Registros de flujo de trabajo

La página Registros de flujo de trabajo lista cada intento de ejecución de una acción de flujo de trabajo (función personalizada, webhook o alerta por correo electrónico) activada por una regla de flujo de trabajo. Use esta página para hacer seguimiento de los resultados de las acciones, solucionar errores, configurar notificaciones de error y definir directivas de reintento que determinan cómo Zoho Books reintenta las acciones con error.

Escenario: Patricia, la líder de operaciones financieras de una empresa de comercio electrónico de tamaño mediano, depende de un webhook que envía cada nueva factura a su sistema de almacén. Una tarde, el sistema de almacén deja de funcionar durante unos minutos y varias facturas no se sincronizan. Patricia abre la página Registros de flujo de trabajo, filtra las ejecuciones de webhook con error y revisa los motivos del error. Configura un resumen de notificaciones de error para que su equipo reciba alertas sobre errores futuros y configura una directiva de reintento que reintenta los webhooks con error en intervalos cada vez mayores. Como resultado, las facturas faltantes se sincronizan automáticamente una vez que el sistema de almacén se recupera y ningún pedido se retrasa.

Nota: Los registros de flujo de trabajo solo están disponibles para los usuarios con permiso para administrar las Reglas de flujo de trabajo.

Acceder a los Registros de flujo de trabajo

Para acceder a los registros de flujo de trabajo:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Registros de flujo de trabajo en Automatización.
Elija la pestaña del tipo de acción cuyos registros desea ver:
- Funciones personalizadas
- Webhooks
- Alertas por correo electrónico

Cada pestaña muestra los registros correspondientes en una vista de lista con las siguientes columnas:

Columna	Descripción
Tiempo de ejecución	Fecha y hora en que se activó la acción.
Regla de flujo de trabajo	La regla de flujo de trabajo que activó la acción.
Módulo	El módulo al que pertenece la regla de flujo de trabajo.
Registro	El registro (como una factura, una factura de proveedor, una orden de venta o una orden de compra) sobre el que se realizó la acción.
Estado	El resultado de la ejecución, ya sea Correcto o Error.

Ver los detalles del registro

Para ver los detalles de un registro específico:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Registros de flujo de trabajo en Automatización.
Abra la pestaña del tipo de acción cuyo registro desea inspeccionar.
Haga clic en la fila del registro que desea ver.

El panel de detalles del registro muestra:

Tiempo de ejecución: Fecha y hora en que se ejecutó la acción.
Regla de flujo de trabajo: Nombre de la regla que activó la acción.
Registro: El registro procesado por la regla.
Estado: Resultado correcto o de error.
Respuesta: La respuesta devuelta por la acción.
Motivo del error: El motivo del error (se muestra solo cuando el estado es Error).
Intentos de reintento: El número de intentos de reintento realizados, si hay una directiva de reintento configurada.

Configurar preferencias de error

Cuando una acción de flujo de trabajo falla o supera su umbral de uso, Zoho Books puede notificar a las personas adecuadas y reintentar la acción automáticamente. Puede configurar esto mediante la función Configurar preferencias de error, que ofrece las siguientes opciones:

Notificaciones de límite de uso: Envía notificaciones cuando una acción de flujo de trabajo supera un umbral de uso que usted establece. Disponible para Alertas por correo electrónico, Webhooks y Funciones personalizadas.
Notificación de error: Envía correos electrónicos periódicos a los usuarios seleccionados con un resumen de los errores de las acciones de flujo de trabajo. Disponible para Alertas por correo electrónico, Webhooks y Funciones personalizadas.
Directiva de reintento: Reintenta automáticamente una acción de flujo de trabajo con error en los intervalos que usted defina, de modo que los errores temporales (como un error de red puntual o una breve interrupción de un sistema externo) no afecten su automatización. Disponible para Webhooks y Funciones personalizadas.

Perspectivas:

El número de alertas de flujo de trabajo que puede activar al día varía según su plan de Zoho Books.
Los administradores también recibirán notificaciones dentro de la aplicación cuando cualquier acción de flujo de trabajo supere el umbral especificado.

Para configurar las preferencias de error:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Registros de flujo de trabajo en Automatización.
Haga clic en Configurar preferencias de error en la esquina superior derecha de la página.
Abra la pestaña del tipo de acción que desea configurar: Alertas por correo electrónico, Webhooks o Funciones personalizadas.

