Aprobación del cliente para entradas de tiempo
La aprobación del cliente le permite que sus entradas de tiempo verificadas y aprobadas por los clientes para los que está trabajando. Esto le haría saber a los clientes el número total de horas que has trabajado para ellos. Las entradas de tiempo aprobadas solas se pueden facturar más tarde al cliente.
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- Comprender las aprobaciones del cliente
- Habilitar la aprobación del cliente
- Crear aprobaciones de clientes
Comprender las aprobaciones del cliente
Tratemos de entender la aprobación del cliente con la ayuda de un escenario.
Escenario: Andy y su equipo de empleados trabajan en un proyecto, por el que se les paga en función del número de horas que trabajan. Registra el trabajo realizado por cada empleado y envía las entradas de tiempo a su cliente para su aprobación. El cliente conoce el número exacto de horas dedicadas a cada tarea y el tiempo total dedicado a finalizar el proyecto. Una vez que las entradas de tiempo son aprobadas por el cliente, Andy puede facturar al cliente por lo mismo, lo que hace que todo el proceso sea suave y fácil tanto para el Andy como para su cliente.
Habilitar la aprobación del cliente
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a la página Configuración y seleccione Preferencias .
- Ir a la página principal Proyectos en el menú de la izquierda.
- Marque el Habilitar las aprobaciones del cliente para las entradas de tiempo caja.
Si no ha habilitado proyectos y hojas de tiempo en el Portal del Cliente, aparecerá una ventana emergente pidiéndole que lo habilite.
- Marque la caja Habilitar proyectos y hojas de tiempo en el Portal del Cliente , y haga clic Guardar y habilitar para permitir que sus clientes vean las aprobaciones de sus clientes desde el Portal del Cliente.
Perspectiva: Las aprobaciones de clientes solo están disponibles para los que ha habilitado el Portal del Cliente .
Crear aprobaciones de clientes
Una vez que haya habilitado la aprobación del cliente, puede verla pasando a Seguimiento del tiempo y seleccionar Aprobaciones del cliente .
Las aprobaciones del cliente solo están disponibles para proyectos para los que las haya habilitado.
Para habilitar la aprobación del cliente para un proyecto:
- Marque la caja Habilitar la aprobación del cliente para las entradas de tiempo de este proyecto al crear un nuevo proyecto o editar un proyecto existente.
Hay dos maneras de crear homologaciones de clientes:
1. 1. 1. Desde el módulo de homologaciones del cliente
- Ir a la página principal Seguimiento del tiempo módulo en la barra lateral izquierda.
- Seleccione Aprobaciones del cliente .
- Haga clic en Haz clic + Nuevo Crear aprobación en la esquina superior derecha de la página.
2. 2. 2. 2. Desde el módulo de hoja de tiempo
- Ir a la página principal Seguimiento del tiempo módulo en la barra lateral izquierda.
- Seleccione Hoja de tiempo .
- Seleccione las entradas de tiempo que deben enviarse para su aprobación.
- Haga clic en el Enviar para la aprobación del cliente botón en la parte superior.
Una vez que elija cualquiera de los métodos anteriores, deberá rellenar los siguientes detalles:
- Elija un cliente de la Nombre del cliente desplegable.
- Proporcionar un nombre para la aprobación en el Nombre campo.
- Seleccione los proyectos para los que desea incluir entradas de tiempo desde el Proyectos desplegable.
- Agregar una descripción (si la hay) para la aprobación del cliente en el Descripción campo.
- Elija una fecha de vencimiento en el Fecha de vencimiento campo si desea que su cliente apruebe las entradas de tiempo antes de una fecha específica.
- Seleccione las entradas de tiempo en las que desea enviar a su cliente bajo Hoja de tiempo .
- Haga clic en Haz clic Guardar y enviar para guardar y presentar la aprobación inmediatamente. Siguiente, haga clic en Enviar para su aprobación en la siguiente ventana emergente.
- Haga clic en Haz clic Guardar para guardarlo y enviarlo más tarde.
Nota : No puede incluir las entradas de tiempo que ya se han facturado en una aprobación del cliente.
Acciones de aprobación del cliente
Los Aprobaciones del cliente tab enumera todas las aprobaciones de sus clientes que luego pueden ser presentadas, aprobadas o rechazadas.
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Aprobación de las aprobaciones del cliente
Hay tres maneras de aprobar una aprobación del cliente.
1. 1. 1. Desde el Portal del Cliente
Sus clientes pueden ver las aprobaciones de sus clientes desde el Hoja de tiempo pestaña en el portal del cliente.
A partir de aquí, pueden aprobar una entrada de tiempo haciendo clic en el Aprobar botón en la esquina superior derecha.
Tan pronto como se apruebe una entrada de tiempo, se le notificará en Zoho Books.
2. 2. 2. 2. Desde el módulo de hoja de tiempo
- Ir a la página principal Hoja de tiempo módulo bajo Seguimiento del tiempo de la barra lateral izquierda.
