## Documentation Index

Access the complete documentation index at:
https://www.zoho.com/es-mx/books/llms.txt

Use this file to discover all available documentation pages before proceeding.

# Privacidad y seguridad

En Zoho Books nos tomamos muy en serio la privacidad de su organización. Con la elaboración de las leyes de protección de datos, las siguientes mejoras de funciones en Zoho Books le ayudarán a mantener la conformidad con el RGPD.

## Permisos para acceder a PII

Zoho Books le permite restringir el acceso de los usuarios de su organización a los datos confidenciales de sus contactos. Puede elegir editar el rol de un usuario y habilitar o desactivar su acceso a **Información de identificación personal** (PII) - Cualquier dato que se pueda utilizar para identificar a un individuo específico. Para ello:

*   Haga clic en el **Engranaje** icono en la esquina superior derecha.
*   Ir a la página **Usuarios y roles** y haga clic en la pestaña Funciones.
*   Pase el cursor sobre un rol y haga clic en **editar** para modificar un rol existente o crear un **nuevo papel** .
*   Desplázate hasta el **Configuración** sección y habilitar o desactivar **Acceda a la información de identificación personal** .

![PII Permission](https://www.zoho.com/books/help/images/settings/security-pii-permissions.png)

*   Haga clic en Haz clic **Guardar** .

**Nota** : De forma predeterminada, la configuración solo estará habilitada para el administrador de la organización.

Leer más sobre [Funciones y usuarios.](https://www.zoho.com/books/help/settings/users.html)

* * *

## Creación de campo personalizado

Los campos personalizados en Zoho Books le permiten agregar rápida y fácilmente datos contra campos creados por usted. A partir de ahora, cuando cree un nuevo campo personalizado, puede elegir cifrar y guardar la información de identificación personal (PII).

*   Haga clic en el **Engranaje** icono de la esquina superior derecha y selecciona Preferencias.
*   Seleccione el módulo para el que desea crear un nuevo campo personalizado.
*   Introduzca el **Nombre de la etiqueta** y seleccione el **Tipo de datos** .
*   Seleccione cómo desea almacenar sus datos en función de su sensibilidad bajo **Privacidad de datos**

### Privacidad de datos

Seleccione PII o ePHI en función de la información que va a introducir en este campo.

*   Seleccione **Pii** (Información personalizada) si la información que ingresará es confidencial y se puede utilizar para identificar a una persona. Puede marcar campos como _Texto, correo electrónico, URL, teléfono, número y fecha_ como PII. Puede optar por cifrarlo y almacenarlo si los datos son sensibles o almacenarlos sin cifrado si los datos no son sensibles. Elija si la información que introduzca será sensible o no sensible:
    
    *   **Datos sensibles. Cifrar y guárdelo.** Estos datos solo pueden ser vistos por usuarios que tienen permiso para acceder a PII.
    *   **Datos no sensibles. Guárdelo sin cifrado.** Solo los usuarios con acceso a datos protegidos pueden ver los detalles. Sin embargo, los usuarios pueden usar este campo para realizar búsquedas avanzadas.
*   Seleccione **ePHI** (Información electrónica de salud protegida) si la información que ingresa puede utilizarse para identificar a un paciente. Por ejemplo, una copia electrónica del informe médico será ePHI. Solo puedes marcar campos como _Texto, correo electrónico, URL, teléfono y fecha_ como ePHI. Los datos se considerarán sensibles; se cifrarán y almacenarán. Solo los usuarios con acceso a datos protegidos pueden acceder a los campos. Los usuarios no pueden usar este campo para realizar búsquedas avanzadas.
    
*   Seleccione la otra configuración y haga clic en **Guardar** .
    

![Custom Field](/books/help/images/settings/new-cust-field.png)

Nota: Puede marcar un campo como PII o ePHI solo para los siguientes tipos de datos: texto, número, correo electrónico, URL, fecha y teléfono.

* * *

## Restringir la exportación de datos

Una vez que haya habilitado el acceso basado en roles, los usuarios sin permiso para acceder a la información de identificación personal (PII) no podrán exportar ninguna información sensible. Esto incluiría el número SSN, el número de cuenta bancaria y cualquier campo personalizado creado y marcado como sensible.

Por lo tanto, cuando los usuarios con permiso para acceder a PII quieren exportar datos, pueden hacerlo.

*   Vaya al módulo que desea exportar datos.
*   Haga clic en Haz clic **Exportación** del icono de hamburguesa.
*   Seleccione el módulo que desea exportar, elija el estado de la transacción y seleccione el formato de archivo.
*   Habilitar la opción **Incluya información de identificación personal sensible (PII) al exportar.**
*   Haga clic en Haz clic **Exportación** .

![Data Export](/books/help/images/settings/security-export.png)