Tecnohielo digitaliza la fabricación de hielo con un ERP personalizado construido sobre Zoho Creator

La empresa

Fundada en Veracruz, México, Tecnohielo es un fabricante y distribuidor confiable de hielo y agua purificada, que desempeña un papel vital en la cadena de suministro local, especialmente durante los meses de verano, cuando la demanda se dispara. Con un equipo de 45 personas y operaciones 24/7, con sede en la Ciudad Industrial Bruno Pagliai, Tecnohielo atiende a una amplia gama de clientes, incluyendo restaurantes, hoteles, supermercados y empresas industriales en el centro y sur de México.

El problema

Antes de Zoho Creator, Tecnohielo dependía en gran medida de hojas de cálculo y papeleo manual. Los datos de ventas se almacenaban en un archivo, las cifras de producción en otro y la contabilidad en un sistema independiente. Este enfoque desarticulado hacía casi imposible obtener visibilidad en tiempo real del rendimiento del negocio.

El problema no era solo la ineficiencia, sino que también afectaba los resultados del negocio. Los desabastecimientos durante el calor provocaban pérdidas de ventas, el desperdicio de producción pasaba desapercibido y, sin datos claros, era difícil detectar fugas operativas o robos.

La solución

Para resolver estos desafíos, Rodrigo se asoció con Roque Sáinz Trápaga Fernández, deRGV Soluciones Estratégicas, socio de Zoho y colaborador cercano de su familia, para desarrollar un sistema ERP totalmente personalizado con Zoho Creator. En un período de cuatro a seis meses, desarrollaron e implementaron una aplicación integral que digitalizó todos los procesos clave de la empresa, desde la producción hasta las ventas de rutas y la facturación.

Venta y planificación de rutas

El módulo de Planificación de Rutas permite al personal programar las entregas dinámicamente utilizando datos de inventario y tendencias de compra. Los agentes de ventas utilizan una aplicación móvil para registrar transacciones, emitir recibos, registrar la geolocalización y las firmas, así como supervisar las entregas en tiempo real.

Planificación y ejecución de la producción

Este módulo permite al equipo registrar la actividad de la máquina, rastrear el consumo de servicios públicos, monitorear el tiempo de inactividad y pronosticar las necesidades de producción.

Gestión de adquisiciones e inventarios

El módulo de Compras automatiza las solicitudes de compra, las aprobaciones y las actualizaciones de inventario. Incluye historiales de proveedores, seguimiento de gastos y alertas de reabastecimiento, lo que garantiza que las materias primas y los embalajes estén siempre disponibles.

Ventas y finanzas

Desde el pedido hasta el cobro, este módulo automatiza la facturación, el seguimiento de crédito, el cálculo de comisiones y los resúmenes de ventas. La integración con Zoho Books garantiza la sincronización en tiempo real de ingresos, gastos e impuestos, así como el cumplimiento de la normativa mexicana.

Costos y rentabilidad

Un módulo de costos dedicado ofrece información detallada sobre los costos de producción unitarios, incluyendo electricidad, mano de obra y materiales. Esto ayuda a Tecnohielo a optimizar sus operaciones y ajustar los precios según los márgenes en tiempo real.

Mantenimiento de equipos y control de calidad

El mantenimiento de rutina, el seguimiento de problemas y los controles de higiene están completamente digitalizados, y los registros de filtración de agua y limpieza de equipos garantizan el tiempo de actividad y la trazabilidad.

Administración y gestión de catálogos

Los módulos de soporte administran usuarios, roles, datos del catálogo y configuraciones del sistema, lo que garantiza el control de todas las funciones.

Todo el sistema es compatible con dispositivos móviles, lo que permite al personal (desde los agentes de reparto hasta los limpiadores) verificar tareas, registrar su entrada y actualizar registros desde sus teléfonos.

Beneficios y ROI

La transición a Zoho Creator generó mejoras operativas inmediatas en todos los ámbitos. Al eliminar los registros en papel y las hojas de cálculo desconectadas, Tecnohielo logró una visibilidad total en todos los departamentos, con un enfoque móvil que funciona incluso en zonas remotas con conectividad limitada.

Los resultados clave incluyen:

• Control de inventario en tiempo real para evitar desabastecimientos y sobreproducción
• Visibilidad de extremo a extremo en producción, distribución y ventas
• Mayor rendición de cuentas y prevención de pérdidas para comparar ventas y producción en minutos

Pensando en el futuro

Con la plataforma principal funcionando a la perfección en Tecnohielo, el siguiente paso es la expansión. El equipo de Rodrigo ya está integrando Zoho Books para alinear mejor la contabilidad con las operaciones. También planean replicar la configuración de Zoho Creator en otra empresa de su grupo empresarial, una operación mucho mayor con más de 600 empleados.

Para otras empresas que están indecisas sobre si adoptar plataformas de bajo código, el consejo de Rodrigo es claro: