¿Qué es una base de conocimientos interna?
Cada vez que se asigna una tarea nueva a los empleados, estos comienzan a buscar información que los ayude a completarla. Investigan en los correos electrónicos antiguos y las carpetas compartidas para encontrar respuestas sin preguntar a otros empleados.
La búsqueda y recopilación de conocimientos de fuentes diversas puede llevar mucho tiempo y, a menudo, los empleados no encuentran lo que buscan. Es fundamental crear un conjunto de conocimientos para todos en la organización, a fin de crear, compartir y actualizar los datos que proporcionen información relevante a los empleados y los ayuden a mantenerse actualizados.
Una base de conocimientos interna se establece para el uso dentro de una empresa. Ayuda a consolidar todos los conocimientos del equipo en un solo lugar y proporciona a los empleados la información necesaria para que todos estén en sintonía. Brinda un sistema centralizado, integral y con opción de búsqueda para compartir los conocimientos de la organización con los empleados.
¿Qué dificultades enfrentan los empleados sin una herramienta de base de conocimientos interna?
Pérdida de información valiosa
Cuando los empleados no colaboran en torno a los conocimientos, hay una falta de flujo de información de un empleado a otro. Además, cuando los empleados abandonan la organización, se llevan los conocimientos con ellos y no hay manera de asegurarse de que la información quede dentro de la organización.
Ausencia de una fuente única de verdad
Cuando los conocimientos se encuentran dispersos en varias fuentes, como correos electrónicos y carpetas digitales, los empleados no disponen de una fuente confiable de información para la organización. Puede haber varias copias del mismo documento y los empleados no podrán asegurarse de que la información disponible esté actualizada.
Falta de colaboración
Cuando los empleados no encuentran resoluciones rápidas a sus problemas, es posible que no se comprometan plenamente con el trabajo, lo que podría afectar la productividad general de la organización. Además, no todos los empleados de una organización trabajan desde la misma ubicación. Sin una base de conocimientos interna implementada, es posible que no puedan colaborar entre sí y proporcionar comentarios para asegurarse de que toda la información sea precisa.
¿De qué manera un software de base de conocimientos interna puede ayudar a los empleados?
La disponibilidad de una herramienta interna de intercambio de conocimientos para la información de la empresa proporciona un espacio de trabajo en el que los empleados pueden colaborar, formular comentarios y crear recursos de la organización que sean fáciles de encontrar.
El desarrollo de una base de conocimientos interna sólida de la empresa puede hacer que los empleados sean autosuficientes y que sus procesos de aprendizaje formen parte de las actividades cotidianas. También proporciona un entorno para que todos los empleados de la organización se reúnan, intercambien ideas y resuelvan problemas con su experiencia colectiva.
Cuando la información es de fácil acceso, los empleados saben a dónde ir inmediatamente para encontrar un dato en particular y tomar decisiones fundamentadas para sus tareas diarias.
Zoho Learn como una herramienta de base de conocimientos interna
El uso de Zoho Learn como un software de base de conocimientos interna garantiza que la información correcta esté disponible en el momento adecuado. Proporciona una plataforma en la que los empleados pueden reunirse para crear, compartir y utilizar conocimientos. Pueden tener acceso rápido a la información, lo que los ayuda a ahorrar tiempo y aumentar su productividad en el trabajo.
Cree contenido con nuestro editor enriquecido
El editor colaborativo de Zoho Learn, que cuenta con opciones de formato enriquecido, proporciona un entorno en el que los empleados pueden crear contenido atractivo y fácil de leer de manera conjunta. Puede emplear nuestras plantillas listas para usar, o desarrollar y reutilizar sus propias plantillas para ahorrar tiempo y esfuerzo. También puede realizar un seguimiento de los cambios en el contenido y restaurarlo a una versión anterior en cualquier momento.
Organice los conocimientos en una estructura que simplifica las búsquedas
Zoho Learn posee una jerarquía incorporada que organiza el contenido de una manera fácil de navegar. En Zoho Learn, los conocimientos existen en forma de artículos. Puede agrupar artículos relacionados en manuales. También puede organizar los artículos en capítulos dentro de un manual. Esta jerarquía estructurada, combinada con una potente herramienta de búsqueda, ayuda a los empleados a encontrar soluciones a sus problemas con un par de clics.
Comparta conocimientos y colabore con otros empleados
Zoho Learn lo ayuda a compartir los conocimientos de la organización de forma segura y garantiza que no haya filtraciones de información. Se pueden establecer permisos manuales para los empleados, según sus funciones y responsabilidades. Las capacidades de intercambio de conocimientos sociales de Learn ayudan a los empleados a educarse unos a otros mediante las discusiones de comentarios y respuestas. La línea de tiempo de actividad y las notificaciones incorporadas garantizan que cada empleado de la organización disponga de la misma información.
Recupere respuestas del conjunto de conocimientos
Zoho Learn ayuda a los empleados a encontrar lo que necesitan sin ningún esfuerzo. Gracias a las sólidas capacidades de búsqueda, puede buscar fácilmente mediante palabras o frases y encontrar los artículos correctos. También puede encontrar artículos y archivos que contengan la coincidencia exacta, sinónimos, escritura errónea u otras variantes de la palabra de búsqueda, y ver sugerencias de manuales y espacios que coincidan con su palabra de búsqueda.