Uso compartido de correo electrónico

Uso compartido de correo electrónico

El uso compartido de correo electrónico le permite administrar fácilmente la discusión en torno a los correos electrónicos, mediante comentarios, sin múltiples reenvíos y respuestas. Es una forma sin complicaciones de compartir la información en un correo electrónico con sus colegas y obtener sus opiniones, comentarios o consejos acerca de él.

Uso compartido de correo electrónico

El uso compartido de correo electrónico facilita la colaboración en torno a correos electrónicos, con los miembros de su equipo y sus colegas.

A menudo, recibimos correos electrónicos desde un cliente u otros contactos comerciales que se deben enviar a muchas personas en el mismo equipo u organización, se deben analizar y conversar antes de poder enviar una respuesta tangible a esa persona. Dichos correos se reenvían y responden interminablemente dejando enterrado el contexto original del correo electrónico. A veces, provoca retrasos innecesarios por días, semanas e incluso años. También genera mucha confusión, debido a que podríamos perder alguna información crítica que alguien comparte en uno de los correos.

La característica de uso compartido de correo electrónico garantiza que el contexto de la discusión se centre siempre en el correo electrónico. Los colaboradores comparten sus comentarios a través de retroalimentación, lo que da claridad contextual a las respuestas y garantiza que no haya demoras innecesarias o incertidumbres en la respuesta.

 Cómo funciona el uso compartido de correo electrónico

Cada correo electrónico que recibe o envía se puede compartir con cualquier persona de la organización. Necesita mencionar con @ a las personas pertinentes en el correo electrónico en lugar de reenviarles el correo. Puede compartirlo con usuarios individuales o incluso un grupo compatible con Streams. Los usuarios o los miembros del grupo recibirán una notificación sobre el correo electrónico compartido. Podrán ver la conversación de correo electrónico y agregar sus comentarios en él.

  • Cuando comparte un correo electrónico, toda la conversación se comparte con los usuarios seleccionados.
  • Incluso si comparte desde la vista de búsqueda, donde los correos electrónicos aparecen como correos individuales, toda la conversación se compartirá con los usuarios seleccionados.
  • El remitente original del correo electrónico o los demás destinatarios no recibirán notificaciones de sus comentarios o el correo electrónico compartido, a menos que se incluyan en los comentarios. 
  • Cuando comparte un correo electrónico con otro usuario, este no podrá invitar a una nueva persona para ver el correo electrónico por motivos de seguridad.
  • Puede hacer clic en el enlace View all shares (Ver todo el uso compartido) para ver la lista de miembros que son parte del correo electrónico compartido y la conversación relacionada.

Ventajas del uso compartido de correo electrónico

  • El contenido del correo electrónico original no se puede alterar ni modificar.
  • Las cadenas de correo electrónico son más claras, dado que se evita la formación de cadenas indeseadas a causa de los reenvíos.
  • La misma conversación se puede compartir con una persona nueva sin tener que reenviar varios correos electrónicos.
  • Incluso una nueva persona invitada al hilo puede comprender fácilmente la conversación y el flujo de información.

Permitir o denegar invitados

De manera predeterminada, cuando comparte el correo electrónico, los permisos para agregar invitados serán otorgados a todas las personas con quienes comparte el correo. También puede impedir que otros miembros agreguen invitados al correo electrónico.

Antes de compartir el correo electrónico con los miembros de su organización, haga clic en el ícono Disallow members from adding invitees (No permitir que los miembros agreguen invitados).

También puede cambiar sus preferencias para permitir que los miembros agreguen invitados después de compartir el correo electrónico, en caso de que cambie de parecer posteriormente. 

 

: este ícono indica que nadie puede agregar invitados, excepto quien comparte el correo electrónico.

: este ícono indica que cualquier persona con quien se haya compartido el correo electrónico puede agregar invitados.

 Uso compartido de Streams y correo electrónico

Streams se creó principalmente para colaborar con un equipo de usuarios que usan el estado, las notas, las tareas y los comentarios. El uso compartido de correo electrónico es una de las características únicas de Streams, lo que ayuda a que los usuarios colaboren en torno a los correos electrónicos.
Cuando comparte un correo electrónico, los miembros correspondientes reciben una notificación sobre el uso compartido. El correo electrónico se puede leer desde la página de Streams y los usuarios pueden hacer comentarios.

 

Los correos electrónicos que comparte con otros grupos o conjuntos de usuarios se pueden ver en My Posts (Mis publicaciones) en la pestaña de inicio.

 Actualizar el uso compartido con nuevo correo electrónico en las conversaciones

Cuando comparte un correo electrónico, solo se comparte con otros usuarios la conversación de los correos que están presentes al momento de compartir. Supongamos que la misma conversación se actualiza con nuevos correos electrónicos, por lo que los usuarios invitados no los podrán ver automáticamente.
Es posible que desee revisar los correos electrónicos y decide actualizar el uso compartido con los nuevos correos. Los correos electrónicos que se comparten y aquellos que no se han compartido se podrán identificar usando las diferencias visuales suministradas. Los correos electrónicos compartidos tendrán un ícono resaltado “Share (Compartir)” mientras que los correos que son parte de la misma conversación, pero que no se han compartido, aparecerán de color gris.

 

Para incluir los correos electrónicos más nuevos o no compartidos al uso compartido, puede hacer clic en el ícono “Share (Compartir)” para actualizar la vista de los actuales colaboradores.

Uso compartido de correos electrónicos seleccionados

Puede compartir correos electrónicos seleccionados a partir de una cadena de conversación con otro usuario. Para seleccionar los correos electrónicos de la cadena que desea compartir, haga clic en el ícono Share (Compartir) junto a los respectivos correos electrónicos. El cuadro de comentarios mostrará el número de correos electrónicos seleccionados a modo de referencia. Cuando haya seleccionado los correos electrónicos, podrá mencionar con @ a los usuarios correspondientes en el cuadro de comentarios, y después haga clic en Share Emails (Compartir correos electrónicos)

Para incluir o excluir los correos electrónicos del uso compartido, puede seleccionar o deseleccionar los correos de la conversación. Se actualizará automáticamente.

 Compartir borradores

Puede compartir un borrador de un correo electrónico antes de enviarlo. Esto simplifica el proceso de revisión, donde otra persona necesita verificar el contenido antes de pulsar el botón “Send (Enviar)”. Las contribuciones de otros usuarios pueden ayudarlo con mejores hechos o verificar los datos proporcionados o incluso corregir cualquier equivocación o errores tipográficos. Puede realizar cambios a partir de los comentarios proporcionados al borrador. Una vez que guarde el borrador, haga clic en el botón “Share (Compartir)”. 

Esto abre una sección de comentarios en el lado derecho, donde puede mencionar con @ a cualquier persona para compartir el borrador. El número de comentarios se mostrará en la esquina superior derecha del redactor. Puede hacer clic en este ícono de comentario para mostrar u ocultar la sección de comentarios.

 

Con cada cambio que se guarda en el borrador, los invitados reciben notificaciones con la apariencia de un símbolo de actualización en la vista “Draft (Borrador)” de Streams. Haga clic en el botón “Refresh (Actualizar)” para ver la última versión guardada del borrador.

También puede utilizar Notify to All (Notificar a todos) específicamente para alertar a los invitados acerca del borrador actualizado.

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