Ultravisión utiliza Zoho Flow para optimizar operaciones y ahorrar más de 3,000 horas al año

Sobre la empresa

Ultravision, con sede en Chile, es una empresa del ramo médico que cuenta con más de 25 años de experiencia en oftalmología, ofreciendo cirugías láser para afecciones como astigmatismo, hipermetropía, miopía y presbicia. Ultravisión se enorgullece de proporcionar consultas y cirugías gratuitas a pacientes que no pueden costearlas.

Optimización de la programación y gestión de citas

Los pacientes esperan una experiencia fluida y eficiente al programar consultas o cirugías, y cualquier interrupción en la gestión de citas solo genera estrés innecesario. Para evitarlo, la industria de la salud utiliza aplicaciones empresariales especializadas, pero simplemente contar con estas herramientas no es suficiente. El equipo de Ultravisión reconoció la necesidad de un sistema de programación y gestión más eficiente que beneficiara tanto a los pacientes como a los médicos.

Pablo Silva, administrador de sistemas en Ultravisión, fue encargado de encontrar una solución para integrar sus aplicaciones existentes y mejorar la eficiencia. Después de explorar varias opciones, eligió Zoho Flow como la solución para conectar sus sistemas.

Ultravisión utiliza sked24, una aplicación específica para la programación de citas médicas, junto con Zoho CRM para gestionar los datos de los pacientes y SAP HANA como base de datos para sus registros contables y financieros. Con Flow, Silva creó un flujo de trabajo automatizado que integra estos tres sistemas.

Cuando se reserva una cita en sked24, un webhook activa Zoho Flow, enviando los detalles de la cita a Zoho CRM. El flujo verifica si el paciente es nuevo o existente; si es nuevo, crea un nuevo registro en CRM. Luego, utilizando funciones personalizadas, el flujo formatea y valida los datos antes de agregarlos a SAP HANA.

Optimización de la gestión de leads

Los pacientes también pueden solicitar ser contactados completando un formulario en el sitio web de Ultravisión. Estas solicitudes de contacto se tratan como leads, y Ultravisión quería asegurarse de que su equipo pudiera rastrear si el lead había hecho una solicitud previa. Esto les permite establecer una conexión más personalizada con los pacientes potenciales. Todos los datos de leads y clientes se almacenan en Zoho CRM, y el equipo requería que todos los registros se crearan y actualizaran automáticamente allí.

Silva desarrolló un flujo para integrar el formulario del sitio web con Zoho CRM utilizando un webhook como activador. Cuando se envía un formulario, el flujo valida y formatea los datos con funciones personalizadas antes de verificar si el lead ya existe en Zoho CRM. Si el lead es nuevo, el flujo crea un nuevo contacto. Si el lead ya está en el sistema, el flujo actualiza el registro existente. Esta integración garantiza que el equipo pueda acceder a información de contacto actualizada y precisa en tiempo real, permitiendo un acercamiento más personalizado con los leads.

Beneficios y retorno de inversión (ROI)

"Zoho Flow es una plataforma versátil y fácil de usar que permite integraciones perfectas a un precio rentable. En el último año de uso de Zoho Flow, hemos ahorrado más de $35,000 y 3,000 horas."

Pablo Silva, Administrador de sistemas, Ultravision

Desde la implementación de Zoho Flow, Silva ha creado 10 flujos que integran Zoho Desk, Referral Factory y Google Sheets, lo que ha resultado en ahorros significativos de tiempo y costos. Al automatizar procesos clave, Ultravisión ha eliminado la necesidad de ingresar datos manualmente y ha reducido errores. Esto ha permitido al equipo acceder a datos actualizados en tiempo real, mejorando la eficiencia operativa y la experiencia del paciente.

Mirando hacia el futuro

Ultravisión está explorando aplicaciones adicionales de Zoho, como Zoho Mail, Zoho Books, Zoho Meeting, y Zoho Sites. A medida que exploran estas herramientas, también están investigando formas de integrarlas con Zoho Flow para optimizar aún más sus operaciones empresariales.