Notificaciones de límite de uso

En Notificaciones de límite de uso, elija un umbral para enviar notificaciones para las acciones de flujo de trabajo, como alertas por correo electrónico, webhooks y funciones. Cuando el número de acciones activadas supere el umbral que estableció, Zoho Books notificará a los destinatarios especificados.

Haga clic en Guardar.

Notificación de error

La configuración Notificación de error controla cuándo y a quién Zoho Books envía correos electrónicos con un resumen de las acciones de flujo de trabajo con error. Puede configurarla por separado para Alertas por correo electrónico, Webhooks y Funciones personalizadas.

En Notificación de error, establezca los siguientes campos:

Frecuencia: Con qué frecuencia se envía el correo electrónico de resumen. Elija Cada hora, Diario, Semanal o Mensual.
Hora: La hora del día a la que se envía el correo electrónico de resumen. Se aplica a las frecuencias Diario, Semanal y Mensual.
Destinatarios del correo electrónico: Los usuarios que reciben el correo electrónico de resumen.

Haga clic en Guardar.

Directiva de reintento

La configuración Directiva de reintento controla cómo Zoho Books reintenta una acción de flujo de trabajo con error. Puede configurarla por separado para Webhooks y Funciones personalizadas.

De forma predeterminada, la directiva de reintento está deshabilitada para las funciones personalizadas. Puede activar la opción Habilitada en la esquina superior derecha de la sección Directiva de reintento para configurar los ajustes de reintento.

En Directiva de reintento, establezca los siguientes campos:

Método de reintento: El patrón que Zoho Books usa para espaciar los intentos de reintento. Elija una de las siguientes opciones:
- Intervalo fijo: Cada reintento se produce después del mismo intervalo. Por ejemplo, si el intervalo de reintento es de 30 minutos y el recuento de reintentos es 5, los reintentos se producen cada 30 minutos después del error.
- Aditivo: Cada intervalo de reintento posterior es el intervalo anterior más una cantidad fija. Por ejemplo, si el intervalo de reintento es de 5 minutos, el factor aditivo es 6 y el recuento de reintentos es 5, los reintentos se producen a los 5, 11, 17, 23 y 29 minutos después del error.
- Multiplicativo: Cada intervalo de reintento posterior es el intervalo anterior multiplicado por un factor. Por ejemplo, si el intervalo de reintento es de 5 minutos, el factor multiplicativo es 6 y el recuento de reintentos es 5, los reintentos se producen a los 5, 30, 180, 1080 y 6480 minutos después del error.
Intervalo de reintento: El tiempo de espera antes del primer reintento, introducido como un número y una unidad (como Minutos u Horas).
Factor aditivo (solo para el método Aditivo): El número que se suma al intervalo de reintento en cada reintento posterior.
Factor multiplicativo (solo para el método Multiplicativo): El número por el que se multiplica el intervalo de reintento en cada reintento posterior.
Recuento de reintentos: El número máximo de reintentos que Zoho Books realiza después del error inicial.

La vista previa Patrón que aparece debajo de los campos muestra la secuencia resultante de intervalos de reintento según los valores que haya introducido.

Haga clic en Guardar.

Filtrar registros

Para acotar los registros que se muestran:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Registros de flujo de trabajo en Automatización.
Abra la pestaña del tipo de acción correspondiente.
Haga clic en Filtrar en la esquina superior derecha.
Aplique uno o más filtros:
- Estado: Correcto o Error.
- Regla de flujo de trabajo: Filtre por una regla de flujo de trabajo específica.
- Módulo: Filtre por el módulo al que pertenece la regla.
- Intervalo de fechas: Filtre por la fecha de ejecución.
Haga clic en Aplicar.

Exportar registros

Para exportar los registros de flujo de trabajo y analizarlos sin conexión:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Registros de flujo de trabajo en Automatización.
Abra la pestaña del tipo de acción correspondiente.
Aplique los filtros que necesite.
Haga clic en Exportar en la esquina superior derecha.
Elija el formato de exportación: CSV o XLS.
Haga clic en Exportar.

El archivo se descarga en su dispositivo.

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