## Documentation Index Access the complete documentation index at: https://www.zoho.com/es-mx/books/llms.txt Use this file to discover all available documentation pages before proceeding. # Reglas de flujo de trabajo Puede automatizar tareas como enviar correos electrónicos, actualizar campos y activar webhooks o funciones creando reglas de flujo de trabajo en Zoho Books. La regla de flujo de trabajo se ejecuta automáticamente una vez que se cumplen las condiciones. **Escenario:** John quiere enviar automáticamente un correo electrónico de agradecimiento con cupones de descuento a los clientes después de que realicen una compra. Para ello, configura una regla de flujo de trabajo en Zoho Books para que, cada vez que un cliente complete su pago, la regla active la alerta de correo electrónico y se envíe un correo electrónico automáticamente, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo a John. * * * ## Crear una nueva regla de flujo de trabajo Para crear una nueva regla de flujo de trabajo: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Haga clic en **\+ Nueva regla de flujo de trabajo** en la esquina superior derecha. ### Asigne un nombre a su flujo de trabajo En la ventana emergente _Nueva regla de flujo de trabajo_, rellene los siguientes campos: * **Nombre de regla de flujo de trabajo:** Introduzca un nombre para la regla de flujo de trabajo. * **Descripción:** Agregue una descripción si es necesario. * **Módulo:** Seleccione el módulo para la regla de flujo de trabajo en el menú desplegable. * Haga clic en **Siguiente**. ### Seleccione cuándo activar En _CONDICIÓN DE EJECUCIÓN DE REGLA DE FLUJO DE TRABAJO_, seleccione el **Tipo de flujo de trabajo** para especificar cómo y cuándo debe activarse el flujo de trabajo: #### Basado en eventos El flujo de trabajo se activará inmediatamente cuando se produzca una acción específica en un registro. Seleccione el **Tipo de acción** que activa la regla de flujo de trabajo: * **Creado:** El flujo de trabajo se activará cuando se cree un nuevo registro. * **Editado:** El flujo de trabajo se activará cuando se edite un registro existente. * **Creado o editado:** El flujo de trabajo se activará cuando se cree o se edite un registro. * **Eliminado:** El flujo de trabajo se activará cuando se elimine un registro. * **Enviado:** El flujo de trabajo se activará cuando se envíe un registro para su aprobación. * **Aprobado:** El flujo de trabajo se activará cuando se apruebe un registro. * **Rechazado:** El flujo de trabajo se activará cuando se rechace un registro. Si elige **Editado** o **Creado o editado** como _Tipo de acción_, rellene los siguientes campos: **Ejecutar el flujo de trabajo cuando:** Elija la condición que determina cuándo debe activarse el flujo de trabajo según las acciones realizadas en los campos: * **Se actualiza cualquier campo:** El flujo de trabajo se ejecutará cuando se actualice cualquier campo del módulo seleccionado. * **Se actualiza cualquier campo seleccionado:** Seleccione hasta tres campos. El flujo de trabajo se ejecutará cada vez que se actualice cualquiera de los campos seleccionados. * **Se actualizan todos los campos seleccionados:** Seleccione hasta tres campos. El flujo de trabajo se ejecutará solo cuando se actualicen todos los campos seleccionados. * **No se actualiza ningún campo seleccionado:** Seleccione hasta tres campos. El flujo de trabajo se ejecutará si no se actualiza alguno de los campos seleccionados. * **No se actualizan todos los campos seleccionados:** Seleccione hasta tres campos. El flujo de trabajo se ejecutará solo si no se actualiza ninguno de los campos seleccionados. **Nota:** Los campos **Ejecutar el flujo de trabajo cuando** y **Ejecutar cuando el registro sea** solo aparecerán cuando el **Tipo de acción** esté configurado como **Editado** o **Creado o editado**. **Ejecutar cuando el registro sea:** Elija cuándo debe activarse el flujo de trabajo según la frecuencia con la que se edita el registro: * **Editado por primera vez:** El flujo de trabajo se ejecutará solo la primera vez que se edite el registro después de crearlo. * **Editado cada vez:** El flujo de trabajo se ejecutará cada vez que se edite el registro. #### Basado en la fecha La regla de flujo de trabajo se activará en una fecha específica o en relación con un campo de fecha de un registro. Por ejemplo, 3 días antes de la fecha de vencimiento de la factura. **Nota:** Los flujos de