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¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

El proceso de automatizar una serie de acciones para realizar una tarea con una intervención humana mínima se denomina automatización del flujo de trabajo. En esencia, se trata de automatizar las tareas repetitivas para hacer que su trabajo sea más sencillo. El software de automatización del flujo de trabajo ayuda a optimizar la eficiencia, la productividad y la transparencia generales de su negocio.

¿Por qué es importante el software de automatización del flujo de trabajo?

Hoy en día, los consumidores esperan resultados rápidos y la digitalización es la única manera de lograrlo. Mediante la automatización de las tareas frecuentes, las organizaciones pueden ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero, además de evitar el error humano. Y, cuando las empresas proporcionan un trabajo de calidad de manera rápida y precisa, obtienen una ventaja sobre sus competidores que dependen de procesos manuales. Sin embargo, para lograr todo esto, se necesita implementar un software de automatización del flujo de trabajo eficaz.

¿Por qué es importante?
¿Cómo le agrega valor a su negocio la automatización del flujo de trabajo?

¿Cómo le agrega valor a su negocio la automatización del flujo de trabajo?

El aprovechamiento de la automatización le puede permitir a las empresas transformar los arduos procesos manuales que consumen mucho tiempo en flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la eficiencia del negocio. La automatización del flujo de trabajo asiste a las empresas en la optimización de varios procesos con el objetivo de aumentar la eficiencia, los ingresos, la productividad y la colaboración, y reducir los costos. Esto, a su vez, proporciona una experiencia mucho más positiva tanto para sus empleados como para sus clientes.

¿Cuáles son los tipos de flujos de trabajo?

Flujo de trabajo visual

Un flujo de trabajo visual es un proceso que le permite a los usuarios crear una secuencia de tareas de forma visual y luego ejecutarlas pasando datos desde una tarea hacia la otra. Proporciona una descripción general de alto nivel sobre los pasos de una tarea o proceso específicos. Los flujos de trabajo visuales mejoran la gestión de proyectos mediante la simplificación de procesos, la resolución inmediata de conflictos, la automatización de los procesos de su empresa desde cualquier lugar y mucho más.

Flujo de trabajo empresarial

Un flujo de trabajo empresarial es un proceso repetitivo que consiste en una serie de tareas que deben completarse en una secuencia particular. Garantiza que se envíe la información correcta a la persona adecuada en el momento justo y en la secuencia apropiada. Los flujos de trabajo empresariales pueden ayudarlo a mejorar las operaciones comerciales, eliminar la redundancia, reducir el tiempo de inactividad y mucho más.

¿Qué se puede esperar de un software de automatización del flujo de trabajo?

Seleccionar el software de automatización del flujo de trabajo adecuado es la clave para la eficiencia operativa y empresarial. Una gestión del flujo de trabajo eficaz requiere el uso de herramientas digitales con características y funcionalidades adecuadas para optimizar las tareas. Las empresas deben considerar los siguientes factores en el momento de seleccionar el software de automatización de flujo de trabajo adecuado:

Tecnología móvil

Reciba todas las notificaciones, tareas y aprobaciones en cualquier lugar donde se encuentre. Manténgase informado en todo momento accediendo a su aplicación móvil de automatización del flujo de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Personalización

Ya sea un proceso simple o un flujo de trabajo complejo, asegúrese de que su software de automatización de flujo de trabajo pueda adaptarse a sus necesidades comerciales específicas mediante múltiples plantillas y componentes fácilmente configurables.

Integración perfecta

La integración debe ser un factor importante en el momento de elegir el software de automatización del flujo de trabajo para su empresa. Para optimizar los flujos de trabajo, asegúrese de que su aplicación tenga la capacidad de integrar aplicaciones de terceros o de otros clientes.

Beneficios de la nube

Su software de automatización del flujo de trabajo necesita proporcionar accesibilidad, seguridad confiable y consistente, adaptabilidad de la información, ahorro de costos, flexibilidad y otros beneficios. Es por esto que las herramientas basadas en la nube son su mejor opción.

Paneles intuitivos

Su aplicación de automatización del flujo de trabajo debe tener la capacidad de crear paneles completos con diagramas, informes y gráficos que contengan mediciones importantes para ayudar al crecimiento de su empresa.

Zoho Creator - Un software personalizado de automatización del flujo de trabajo

Ingrese a Zoho Creator, una plataforma de automatización del flujo de trabajo basada en la nube que les permite a los usuarios crear flujos de trabajo complejos con su sencilla interfaz de tipo arrastrar y soltar. Su gran conjunto de características, como las integraciones, el soporte multiplataforma, los controles de acceso y las secuencias de comandos guiadas, facilita el diseño y la automatización de los flujos de trabajo de cada proceso. Con las herramientas de automatización del flujo de trabajo de Zoho Creator, puede hacer más en menos tiempo y crear soluciones de flujo de trabajo escalables.

¿Cómo crear un software de automatización del flujo de trabajo eficaz?

¿Cómo puede beneficiarse con nuestro software de automatización del flujo de trabajo?

Aumente la productividad

Mediante la automatización de procesos reiterados, los empleados pueden ahorrar tiempo en tareas de menor importancia y enfocarse en resolver problemas más complejos.

Reduzca los errores manuales

Con los procesos automatizados, se pueden evitar los errores e incluso, si ocurren, el sistema le avisará en dónde se encuentran para que pueda corregirlos rápidamente.

Aumente la transparencia

Al definir los flujos de trabajo para la comunicación interna, cada parte interesada puede compartir, rastrear y acceder a cada detalle en tiempo real, lo que proporciona total visibilidad.

