Retención de datos de WorkDrive

La organización y el seguimiento de los archivos de WorkDrive pueden ser un proceso tedioso. eDiscovery de Zoho Mail facilita la búsqueda, la creación de retenciones, la exportación de archivos y su producción, como evidencia cada vez que se requieran para auditorías o investigaciones legales. Puede activar la retención de WorkDrive y configurar la política de retención en el momento de configurar eDiscovery o en la sección Configuración. Cuando un usuario elimina un archivo de forma permanente (eliminado de la papelera), se conservará en el portal de eDiscovery durante el tiempo que especifique en la política de retención predeterminada.

Crear una investigación nueva

Siga las instrucciones que se indican a continuación para crear una nueva investigación:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a la sección Investigación para ver o crear investigaciones.
3. Haga clic en el botón Crear investigación.
   
4. Proporcione el nombre de la investigación y una descripción detallada.
   
5. Haga clic en Guardar. Se crea la investigación.

Ahora puede realizar las siguientes acciones en la investigación que creó:

• Buscar: busca archivos de WorkDrive según criterios específicos. Puede guardar cualquier cantidad de búsquedas antes de crear retenciones.
• Retener: cree una o varias retenciones en función de diferentes condiciones, según sea necesario para la investigación. Los archivos eliminados se colocan en retención debido a las investigaciones no se eliminarán, incluso después de la fecha de vencimiento del período de retención definido por la política de retención.
• Exportar: utilice esta pestaña para exportar un archivo de WorkDrive de un usuario o equipo.
• Registros de auditoría: las actividades realizadas por los administradores en una investigación en particular se pueden ver en la pestaña Registros de auditoría de esa investigación.

Crear una búsqueda de WorkDrive

Puede crear varias búsquedas y guardar la búsqueda con las consultas sobre condiciones preferidas. La búsqueda guardada le permite localizar rápidamente un archivo guardado por usuarios o equipos de su organización. Obtenga una vista previa y valide los resultados de la búsqueda antes de crear una retención. Para crear una búsqueda de WorkDrive, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a la sección Investigaciones y cree una nueva investigación o seleccione una existente.
3. En la pestaña Búsquedas, elija WorkDrive en el menú desplegable Todos los servicios y haga clic en Nueva búsqueda.
   
4. Asegúrese de que WorkDrive esté seleccionado en el menú desplegable Nombre de servicio.
5. Escriba un nombre para la búsqueda y seleccione la opción deseada:
   • Todos los archivos y carpetas: se harán búsquedas en archivos/carpetas y carpetas de equipo de usuarios individuales.
   • Carpeta de usuarios específicos: agregue los usuarios según el Nombre de usuario cuyos archivos desea buscar.
   • Carpetas de equipo: ingrese el Nombre de la carpeta del equipo que desea buscar.
6. Seleccione la opción Estado de archivo en el menú desplegable. Las opciones disponibles son todos los archivos, los archivos activos, los archivos con error y los archivos eliminados.
7. Puede seleccionar una duración predefinida o elegir Rango personalizado.
8. Seleccione las fechas de inicio y finalización para la opción de rango personalizado.
9. Elegir el estado del filtro:
   • Nombre de archivo/carpeta: se hará una búsqueda con el nombre de archivo o carpeta. Indique el nombre del archivo o de la carpeta en el que desee buscar.
   • Contenido del archivo: se hará una búsqueda en el contenido del archivo. Proporcione el contenido de archivo deseado para buscar.
   • Ambos: la búsqueda se realizará con el nombre del archivo, el nombre de la carpeta y el contenido del archivo.
10. Haga clic en Vista previa de resultados y valide el resultado de la búsqueda.
    
11. Si es necesario, haga clic en el ícono de descarga de un archivo para guardarlo en su computadora.
12. Haga clic en Guardar búsqueda para guardar la búsqueda y consultarla más adelante.
    

Los resultados de la búsqueda se guardan en la investigación.