trabajo basados en la fecha se ejecutarán solo para los registros que se creen o editen después de configurar este flujo de trabajo. Rellene los siguientes campos: * **Fecha de ejecución:** La fecha en la que se activará el flujo de trabajo. Puede optar por activar el flujo de trabajo cualquier número de días antes o después de un campo de fecha del registro. * **Tiempo de ejecución:** Elija la hora exacta a la que debe activarse la regla de flujo de trabajo. * **Ciclo de ejecución:** Elija la frecuencia con la que debe activarse el flujo de trabajo. Se admiten las siguientes opciones: **Una vez**, **Diario**, **Semanal**, **Mensual**, **Anual**. * Haga clic en **Siguiente** después de introducir los detalles requeridos. ### Agregar criterios Puede usar criterios para garantizar que el flujo de trabajo se ejecute solo cuando se cumplan condiciones específicas. Para agregar criterios: * Haga clic en **\+ Criterios nuevos** para crear un nuevo criterio para la regla de flujo de trabajo. * En la barra lateral derecha, haga clic en **Sí** para agregar criterios o en **No** para omitir. * Seleccione un campo, el comparador e introduzca el valor necesario. * Haga clic en **\+ Agregar criterio** o en **+** para crear criterios adicionales si es necesario. * Si agrega varios criterios, seleccione **AND** o **OR** en el menú desplegable según cómo desee que funcionen los criterios. También puede editar el patrón de criterios introduciendo manualmente los criterios en el campo _PATRÓN DE CRITERIOS_. * Una vez que haya agregado los criterios necesarios, haga clic en **Hecho**. **Nota:** Puede crear hasta 10 criterios para un flujo de trabajo y, dentro de cada criterio, puede agregar hasta 10 criterios. ### Agregar acciones Una vez que configure los desencadenadores, asocie acciones con el flujo de trabajo. Puede optar por activar las acciones inmediatamente cuando se cumplan las condiciones o en un momento determinado: * **Acciones inmediatas:** Activa las acciones inmediatamente cuando se cumplen los criterios. * En la barra lateral derecha, seleccione el tipo de acción de flujo de trabajo que desea asociar con la regla de flujo de trabajo en el menú desplegable _Tipo_. A continuación, en el menú desplegable _Nombre_, elija la acción de flujo de trabajo que creó y configuró, o haga clic en **\+ Nueva %Workflow Action%** en el menú desplegable para agregar una nueva acción de flujo de trabajo. * Haga clic en **\+ Agregar nueva acción** para agregar más acciones si es necesario. * Haga clic en **Asociar** para terminar de asociar las acciones con los criterios. * **Acciones basadas en tiempo:** Activa las acciones según la hora programada. * En la barra lateral derecha, en el campo _TIEMPO DE EJECUCIÓN_, establezca la hora a la que se ejecutará la acción. * Seleccione el tipo de acción de flujo de trabajo que desea asociar con la regla de flujo de trabajo en el menú desplegable _Tipo_. Luego, en el menú desplegable _Nombre_, elija la acción de flujo de trabajo que creó y configuró, o haga clic en **\+ Nueva %Workflow Action%** en el menú desplegable para agregar una nueva acción de flujo de trabajo. * Haga clic en **\+ Agregar nueva acción** para agregar más acciones si es necesario. * Haga clic en **Asociar** para terminar de asociar las acciones con los criterios. * Haga clic en **Guardar** para finalizar y guardar la regla de flujo de trabajo. Ahora, una vez que haya creado la regla de flujo de trabajo, cada vez que se produzca una acción que coincida con el desencadenador que estableció en la regla de flujo de trabajo, la regla se ejecutará y se llevará a cabo la acción especificada. * * * ## Cambiar el orden de las reglas de flujo de trabajo Si desea ver reglas de flujo de trabajo específicas en la parte superior de la página _Vista de lista_ o en un orden específico, puede reordenarlas. Así es como: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Seleccione el módulo en el que desea cambiar el orden de las reglas de flujo de trabajo haciendo clic en el menú desplegable _Módulo_. * Haga clic en **Cambiar el orden** en la esquina superior derecha. * Ahora, elija y reordene las reglas según su preferencia. * Después de realizar el reordenamiento necesario, haga clic en **Guardar reposición**. ## Editar una regla de flujo de trabajo * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Coloque el cursor sobre la regla de flujo de trabajo que desea editar, selecciónela