Exportar cuentas de usuario/copia de seguridad de cuentas de correo electrónico

Exportar cuentas de usuario/copia de seguridad de cuentas de correo electrónico

Exportación de correo electrónico

Los superadministradores o administradores pueden exportar las cuentas de correo electrónico de los usuarios de su organización, ya sea para las políticas de copias de seguridad o para hacer una copia de seguridad de una cuenta antes de que un empleado abandone la organización. En algunos casos, si se utiliza el almacenamiento de la cuenta de correo, los administradores pueden realizar copias de seguridad de correos electrónicos desde esa cuenta según un período específico antes de eliminar correos electrónicos antiguos para liberar espacio en la cuenta. 

La exportación de la cuenta de correo electrónico se puede hacer para cuentas enteras o según un período específico.  Los correos electrónicos exportados estarán disponibles en formato ZIP en el Panel de control durante un período de 30 días desde el día de la exportación.   

Exportación de cuentas enteras de correo electrónico - Administradores:

Generalmente, toda la cuenta se exporta cuando un empleado deja la organización y si el administrador debe realizar una copia de seguridad de la cuenta antes de eliminar la cuenta o borrar los correos electrónicos. Esta copia de seguridad exporta y brinda los correos electrónicos en formato EML comprimidos en archivos ZIP. Los archivos ZIP tienen exactamente la misma estructura de carpetas que estaba disponible en la cuenta de usuario. 

La exportación exportará solo los correos electrónicos que estén disponibles en esa cuenta en ese momento. Los correos electrónicos de la sección correos no deseados/papelera no se incluirán en la copia de seguridad. 

Asegúrese de descargar los archivos ZIP desde el Panel de control antes de eliminar la cuenta. Una vez que se elimina la cuenta, también se eliminarán los archivos ZIP exportados de esa cuenta y no estarán disponibles para su descarga. 

  1. Inicie sesión en el Panel de control como superadministrador/administrador. 
  2. Seleccione Export Mail Accounts (Exportar cuentas de correo) bajo Email Administration (Administración del correo electrónico).
  3. Seleccione Entire Account (Cuenta entera) para exportar toda la cuenta. 
  4. Comience escribiendo la dirección de correo electrónico para buscar y seleccionar la cuenta para la que desea programar la copia de seguridad. 
  5. También puede seleccionar varias cuentas para programar la copia de seguridad para varias cuentas. 
  6. Haga clic en Begin Export (Comenzar la exportación) para programar la exportación de correo electrónico para las cuentas seleccionadas. 
  7. Una vez que haga clic en Begin Export (Comenzar la exportación), verá una ventana emergente en la que puede crear una contraseña para los archivos exportados.
  8. Este paso es opcional, y puede dejar la opciónEncrypt with password (Encriptar con contraseña) sin marcar si no desea proteger con contraseña sus archivos.
  9. Marque la casilla de verificación Encrypt with Password (Encriptar con contraseña) si desea crear una contraseña para sus archivos exportados.
  10. Introduzca la contraseña que desea establecer para los archivos y haga clic en Export File (Exportar archivo).
  11. Una vez finalizado el proceso de exportación, verá un enlace de descarga en el Estado. 
  12. Haga clic en el enlace de descarga para ver la lista de archivos Zip disponibles para descargar para cada cuenta.
  13. También se enviará una notificación de correo electrónico al administrador y al usuario, con enlaces para descargar los archivos disponibles.
  14. Los archivos zip exportados solo estarán disponibles durante 30 días a partir de la fecha de exportación. 

Exportación basada en la fecha - período específico:

El administrador puede tomar copias de seguridad específicas del período de las cuentas de correo electrónico, según el requisito de las políticas de la organización. Para cualquier cuenta, el administrador puede crear una copia de seguridad entre las fechas seleccionadas, seleccionando la cuenta y las fechas desde la sección. 

  1. Inicie sesión en el Panel de control como superadministrador/administrador. 
  2. Seleccione Export Mail Accounts (Exportar cuentas de correo) bajo Email Administration (Administración del correo electrónico)
  3. Para exportar los correos electrónicos basándose en un período específico, seleccione From Date (Desde la fecha) y To Date (Hasta la fecha), según el período para el cual se desea exportar los correos electrónicos. 
  4. Comience escribiendo la dirección de correo electrónico, para buscar y seleccione la cuenta para la que desea programar la copia de seguridad. 
  5. También puede seleccionar varias cuentas, para programar la copia de seguridad para varias cuentas. 
  6. Haga clic en Comenzar la exportación, para programar la exportación de correo electrónico para las cuentas seleccionadas. 
  7. Una vez que haga clic en Begin Export (Comenzar la exportación), verá una ventana emergente en la que puede crear una contraseña para los archivos exportados.
  8. Este paso es opcional, y puede dejar la opciónEncriptar con contraseña desactivada si no desea proteger mediante contraseña sus archivos.
  9. Marque la casilla de verificación Encriptar con contraseña si desea crear una contraseña para sus archivos exportados.
  10. Introduzca la contraseña que desee establecer para los archivos y haga clic en Exportar archivo.
  11. Una vez finalizado el proceso de exportación, verá un enlace de descarga en el Estado. 
  12. Haga clic en el enlace de descarga para ver la lista de archivos Zip disponibles para descargar para cada cuenta.
  13. También se enviará una notificación de correo electrónico al administrador y al usuario, con enlaces para descargar los archivos disponibles.
  14. Los archivos exportados solo estarán disponibles durante 30 días a partir de la fecha de exportación. 

Exportación específica de carpeta - Usuario Copia de seguridad:

Los usuarios pueden iniciar sesión en sus cuentas para exportar correos electrónicos en una carpeta específica o un conjunto de carpetas. Las opciones para exportar los correos electrónicos en su cuenta están disponibles bajo la sección Import/Export (Importación/Exportación) en la configuración. Sin embargo, el administrador puede restringir la exportación de correos electrónicos utilizando la sección Restricciones de acceso de la Mail Policy (Política de correo)

Copia de seguridad mediante el reenvío de correos electrónicos

Puede utilizar el reenvío de correos electrónicos entrantes y el reenvío de correos electrónicos salientes para guardar una copia del correo electrónico que llega a la cuenta y los correos electrónicos que se envían desde la cuenta. Necesita crear dos cuentas de usuario en su organización exclusivamente para este propósito. Ejemplo: backup.in@yourdomain.com y backup.out@yourdomain.com. 

Puede reenviar todos los correos electrónicos entrantes a la copia de seguridad en la cuenta, mediante la configuración de reenvío de correos electrónicos desde el Panel de control. 

El reenvío saliente se basa principalmente en la política de reenvío de salida. Puede crear una política de reenvío saliente y configurar backup.out@yourdomain.com como la cuenta que se utiliza para mantener una copia de los correos electrónicos salientes. Entonces debe aplicar la política a los usuarios para quien desea tener una copia de seguridad de los correos electrónicos salientes. Consulte aquí para obtener información detallada sobre la política de correo. 

Cuando configura varias cuentas que se reenviarán a las cuentas individuales, asegúrese de que las cuentas de "copia de seguridad" tengan suficiente capacidad de almacenamiento para gestionar el volumen de los correos electrónicos. 

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