- Seleccione las entradas de tiempo que deben aprobarse.
- Haga clic en Haz clic Marcar como aprobado botón en la parte superior para aprobarlos.
3. 3. 3. 3. Desde el módulo de homologaciones del cliente
- Ir a la página principal Aprobaciones del cliente módulo bajo Seguimiento del tiempo de la barra lateral izquierda.
- Seleccione una entrada de tiempo que desea aprobar y haga clic en el Más bajar.
- Seleccione Marcar como aprobado .
- Haga clic en Haz clic Sí en la siguiente ventana emergente para aprobar la entrada de tiempo.
Rechazar las aprobaciones del cliente
Las aprobaciones del cliente también pueden rechazarse de tres maneras.
1. 1. 1. Desde el Portal del Cliente
Sus clientes pueden ver las aprobaciones de sus clientes desde el Hoja de tiempo tab en el Portal del Cliente.
A partir de aquí, pueden rechazar una entrada de tiempo haciendo clic en el Rechazar botón en la esquina superior derecha.
- A continuación, se le pedirá a su cliente que introduzca una razón para rechazar la aprobación.
Se le notificará si cualquiera de sus entradas de tiempo es rechazada junto con su razón dentro de Zoho Books.
- Puedes ver una razón para el rechazo bajo el Comentarios e historia sección de la página de aprobación del cliente. También puede agregar o eliminar sus comentarios de allí.
Nota: Puede usar esta sección de comentarios para intercambiar mensajes y discutir sobre entradas de tiempo con sus clientes.
2. 2. 2. 2. Desde el módulo de hoja de tiempo
A veces, sus clientes pueden decirle directamente que no aprueban una factura en lugar de rechazarla desde el portal del cliente. En tales casos, puede marcar manualmente las facturas como rechazadas. Para ello:
- Ir a la página principal Hoja de tiempo módulo bajo Seguimiento del tiempo de la barra lateral izquierda.
- Seleccione las entradas de tiempo que deben marcarse como rechazadas.
- Haga clic en el Más desplegable y seleccione Marcar como rechazado .
3. 3. 3. 3. Desde el módulo de homologaciones del cliente
- Ir a la página principal Aprobaciones del cliente módulo bajo Seguimiento del tiempo de la barra lateral izquierda.
- Seleccione la entrada de tiempo que debe marcarse como rechazada.
- Haga clic en el Más desplegable y seleccione Marcar como rechazado .
Nota: Solo las aprobaciones de clientes presentadas pueden marcarse como rechazadas.
Otras acciones para la aprobación del cliente
Echemos un vistazo a algunas de las acciones que se pueden realizar en Aprobaciones de Cliente.
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- Editar, imprimir, descargar y eliminar las aprobaciones del cliente
- Filtros de aprobación del cliente
- Deshabilitar la aprobación del cliente
Editar, imprimir, descargar y eliminar las aprobaciones del cliente
Esta es la lista de acciones que se pueden realizar previa aprobación del cliente:
- Imprimir - Haga clic en el Imprimir icono para imprimir las aprobaciones de sus clientes.
- Pdf pdf pdf pdf - Para descargar las aprobaciones de sus clientes como PDF, haga clic en el Pdf pdf pdf pdf icono.
- Editar sección - Para editar las aprobaciones de sus clientes, haga clic en el Editar sección icono en la esquina superior derecha.
- Eliminar - Para eliminar completamente la aprobación de su cliente, haga clic en el Más desplegable y seleccione Eliminar .
Filtros de aprobación del cliente
Tenemos un conjunto de filtros basado en los cuales puede filtrar las aprobaciones de sus clientes y enumerarlas.
Las homologaciones del cliente se pueden listar en función de su estado y los nombres de los clientes. El estatus se puede elegir de la Situación desplegable y el nombre del cliente se puede elegir desde Seleccione cliente desplegable. Los siguientes son los filtros de estado disponibles en Zoho Books para homologaciones del cliente:
- Todos los
- Aprobados
- Rechazada
- Pendiente de presentación
- Pendiente de aprobación
- Aprobación atrasada
Estos filtros también pueden ser utilizados por sus clientes desde el Portal del Cliente.
Deshabilitar la aprobación del cliente
Requisito previo : Para desactivar la función homologaciones del cliente para su organización, tendrá que desactivar las homologaciones de cliente para cada proyecto individual para el que haya habilitado la aprobación de clientes. Para ello:
- Desmarcar el Habilitar la aprobación del cliente para las entradas de tiempo de este proyecto caja editando un proyecto existente.
A continuación, para desactivar las aprobaciones del cliente para su organización:
- Haga clic en el Configuración y seleccione Preferencias .
- Ir a la página Proyectos en el menú de la izquierda.
- Desmarque la caja Habilitar las aprobaciones del cliente para las entradas de tiempo .
- Haga clic en Haz clic Guardar .
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