Tareas - Zoho Mail

Tareas

Las tareas de Zoho Mail lo ayudan a mantenerse al día en sus listas de tareas. Le permite crear y realizar un seguimiento de las tareas individuales y grupales. 

 Tareas individuales

Las tareas individuales son aquellas que debe realizar por su cuenta. Puede crear y realizar un seguimiento de tareas individuales en la sección My Tasks (Mis tareas). Cuando cree tareas, puede establecer fechas de vencimiento, recordatorios y la prioridad de las tareas.

 

Puede marcar una tarea como completada o reabrir una tarea completada directamente desde la vista de lista haciendo clic en el ícono Change Task Status (Cambiar estado de tarea). También puede agregar tareas secundarias para cualquier tarea desde la vista de lista. 

 

 Tareas grupales

Cuando crea tareas en grupos, todos los miembros del grupo podrán acceder a ellas. Puede asignar la tarea a cualquier miembro del grupo. Las tareas grupales también se pueden asignar a cualquier miembro de la organización que no sea parte del grupo.

Puede crear varias tareas en un proyecto y crear varias tareas secundarias en cada tarea principal. Puede seleccionar un proyecto cuando crea una tarea o puede crear un nuevo proyecto directamente desde la vista Add Task (Agregar tarea). Los proyectos solo están disponibles para las tareas grupales. 

Aunque todos los miembros del grupo pueden comentar y dar "me gusta" a cualquier tarea, los usuarios tienen diferentes funciones dentro del grupo y se les otorgan diferentes niveles de permisos de edición para las tareas grupales. La siguiente tabla es una descripción general de lo anterior.

 Editar tarea principal*Editar tarea secundaria*
Administrador de grupo
Propietario de tarea
Cesionario de tarea principal
Cesionario de tarea secundariaNo
Miembro del grupoNoNo
Miembro de organización (cesionario de tarea principal)NoNo

* Los permisos de edición para la tarea principal y la subtarea incluyen editar la descripción de la tarea, el título, la fecha de vencimiento, la prioridad y las opciones recurrentes.

Los permisos para agregar invitados a una tarea están sujetos a la selección de la opción Refuse Invitees (Rehusar invitados) para esa tarea en particular.

Cuando crea tareas grupales, puede agrupar las tareas en proyectos. Esto facilita el seguimiento de todo el conjunto de tareas relacionadas. Además, proporciona una visibilidad para todo el grupo acerca de las tareas del proyecto, los elementos pendientes, el progreso y la meta final. También garantiza que los intereses de todo el equipo estén enfocados en una sola dirección, con metas claras y una mayor visibilidad de las tareas entre los miembros del grupo. 

Sus tareas grupales se pueden copiar o mover a otro grupo de transmisiones seleccionando las opciones correspondientes en el menú "More options" (Más opciones). Puede optar por excluir los comentarios en la tarea original cuando la está copiando o moviendo desmarcando la casilla de verificación "Include comments" (Incluir comentarios).

Tareas recurrentes

Algunas tareas no son tareas únicas, sino que se siguen repitiendo con cierta frecuencia. Estas tareas se denominan tareas recurrentes. Puede crear tareas recurrentes en Zoho Mail para tareas como la generación de informes, el pago de facturas, el envío de una planilla de horas trabajadas, entre otras. Haga clic en el ícono Recurring (Recurrente) para establecer el patrón de repetición para la tarea.

Puede elegir entre las frecuencias Daily (Diaria), Weekly (Semanal), Monthly (Mensual) y Yearly (Anual), con opciones secundarias adicionales para elegir el patrón y la hora de repetición, entre otras opciones.

 Tareas secundarias

Una tarea enorme se suele dividir en varias tareas secundarias. Las tareas grupales suelen implicar la contribución de varios miembros del equipo, cada uno de los cuales se encarga de una tarea secundaria distinta. 

  

Hoja de trucos para tareas

Zoho Tasks ofrece algunos trucos predefinidos para facilitar la administración de tareas. Puede enviar un correo electrónico a sí mismo en el formato especificado para agregar y administrar tareas en el buzón de correo.

El asunto del correo electrónico se agregará como el "título de la tarea" y el contenido del correo electrónico se agregará como la "descripción de la tarea". Solo se agregan los 50 primeros caracteres de la tarea como la descripción de la tarea.

Enviar correo electrónico aEjemploDetalles de creación de tarea
<nombre de usuario>+task@domainname.comrebecca+task@zylker.comCrea una tarea sencilla para usted
<nombre de usuario>+task+1Sep2016@domainname.comrebecca+task+1Sep2016@zylker.comCrea una tarea cuya fecha de vencimiento es el 1 de sept. del 2016
<nombre de usuario>+task+1Sep@domainname.comrebecca+task+1Sep@zylker.comCrea una tarea cuya fecha de vencimiento es el 1 de sept. del 2016 si aún no transcurre esa fecha. De lo contrario, establece la fecha de vencimiento para el 1 de sept. del 2017

<id del grupo>+task@domainname.com

cc: member@domainname.com

marketing+task@zylker.com

cc: paula@zylker.com

Crea una tarea grupal y la asigna al miembro agregado en cc

<id del grupo>+task+1Sep2016@domainname.com

cc: member@domainname.com

marketing+task+1Sep2016@zylker.com

cc: paula@zylker.com

Crea una tarea grupal cuya fecha de vencimiento es el 1 de sept. del 2016 y la asigna al miembro agregado en cc

En caso de que sea un usuario de cuenta personal, escriba "zoho" en lugar del nombre de dominio.

Los trucos de tarea que se envía a sí mismo por correo electrónico quedan asignados a usted, mientras que aquellos que se envían por correo electrónico a la id del correo electrónico del grupo se agregan como tareas grupales. Puede abrir la aplicación Tasks (Tareas) dentro del buzón de correo y editar las tareas cuando y como sea necesario.

Nota:

Estos trucos solo funcionarán si el correo se envía desde un dominio alojado con Zoho Mail.

Integración de Zoho Projects

La integración de Zoho Projects en Zoho Mail facilita el acceso a los portales de su proyecto y a sus respectivas tareas desde la aplicación Tasks (Tareas). Le permite crear una nueva tarea directamente en Zoho Projects o agregar un correo electrónico como una tarea/un error en el portal del proyecto deseado desde su bandeja de entrada de correo. Consulte aquí para obtener más información sobre las integraciones de Zoho Projects.

Share this post : FacebookTwitter

Todavía no puede encontrar lo que está buscando?

Escríbenos: support@zohomail.com