Mejore la satisfacción del cliente

Proporcione un mejor servicio de atención al cliente configurando las reglas de flujo de trabajo para direccionar automáticamente los tickets de soporte según la prioridad, lo que ayuda a resolver los problemas más rápido y les proporciona una mejor experiencia a los clientes.

Algunos de los procesos que puede automatizar con nuestro software de automatización del flujo de trabajo

flujos de trabajo automatizados más frecuentes
 
  • Procesos de reembolso 
  • Incorporación de empleados 
  • Solicitudes de permisos 
  • Pedidos de compra 
  • Asistencia al cliente 
 

Con la herramienta de automatización de flujos de trabajo de Zoho Creator, usted puede:

  • Definir su flujo de trabajo

    Diseñar los flujos de trabajo
  • Ser productivo mediante procesos automáticos

    Automatizar tareas
  • Compartir los datos correctos con las personas adecuadas

    Compartir los datos correctos
  • Saber cómo se desempeña el equipo

    Saber cómo se desempeña el equipo
  • Diseñar los flujos de trabajo
    • Elija de entre más de 32 tipos de campo diferentes para recopilar datos a través de formularios. Complete automáticamente los campos, realice la validación y utilice la lógica para crear un formulario a prueba de errores.
    • Visualice su flujo de trabajo y active un conjunto de acciones según la forma y el momento en que un usuario interactúa con su aplicación.
    • Utilice el generador de comandos de tipo arrastrar y soltar para realizar cálculos y ejecutar tareas empresariales complejas.
  • Automatizar tareas
    • Configure las aprobaciones en varios niveles para cualquier proceso.
    • Manténgase al tanto de su trabajo con notificaciones sobre las actualizaciones o las desviaciones del proceso.
    • Programe tareas y envíe informes, invitaciones a eventos y recordatorios a tiempo.
  • Compartir aplicaciones
    • Agrupe a los usuarios según las funciones y asigne permisos para que puedan ver solo lo que necesitan.
    • Consulte el registro de auditorías para ver quién ha editado los datos y realice un seguimiento de los cambios realizados en su aplicación.
    • Tenga portales exclusivos para sus clientes y permítales iniciar sesión y acceder a su información.
  • Publicar y monitorear
    • Publique sus flujos de trabajo y pruebe si funcionan como lo desea.
    • Cree informes que lo ayuden a identificar los obstáculos y a mejorar el desempeño de su equipo.
    • Combine los informes en un panel para poder acotar la información específica.

Automatice los procesos de su empresa de principio a fin

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Una automatización del flujo de trabajo sencilla para todos

La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a varios departamentos de su organización a optimizar las operaciones y minimizar la monotonía de la entrada manual de datos.

Marketing/Ventas

RR. HH.

Producto

TI

Finanzas

Operaciones

Aquí se puede ver cómo nuestro software de automatización del flujo de trabajo ayudó a nuestros clientes

  

Un software de automatización del flujo de trabajo con todo incluido para impulsar su negocio

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Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de automatización del flujo de trabajo?

Un software de automatización del flujo de trabajo es una herramienta que permite a las empresas automatizar una parte o todas sus actividades operativas mediante el diseño de flujos de trabajo personalizados. Automatizar los procesos principales mediante la plataforma de automatización del flujo de trabajo de Zoho Creator puede tener un verdadero impacto en su empresa.

¿Cuáles son los beneficios del software de automatización del flujo de trabajo?

Estos son cinco grandes beneficios del software de automatización del flujo de trabajo:

  • mayor productividad,
  • menor cantidad de errores,
  • mejora del cumplimiento normativo,
  • ahorro de tiempo,
  • mejor visibilidad.

¿Cómo se automatiza un flujo de trabajo?

Aunque difiere de una persona a otra, normalmente hay entre 5 y 6 pasos involucrados. Esto es lo que Zoho Creator recomienda
: 1. Identifique las tareas repetitivas.
2. Defina claramente sus necesidades.
3. Bosqueje un flujo de trabajo de los procesos que necesitan automatización.
4. Elija el software de automatización del flujo de trabajo que se adapte a sus necesidades.
5. Capacite a las partes interesadas en el software.
6. Cree flujos de trabajo tan simples o complejos como desee.

¡Y listo!

¿Qué debe buscar en un software de automatización del flujo de trabajo?

Una herramienta de automatización del flujo de trabajo bien completa debe ser fácil de usar, tener excelentes funciones para crear paneles y análisis, capacidad de integración perfecta, compatibilidad con varias plataformas y controles basados en funciones.

¿Cuál es la diferencia entre la automatización del flujo de trabajo y la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés)?

Tanto la automatización robótica de procesos (RPA) como la automatización del flujo de trabajo son herramientas esenciales para automatizar varios procesos comerciales, aunque cumplen diferentes funciones. Mientras que la RPA tiene un alcance más amplio en el sentido de que puede automatizar flujos de trabajo completos desde el principio hasta el final, la automatización del flujo de trabajo automatiza tareas particulares dentro de un proceso comercial o flujo de trabajo.

¿Por qué elegir Zoho Creator?

Hemos ayudado a más de 13 000 marcas en una gran variedad de sectores a crear flujos de trabajo personalizados y a mejorar sus operaciones de principio a fin. Con más de 25 años de experiencia sirviendo a empresas de servicios B2B (negocio a negocio), tenemos las mejores herramientas del mercado para ayudarlo a mejorar su negocio.

¿Cuáles son algunos ejemplos de automatización del flujo de trabajo?

La administración de asistencias, el registro de licencias, la incorporación de empleados, la revisión de documentos y la aprobación de facturas son solo algunas de las cosas que se pueden automatizar. También puede revisar nuestras plantillas de flujo de trabajo prediseñadas para comenzar de inmediato.