Retenciones e investigaciones de correo electrónico

Una vez que haya finalizado la incorporación del portal eDiscovery, podrá acceder a todas las funciones que el portal proporciona para administrar los datos de su organización. De manera adicional, ahora también puede personalizar la configuración del portal, además de habilitar/deshabilitar usuarios y crear nuevas políticas de retención.

Investigación

Una investigación o un caso es una indagación legal contra ciertas comunicaciones o documentos por correo electrónico. Cuando existe un caso legal, una indagación o una investigación relacionada con la comunicación por correo electrónico, la organización debe retener todos los correos electrónicos relacionados hasta que la investigación se complete o cierre. Zoho Mail agrupa las investigaciones en tres categorías:

• Abiertas: investigaciones en curso
• Cerradas: investigaciones completadas
• Eliminadas: investigaciones eliminadas por los administradores

El administrador de eDiscovery crea una investigación nueva para administrar todo el ciclo de investigación. A veces, la investigación también puede ser necesaria para fines de investigación interna.

Crear una investigación en Zoho Mail

Siga las instrucciones que se indican a continuación para crear una nueva investigación de correos electrónicos:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a la sección Investigaciones para ver o crear investigaciones.
3. Haga clic en el botón Crear investigación.
   
4. Proporcione el nombre de la investigación y una descripción detallada.
   
5. Haga clic en Guardar. Se crea la investigación.

Ahora puede realizar las siguientes acciones en la investigación que creó:

• Buscar: busque correos electrónicos archivados según criterios específicos. Puede guardar cualquier cantidad de búsquedas para crear retenciones o exportar correos electrónicos.
• Retener: cree una o varias retenciones en función de diferentes condiciones, según sea necesario para la investigación. Los correos electrónicos que se mantienen en retención debido a las investigaciones no se eliminarán, incluso después de la fecha de vencimiento del período de retención definido por la política de retención predeterminada o personalizada.
• Exportar: utilice esta pestaña para exportar los correos electrónicos que se encuentran en una búsqueda guardada o en retención.
• Etiquetas: cree etiquetas para agrupar correos electrónicos según los requisitos de la investigación.
• Registros de auditoría: las actividades realizadas por los administradores en una investigación en particular se pueden ver en la pestaña Registros de auditoría de esa investigación.

Búsquedas

Los administradores pueden crear varias búsquedas según diferentes condiciones. Permite a los administradores reutilizar el mismo conjunto de condiciones y crear Retenciones según sus requisitos. Siga las prácticas recomendadas para buscar un correo electrónico en eDiscovery como se indica a continuación:

Para crear una búsqueda, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a la sección Investigaciones y cree una nueva investigación o seleccione una existente.
3. En la pestaña Búsquedas, elija Mail en el menú desplegable Todos los servicios y haga clic en Nueva búsqueda.
   
4. Asegúrese de que Mail esté seleccionado en el menú desplegable Nombre de servicio.
5. Ingrese un nombre para la búsqueda en el campo Nombre de búsqueda guardado.
6. Seleccione el tipo de cuenta deseado:
   • Todas las cuentas: se incluirán todas las cuentas de usuario y los buzones compartidos.
   • Cuentas de usuario específicas: los administradores pueden buscar correos electrónicos en uno o más buzones de usuarios si ingresan sus direcciones en el campo Buzones de usuario.
   • Buzones compartidos específicos: los administradores pueden realizar una búsqueda solo en un buzón compartido específico si ingresan su dirección en el campo Buzones compartidos.
7. Seleccione las fechas de inicio y finalización de la búsqueda o elija un rango predeterminado en el menú desplegable.
8. Si tiene alguna Etiqueta creada, seleccione la etiqueta adecuada para esta búsqueda.

9. En el campo Consulta de condición, seleccione las condiciones con las que desea realizar la búsqueda e ingrese la clave de búsqueda correspondiente a la condición.

   Nota:

   Puede realizar una búsqueda con varias condiciones; en tal caso, los resultados obtenidos coincidirán con todas las condiciones que estableció para la búsqueda. En otras palabras, se realizará una búsqueda Y. Consulte la sección Consejos para búsquedas a fin de leer información detallada.

10. Si es necesario, seleccione las casillas de verificación Incluir correos electrónicos no deseados y Solo correos electrónicos eliminados.
11. Puede tener una Vista previa de los resultados o hacer clic en Guardar búsqueda.
    

Los administradores pueden Exportar los datos que coincidan con estos criterios de búsqueda si hacen clic en el botón Exportarresultados de búsqueda. Al hacer clic en el botón, la acción se activará y aparecerá en la pestaña Exportaciones junto con su estado actual. Una vez que el estado se muestra como completado, puede descargar el archivo en formato ZIP o PST. Para obtener más información sobre las acciones, consulte Exportaciones.

Retenciones

Una retención conserva el correo electrónico que se requiere para la investigación, según un conjunto específico de condiciones. Una vez que se crea una retención, los correos electrónicos que son parte de la retención se conservarán mientras exista la retención. Estos son los pasos para crear una retención:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Seleccione Investigaciones y abra la investigación deseada para la que desea crear una retención.
3. Vaya a la pestaña Retenciones, elija Mail en el menú desplegable Todos los servicios y haga clic en Nueva retención.
   
4. Asegúrese de que Mail esté seleccionado en el menú desplegable Nombre de servicio.
5. Especifique el Nombre de la retención y elija las opciones adecuadas para ella.
   • Todas las cuentas/Cuentas de usuario específicas/Buzones compartidos específicos
   • Incluir correos electrónicos no deseados, Solo correos electrónicos eliminados
   • Seleccione las fechas de inicio y finalización o elija un rango preestablecido en el menú desplegable.
   • Agregue etiquetas si es necesario
   • Seleccione una o más consultas de condiciones
   • Seleccione las casillas de verificación Incluir correos electrónicos no deseados y Solo correos electrónicos eliminados
6. Haga clic en Vista previa de resultados o en Guardar retención.
   

