de tarea en formato .ics o .csv. El formato de codificación del archivo exportado debe estar en formato UTF-8.
  • Los archivos .csv deben tener un encabezado con el formato correcto. El encabezado debe tener al menos un tema o título para importar tareas en Zoho.
  • Haga clic en "Browse" (Examinar) y abra el archivo .ics o .csv.
  • Haga clic en Aceptar.
  • Para volver a la página principal, haga clic en "Back to Home" (Volver a la página principal) que se encuentra en la esquina superior derecha de la página Tasks (Tareas).

Para exportar tareas:

También puede exportar tareas desde Zoho Tasks.

  • Seleccione una tarea que desee exportar y haga clic en el menú desplegable "Export" (Exportar).
  • Elija el formato [.ICS o .csv]
  • Guarde el archivo.

 Adición rápida:

Para crear una nota rápida de una tarea, simplemente utilice la opción "Quick Add" (Agregar rápidamente) y esta nota se agregará a su lista de tareas. Más tarde, puede modificar la tarea como desee.

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