y haga clic en **Editar**. * Realice sus cambios y haga clic en **Guardar**. ## Clonar una regla de flujo de trabajo Si necesita una nueva regla de flujo de trabajo con los mismos detalles presentes en una regla de flujo de trabajo existente, puede clonar la regla existente. Así es como: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Coloque el cursor sobre la regla de flujo de trabajo que desea clonar, haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione **Clonar**. * En la página _Nueva regla de flujo de trabajo_, revise los detalles clonados. * Verifique las _CONDICIONES DE EJECUCIÓN DE REGLA DE FLUJO DE TRABAJO_ y haga clic en **Actualizar**. * Haga clic en **Guardar**. ## Marcar una regla de flujo de trabajo como inactiva Si no va a usar una regla de flujo de trabajo por un tiempo, pero desea conservarla para un uso futuro, puede marcarla como inactiva en lugar de eliminarla. Para marcarla como inactiva: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Coloque el cursor sobre la regla de flujo de trabajo que desea marcar como inactiva, haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione **Marcar como inactivo**. ## Marcar una regla de flujo de trabajo como activa Si necesita una regla de flujo de trabajo que se marcó previamente como inactiva, puede habilitarla de nuevo. Para marcarla como activa: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Coloque el cursor sobre la regla de flujo de trabajo inactiva, haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione **Marcar como activo**. ## Configurar las preferencias de error La función **Configurar preferencias de error** le permite establecer límites de uso diarios para los activadores de alerta de flujo de trabajo, recibir notificaciones cuando una acción de flujo de trabajo falle o supere su umbral de uso, y definir cómo Zoho Books reintenta las acciones con error. Para conocer todos los pasos de configuración, que abarcan las Notificaciones de límite de uso, la Notificación de error y la Directiva de reintento, consulte [Configurar preferencias de error](/es-mx/books/help/settings/automation/workflow-logs.html#configure-failure-preferences). ## Ver las estadísticas de uso de las acciones de flujo de trabajo Dado que los flujos de trabajo permiten la automatización y muchas operaciones comerciales diarias dependen de ellos, es esencial conocer el número de acciones de flujo de trabajo activadas cada día. Zoho Books proporciona una sección de estadísticas de uso donde puede ver el total de acciones de flujo de trabajo disponibles y el número de acciones activadas durante el día. Para ver las estadísticas de uso de las acciones de flujo de trabajo: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. El total y el recuento de acciones activadas de las funciones, los webhooks y las alertas de correo electrónico del día se mostrarán en la sección _Estadísticas de uso_. ## Filtrar las reglas de flujo de trabajo Puede encontrar rápidamente las reglas de flujo de trabajo filtrándolas por módulo o por estado. Para filtrar: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Para filtrar por módulo, haga clic en el menú desplegable junto a _Módulo_ y seleccione la opción requerida. * Para filtrar por estado, haga clic en el menú desplegable junto a _Estado_ y seleccione la opción requerida. ## Eliminar una regla de flujo de trabajo * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha. * Seleccione **Reglas de flujo de trabajo** en _Automatización_. * Coloque el cursor sobre la regla de flujo de trabajo que desea eliminar, haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione **Eliminar regla de flujo de trabajo**. * En la ventana emergente que aparece, haga clic en **Sí** para confirmar. * * * ## Temas relacionados * [Alertas por correo electrónico](/es-mx/books/help/settings/automation/workflow-actions/email-alerts.html) * [Actualizaciones de campo](/es-mx/books/help/settings/automation/workflow-actions/field-updates.html) * [Notificaciones dentro de la aplicación](/es-mx/books/help/settings/automation/workflow-actions/in-app-notifications.html) * [Funciones](/es-mx/books/help/settings/automation/workflow-actions/functions.html) * [Webhooks](/es-mx/books/help/settings/automation/workflow-actions/webhooks.html) * [Horarios](/es-mx/books/help/settings/automation/schedules.html) * [Registros de flujo de trabajo](/es-mx/books/help/settings/automation/workflow-logs.html)