Redes

Cuando dos empresas gestionan las transacciones manualmente, los equipos suelen enviar archivos por correo electrónico, volver a introducir los datos en otro sistema y hacer un seguimiento para comprobar si la transacción fue aceptada. Esto genera retrasos, trabajo duplicado y errores de entrada de datos evitables.

Las Redes solucionan esto al permitir que las organizaciones de Zoho Books vinculadas intercambien transacciones admitidas directamente dentro del producto. En lugar de descargar y volver a cargar documentos, el emisor envía la transacción desde Zoho Books, y el receptor la revisa en su propia organización y toma las medidas adecuadas.

Cada organización tiene una Clave de red única. Comparta esa clave y guárdela en el registro de cliente o proveedor correspondiente para establecer la conexión. Una vez vinculado, el emisor puede usar Enviar a través de la red desde los tipos de transacción de emisor admitidos, y el receptor puede revisar las transacciones de red entrantes en la pestaña Red correspondiente del módulo receptor.

Nota:

Redes se encuentra actualmente en acceso anticipado. Escríbanos a support@zohobooks.com para habilitarla en su organización.
Redes solo está disponible en ciertos planes de Zoho Books. Visite la página de precios para comprobar si esta función está disponible en su plan actual.

Escenario: Patricia Boyle gestiona las cuentas por cobrar en Zylker Manufacturing, y Brandon Tyler gestiona las cuentas por pagar en Zylker International. Patricia necesita enviar transacciones rápidamente, y Brandon necesita registrarlas sin volver a introducir los datos. Vinculan sus organizaciones una sola vez mediante la Clave de red de cada uno. Patricia envía la transacción desde su organización. Brandon la revisa en la pestaña Red correspondiente y la acepta, lo que crea un borrador de la transacción en su lado. Si la rechaza con un motivo, Patricia actualiza la transacción y vuelve a intentar el envío.

Este documento de ayuda está organizado según quién realiza cada acción:

Las Acciones comunes aplican tanto al emisor como al receptor.
Las Acciones del emisor aplican a la organización que envía las transacciones de red.
Las Acciones del receptor aplican a la organización que recibe las transacciones de red.

Acciones comunes

Ambas organizaciones deben completar estas acciones de configuración antes de poder intercambiar transacciones.

Habilitar Redes

Cada organización habilita Redes por separado. Los pasos son los mismos en ambos lados.

Para habilitar Redes:

Vaya a Ajustes en la esquina superior derecha de la página.
Vaya a Organización y haga clic en Red.
Haga clic en Habilitar red.

Después de habilitar la Red, la página muestra:

Clave de red: El identificador único de su organización en la red.
Clientes activos: La cantidad de clientes vinculados a su red.
Proveedores activos: La cantidad de proveedores vinculados a su red.

Compartir su Clave de red

Otras organizaciones necesitan su Clave de red para vincular su registro de contacto en su lado.

Para compartir su Clave de red:

Vaya a Ajustes en la esquina superior derecha de la página.
Vaya a Organización y haga clic en Red.
Copie su Clave de red.
Envíela a su cliente o proveedor mediante su canal de comunicación habitual.

Nota: Una Clave de red solo identifica su organización en la red. No proporciona a la otra parte acceso a sus datos. La única información que se intercambia entre las dos organizaciones son las transacciones que usted envía.

Vincular un cliente o proveedor a su red

Vincular un cliente o proveedor permite el intercambio de transacciones de red con ese contacto. Ambas organizaciones deben intercambiar y guardar la Clave de red de la otra para que la conexión esté activa.

Requisito previo:

La Red está habilitada en su organización.
La otra organización usa Zoho Books y tiene la Red habilitada.
Usted tiene la Clave de red de la otra organización.

Para vincular un cliente o proveedor a su red:

Vaya al módulo Ventas en la barra lateral izquierda y haga clic en Clientes para vincular un cliente. O bien, vaya al módulo Compras en la barra lateral izquierda y haga clic en Proveedores para vincular un proveedor.
Haga clic en el contacto que desea vincular.
Desplácese hasta la sección INFORMACIÓN DE RED en la página de detalles del contacto.
Coloque el cursor sobre la sección y haga clic en el icono Editar.
Introduzca la Clave de red compartida en el cuadro emergente Detalles de red.
Haga clic en Guardar.

Después de guardar la clave, el Estado de red del contacto cambia a Activa.

Deshabilitar Redes

Puede deshabilitar Redes si ya no desea intercambiar transacciones con otras organizaciones.

Nota: No puede deshabilitar Redes si tiene transacciones de red entrantes pendientes que aún no ha aceptado ni rechazado.

Para deshabilitar Redes:

Vaya a Ajustes en la esquina superior derecha de la página.
Vaya a Organización y haga clic en Red.
Haga clic en Deshabilitar red.
Confirme haciendo clic en Deshabilitar red en el cuadro emergente.

Redes ahora está deshabilitada para su organización. Ya no puede enviar transacciones ni recibir transacciones de red entrantes. Sin embargo, puede aceptar o rechazar las transacciones entrantes pendientes que se enviaron antes de deshabilitar Redes.

