¿Alguna vez ha hecho una llamada de seguimiento a un cliente, solo para descubrir que otro miembro de su equipo ya lo contactó? Eso sería un poco vergonzoso, pero ¿dónde estuvo la confusión? Tras una investigación exhaustiva, se vuelve evidente que no había un registro previo de una llamada hecha al contacto, pero descubre que había una copia del mismo contacto ¡asignada a otro representante de ventas!
Los datos incompletos o incorrectos en un CRM obstaculizan el desempeño de las áreas de ventas y marketing. Muchos de sus contactos podrían haber cambiado su número de teléfono, dirección de correo electrónico o incluso de compañía, llevando a una acumulación de datos desactualizados e incompletos en su CRM. Entonces, ¿cómo mantener los datos del CRM limpios? Le damos 5 consejos para mantener su CRM bajo control, ahorrar tiempo y dolores de cabeza sobre la marcha.
¿Cómo mantener una base de datos limpia en su CRM?
1. Mantenga datos completos
Pregúntese: ¿Qué tan completos están mis registros? Créalo o no, la información incompleta no es una buena señal en cuanto a la calidad de los datos. El CRM requiere llenar muchos campos y ¡toma mucho tiempo! Para los representantes de ventas esto puede volverse una razón para desatender el adecuado registro de datos.
La mejor manera de lidiar con esto es marcar los campos que le sean importantes como obligatorios (nombre, correo electrónico, número de teléfono, dirección, etc.). Determine qué campos son más importantes para que su negocio cuente con información completa y márquelos como Obligatorios dentro de Zoho CRM. Así los usuarios tendrán que llenarlos forzosamente al momento de crear nuevos registros.
2. Evite crear contactos y leads duplicados
Puesto que las direcciones de correo electrónico son únicas para cada persona, un truco simple para prevenir la duplicación de registros es comparar el email de los contactos. Cuando añada un nuevo lead o contacto a Zoho CRM, tendrá la opción de comprobar si el nuevo registro ya existe dentro de su cuenta de CRM. Esto le ahorrará el esfuerzo de tener que buscar los duplicados manualmente.
3. Combine los registros duplicados
Prevenir registros duplicados funciona bien cuando está añadiendo registros manualmente, recolectando leads mediante formularios web, importando contactos en masa, etc. Pero, ¿qué hay de eliminar los duplicados que ya se encuentran en su base de datos? Por ahora, probreblemente estará de acuerdo conmigo, cuando digo que los registros duplicados no son forzosamente idénticos.
Digamos que dos contactos tienen el mismo apellido, dirección de correo o nombre de compañía, pero un registro tiene un número telefónico o dirección que no se encuentra en el otro. Algunas veces esto es frustrante, pues la información que busca está esparcida en ambos registros. En ese caso, en lugar de simplemente borrar uno de los registros y perder datos importantes, puede combinar la información de ambos registros en uno solo.
4. Mantenga una hoja de estilos
Mientras que la automatización hace la mayoría del trabajo, los esfuerzos para mantener la calidad de los datos son esenciales. Una manera de facilitar la entrada de datos y mantener la consistencia es introducir convenciones para nombrar los campos.
Por ejemplo, algunas veces ve el mismo nombre del país en diferentes formatos, como USA, US, EEUU, Estados Unidos. Puede evitar esto creando una lista de abreviaciones y formatos de entrada de datos estándar para datos como la dirección, nombres de compañías, designaciones, etc. Tener un formato estandarizado para todos los datos le ayuda a generar reportes precisos y a filtrar registros basado en criterios exactos. Las listas desplegables con valores predefinidos también ayudan en gran medida a eliminar una parte del problema.
5. Use roles para mayor seguridad
Con datos viniendo de distintas fuentes y múltiples usuarios accediendo a ellos, mantener una base de datos de CRM limpia no es tan fácil. Una de las mejores prácticas es restringir el acceso a los datos de su cuenta de CRM. Defina roles que le ayuden a controlar los permisos de acceso a los usuarios al trabajar con datos de CRM. De esta manera, los usuarios podrán modificar solo los registros que sean relevantes para ellos.
Mantenga su base de datos limpia
Todos nos damos cuenta de lo importante que es añadoir datos limpios en el sistema CRM y no solo eso... ¡también mantenerla! Conservar la calidad de los datos no es un evento que ocurra una sola vez. Si no se cuida desde el inicio, podría terminar teniendo una tediosa tarea adelante.
Estos fueron nuestros 5 mejores tips. Compártanos sus técnicas para mantener un CRM limpio.
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