Los administradores pueden Exportar los datos que coincidan con estos criterios de búsqueda si hacen clic en Exportarresultados de retención. Al hacer clic en el botón, la acción se activará y aparecerá en la pestaña Exportaciones junto con su estado actual. Una vez que el estado se muestra como completado, puede descargar el archivo en formato ZIP o PST. Para obtener más información sobre las acciones, consulte Exportaciones.

Ver/descargar un correo electrónico (formato EML)

Puede ver o descargar correos electrónicos desde una búsqueda guardada o desde una retención. Para ver o descargar el contenido de los correos electrónicos, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a una retención o búsqueda guardada.
3. En la pestaña Búsquedas, proporcione la consulta de condiciones para filtrar los correos electrónicos y haga clic en Vista previa de los resultados para ver todos los correos electrónicos que coincidan con la consulta.
4. Seleccione el correo electrónico que desea ver de la lista.

Descargar un correo electrónico en formato EML

1. Haga clic en Mostrar original en la esquina superior derecha para ver el mensaje original.
   
2. Las opciones Descargar todo el contenido o Copiar en el portapapeles/Mostrar todo el contenido están disponibles en la parte superior del mensaje.
3. Haga clic en Descargar todo el contenido para exportar un correo electrónico en formato .eml.
   

Exportaciones

El administrador puede exportar los resultados de una Retención o una Búsqueda guardada cuando lo necesite. Estas exportaciones aparecerán en la pestaña Exportaciones con su estado actual. Para exportar rápidamente una retención o búsqueda guardada, vaya a la pestaña correspondiente, mantenga el cursor sobre la búsqueda o retención y haga clic en el ícono de exportación. Proporcione un nombre y una contraseña para la exportación, seleccione el tipo de archivo de exportación y haga clic en Aceptar. La exportación se programa.

Para crear una nueva exportación, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a Investigaciones y abra una investigación existente.
3. Seleccione la pestaña Exportaciones, elija Mail en el menú desplegable Todos los servicios y haga clic en Nueva exportación.
   
4. Asegúrese de que Mail esté seleccionado en el menú desplegable Nombre de servicio.
5. Ingrese un nombre para la exportación y seleccione el tipo de cuenta deseado:
   • Todas las cuentas: se exportarán todas las cuentas de usuario y los buzones compartidos.
   • Cuentas de usuario específicas: los administradores pueden exportar uno o más buzones de usuarios si agregan a los usuarios en el campo Buzones de usuario.
   • Buzones compartidos específicos: los administradores pueden exportar un determinado buzón compartido si ingresan la dirección en el campo Buzones compartidos.
6. Elija un rango preestablecido en el menú desplegable o seleccione Rango personalizado.
7. Seleccione las fechas de inicio y finalización para la exportación si elige el rango personalizado.
8. Agregue una o más Consultas de condiciones según sus necesidades.
9. Si es necesario, seleccione la casilla de verificación Incluir correos electrónicos no deseados.
10. Encripte con una contraseña para evitar el acceso no autorizado a sus datos.
11. Seleccione ZIP o PST y haga clic en Exportar.
    
12. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece.
13. Haga clic en la exportación para ver una vista previa de los detalles de la exportación.

El proceso de exportación puede tardar cierto tiempo según el tamaño del archivo. La exportación se limpiará una vez en 90 días, por lo tanto, descargue la exportación una vez que el estado sea Completado.

Etiquetas

En una investigación específica, puede elegir entre etiquetar correos electrónicos desde la vista previa de la búsqueda o de la retención. Para crear una etiqueta y aplicarla a un correo electrónico, siga las instrucciones a continuación:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a la sección Investigaciones y seleccione la investigación relevante.
3. Seleccione la pestaña Etiquetas.
4. Haga clic en Crearetiqueta, ingrese un nombre de etiqueta, elija un color y haga clic en Guardar.
   
5. También puede seleccionar una búsqueda guardada o una retención en la pestaña Búsquedas o Retenciones.
6. Haga clic en la opción Vista previa de los resultados.
7. Seleccione las casillas de verificación junto a los correos electrónicos que desea etiquetar.
8. Seleccione la opción Etiquetar como y elija la etiqueta relevante.
   
9. Estos correos electrónicos etiquetados también pueden verse en la sección Etiquetas. Haga clic en una etiqueta en particular y aparecerán todos los correos electrónicos asociados con esa etiqueta.

Registros de auditoría para una investigación

Una vez que haya creado una investigación, también puede ver toda la actividad relacionada con esta en la pestaña Registros de auditoría dentro de esa investigación en particular.

Pasos para ver los registros de auditoría relacionados con una investigación en particular

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Seleccione Investigaciones y abra la investigación pertinente.
3. Vaya a la pestaña Registros de auditoría.
4. Seleccione Mail en la sección Nombre del servicio.
5. Ingrese una fecha de inicio y finalización.
6. Si es necesario, seleccione las cuentas de usuario para las que desea ver la actividad.
7. Seleccione las casillas de verificación junto a las acciones que le gustaría retener. Puede limitar su búsqueda si desmarca las casillas de verificación irrelevantes.
   1. Seleccionar todas las acciones
   2. Investigaciones
   3. Búsqueda guardada
   4. Retenciones
   5. Exportaciones
   6. Buscar
   7. Etiquetas
   8. Auditorías
8. Seleccione la opción Vista previa de la auditoría para ver la actividad o haga clic en la opción Descargar auditoría para guardar la actividad en su equipo.