Crear una retención de WorkDrive

Las retenciones se utilizan para retener archivos de WorkDrive para una investigación legal o auditorías. Puede haber varias retenciones creadas para cada investigación. Una vez que se crea una retención, los archivos que son parte de la retención se conservarán mientras exista la retención. Los pasos para crear una retención de WorkDrive se indican a continuación:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Seleccione Investigaciones y abra la investigación deseada para la que desea crear una retención.
3. Vaya a la pestaña Retenciones, elija WorkDrive en la lista desplegable Todos los servicios y haga clic en Nueva retención.
   
4. Asegúrese de que WorkDrive esté seleccionado en el menú desplegable Nombre de servicio.
5. Especifique el Nombre de retención y seleccione el tipo de carpeta:
   • Carpeta de usuarios específicos: la retención se creará para los usuarios seleccionados. Seleccione el buzón de correo del usuario cuyos archivos desea guardar.
   • Carpetas del equipo: la retención se creará con todos los archivos dentro de las carpetas de equipo de la organización. Seleccione las carpetas de equipo que desea guardar.
6. Haga clic en Vista previa de los resultados para ver los archivos y las carpetas. También puede hacer clic en el ícono de descarga de un archivo para guardarlo en su computadora.
   
7. Haga clic en Guardar retención.

Los archivos y las carpetas de WorkDrive se guardan en la retención dentro de la investigación.

Exportaciones

Las exportaciones le permiten guardar o descargar una copia de los archivos de WorkDrive de su organización en su computadora. Para crear una nueva exportación, siga estas instrucciones:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Vaya a Investigaciones y abra una investigación existente.
3. En la pestaña Exportaciones, elija WorkDrive en el menú desplegable Todos los servicios y haga clic en Nueva exportación.
   
4. Asegúrese de que WorkDrive esté seleccionado en el menú desplegable Nombre de servicio.
5. Indique un nombre para la exportación y seleccione la carpeta de usuarios específica o carpetas del equipo.
6. Busque y agregue el buzón de correo del usuario deseado o una carpeta de equipo según su selección.

7. Elija si desea incluir archivos eliminados y enviados a la papelera en la exportación.

   Nota:

   El tamaño máximo permitido para una exportación es de 50 GB. Los archivos exportados estarán disponibles por siete días a partir de la fecha de exportación y no se pueden descargar más tarde.

8. Haga clic en Exportar y proporcione la confirmación en el cuadro de diálogo que aparece. La exportación se programa.
9. Haga clic en el ícono de actualización para ver el estado de la exportación.
   
10. Seleccione una exportación finalizada y vaya a la pestaña Archivos.
11. Coloque el cursor sobre el archivo exportado y haga clic en Descargar archivo para guardarlo en su computadora.
    
12. Como alternativa, puede seleccionar Vista previa de los resultados y hacer clic en el ícono de descarga para guardar un archivo.
13. Si es necesario, haga clic en el menú desplegable de duración y modifique el rango según sus requisitos.
14. Haga clic en el ícono de descarga junto a un archivo para guardarlo en el equipo.
    

Registros de auditoría para una investigación

Una vez que haya creado una investigación, también puede ver toda la actividad relacionada con esta en la pestaña Registros de auditoría, dentro de esa investigación en particular.

Pasos para ver los registros de auditoría relacionados con una investigación en particular

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione eDiscovery en el panel izquierdo.
2. Seleccione Investigaciones y abra la investigación pertinente.
3. Vaya a la pestaña Registros de auditoría y elija WorkDrive según el Nombre de servicio.
4. Seleccione la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.
5. Si es necesario, ingrese las Cuentas de usuario deseadas cuyos registros son necesarios.
6. Seleccione las acciones deseadas en las opciones disponibles:
   • Seleccionar todas las acciones
   • Búsqueda guardada
   • Buscar
   • Retenciones
   • Exportaciones
   • Auditorías
7. Seleccione la opción Vista previa de auditoría para ver la actividad.
   
8. Haga clic en Descargar auditoría en la página de vista previa.
9. Encripte el archivo con una contraseña para evitar el acceso no autorizado a sus datos.
10. Haga clic en Descargar auditoría para descargar los registros de auditoría en el equipo.