Acciones del emisor

El emisor es la organización que inicia el envío. Los usuarios del lado del emisor envían transacciones y hacen seguimiento de si el receptor las acepta o rechaza.

Las transacciones de red de emisor admitidas son:

Órdenes de compra
Facturas
Pagos realizados
Notas de crédito

Enviar una transacción de red

Requisito previo: La organización vinculada que recibe la transacción de red tiene la Red habilitada y está vinculada a su red.

Para enviar una transacción de red:

Vaya al módulo Ventas o Compras en la barra lateral izquierda y haga clic en el módulo requerido.
Abra las transacciones que desea enviar.
Haga clic en Enviar a través de la red en la sección QUÉ SIGUE.

El envío se realiza de inmediato. Después de un envío exitoso:

La sección muestra un distintivo Enviado con el mensaje de que esta transacción ha sido enviada a la organización vinculada a través de la Red.
El estado de la transacción cambia a Enviada si anteriormente estaba en Borrador.

Realizar seguimiento del estado de las transacciones enviadas

El receptor puede aceptar o rechazar una transacción de red enviada. El resultado se refleja en la página de detalles de la transacción y en los Filtros de red.

Para ver el estado de una transacción de red enviada:

Vaya al módulo Ventas o Compras en la barra lateral izquierda y haga clic en el módulo requerido.
Abra las transacciones cuyo estado desea verificar.
El estado aparece en la sección Red de la transacción:
- Cuando el receptor acepta la transacción, el estado en la sección Red cambia a Aceptados.
- Cuando el receptor rechaza la transacción, el estado en la sección Red cambia a Rechazado, junto con el motivo que ingresó el receptor. La acción Reintentar Acción aparece en la sección QUÉ SIGUE para que pueda actualizar la transacción y volver a enviarla.

En ambos casos, el emisor recibe una notificación de la acción del receptor.

Para ver el estado de todas las transacciones de red enviadas en un módulo:

Vaya al módulo Ventas o Compras en la barra lateral izquierda y haga clic en el módulo requerido.
Haga clic en el menú desplegable de filtro en la esquina superior izquierda y desplácese hacia abajo hasta Filtros de red.
Seleccione un filtro de Filtros de red:
- Por enviar: Muestra las transacciones de red para organizaciones vinculadas que aún no ha enviado.
- Enviada: Muestra las transacciones de red que ha enviado y que están a la espera de la respuesta del receptor.
- Envío fallido: Muestra las transacciones de red en las que el intento de envío más reciente no se completó.
- Aceptados: Muestra las transacciones de red que el receptor ha aceptado.
- Rechazado: Muestra las transacciones de red que el receptor ha rechazado.

Acciones del receptor

El receptor es la organización que recibe los envíos entrantes y decide cómo procesarlos. Los usuarios del lado del receptor revisan las transacciones de red entrantes y las aceptan o rechazan.

Las transacciones de red de receptor admitidas son:

Órdenes de venta
Facturas de proveedor
Pagos recibidos
Créditos de proveedores

Ver las transacciones de red entrantes

Cuando una organización vinculada envía una transacción, esta aparece en la pestaña Red de la página del módulo. Las transacciones de red entrantes no aparecen en la lista habitual del módulo hasta que las acepte. Por ejemplo, las facturas de proveedor entrantes aparecen en la pestaña Facturas de proveedor de red. De este modo, puede revisarlas y decidir sobre ellas sin mezclarlas con sus transacciones regulares.

Para ver las transacciones de red entrantes:

Vaya al módulo Compras o Ventas en la barra lateral izquierda y haga clic en el módulo requerido.
Haga clic en la pestaña Red. Por ejemplo, Facturas de proveedor de red u Órdenes de venta de red.

Aceptar una transacción de red

Aceptar una transacción entrante crea la transacción correspondiente del lado del receptor en su organización.

Para aceptar una transacción de red:

Vaya al módulo Compras o Ventas en la barra lateral izquierda y haga clic en el módulo requerido.
Haga clic en la pestaña Red. Por ejemplo, Facturas de proveedor de red u Órdenes de venta de red.
Seleccione la transacción para revisarla. Un panel derecho muestra los detalles de la transacción tal como los ingresó el emisor. Puede revisar los detalles y decidir si acepta o rechaza la transacción.
Haga clic en Aceptar. Será redirigido a la página de la nueva transacción.
Verifique los detalles de la transacción y realice cambios si es necesario.
Haga clic en Guardar y aceptar.

Rechazar una transacción de red

Rechazar una transacción entrante la elimina de su organización sin crear la transacción correspondiente del lado del receptor, y notifica al emisor con el motivo que usted proporciona.

Para rechazar una transacción de red:

Vaya al módulo Compras o Ventas en la barra lateral izquierda y haga clic en el módulo requerido.
Haga clic en la pestaña Red. Por ejemplo, Facturas de proveedor de red u Órdenes de venta de red.
Seleccione la transacción para revisarla. Un panel derecho muestra los detalles de la transacción tal como los ingresó el emisor. Puede revisar los detalles y decidir si acepta o rechaza la transacción.
Haga clic en Rechazar en el panel derecho.
Introduzca el motivo del rechazo en el campo de texto del cuadro emergente.
Vuelva a hacer clic en Rechazar.

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