Zoho Mail - Grupos privados

Grupos privados: 

Los grupos privados o cerrados son los grupos de correo electrónico que solo pueden recibir mensajes de los miembros del grupo en cuestión. Esto se diseñó para la comunicación de equipos internos, configurar alertas, realizar una lluvia de ideas en el equipo, etc. Existen opciones para moderar o rechazar los correos electrónicos que se generan fuera del grupo. Por ejemplo, “miequipo@sudominio.com”, “jugadores@sudominio.com”, “escritores@sudominio.com”. De forma predeterminada, si cualquier persona externa envía un correo electrónico al grupo, el mensaje quedará retenido para su moderación. 

Los ejemplos de tales grupos son grupos funcionales, que se forman para generar debate con colegas similares. Por ejemplo, “administración@sudominio.com” y “suequipo@sudominio.com” pueden ser grupos privados. Esta dirección de correo electrónico se puede utilizar con fines de comunicación dentro del grupo.

Pasos para crear grupos privados:

  1. Inicie sesión en www.zoho.com/mail como administrador o superadministrador
  2. Haga clic en el ícono de configuración >> Panel de control >> Grupos.
  3. Haga clic en el enlace “Agregar grupo” ubicado en la parte superior para crear un grupo nuevo.
  4. En el nivel de acceso, seleccione “Solo los miembros del grupo” para crear un grupo privado.
  5. Ingrese el nombre del grupo, una breve descripción y la dirección de correo electrónico deseada para el dominio. 
  6. Elija un moderador para el grupo según los requisitos. 
  7. Si no selecciona moderadores, el administrador deberá encargarse de la moderación. 

El administrador puede personalizar las opciones de entrega de correos electrónicos provenientes de personas ajenas al grupo. De forma predeterminada, si no especifica un moderador, los correos electrónicos enviados al grupo se devolverán a los remitentes. En Configuración avanzada, hay opciones disponibles para moderar los correos electrónicos de miembros externos que el administrador o moderador revisará y, luego, aceptará o rechazará. 

Se puede establecer la configuración para rechazar los correos electrónicos de otros, en cuyo caso los mensajes de personas ajenas al grupo se devolverán a los remitentes. Para devolver tales correos, vaya a “Configuración avanzada” en “Grupos”. 

Configuración de entrega de correo electrónico para un grupo privado:

Las siguientes instrucciones lo ayudarán a devolver los correos electrónicos enviados a grupos privados por parte de personas ajenas al grupo. Puede utilizar esta opción si está seguro de que sus usuarios o terceros no enviarán correos electrónicos importantes a la dirección de correo electrónico de este grupo desde cuentas ajenas al grupo.

Desviar correos electrónicos de personas ajenas al grupo:

  1. Inicie sesión en www.zoho.com/mail como administrador
  2. Haga clic en el ícono de configuración >> Panel de control >> Grupos.
  3. Seleccione el grupo y vaya a “Configuración avanzada” en “Grupo”.
  4. En las opciones de moderación de correo electrónico del grupo, seleccione “Devolver mensajes” si otras personas envían mensajes al grupo. 

Si selecciona esta opción, es posible que también se devuelvan los correos electrónicos que provengan de personas ajenas al grupo de la misma organización. 

Moderar correos electrónicos de personas ajenas al grupo (usuarios externos):

Las siguientes instrucciones lo ayudarán a configurar un grupo de organización que cuente con configuración de moderación. Cuando los usuarios fuera de la organización envían un correo electrónico al grupo, el correo quedará retenido para esperar la aprobación del moderador y se entregará o devolverá según su decisión. 

  1. Inicie sesión en www.zoho.com/mail como administrador
  2. Haga clic en el ícono de configuración >> Panel de control >> Grupos.
  3. Seleccione el grupo y vaya a “Configuración avanzada” en “Grupo”.
  4. En las opciones de moderación de correo electrónico del grupo, seleccione “Retener correos electrónicos para aprobación del moderador”. 

Si selecciona la opción “Retener correos electrónicos para aprobación del moderador”, pero el grupo no tiene moderadores activos, el administrador/superadministrador deberá moderar los correos electrónicos del grupo. 

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