Alertas por correo electrónico

Las alertas por correo electrónico en Zoho Books son notificaciones automáticas por correo electrónico que se envían cuando se activan acciones específicas configuradas en una regla de flujo de trabajo asociada. Garantizan que las personas adecuadas estén informadas en el momento oportuno.

Escenario: Supongamos que una factura de su organización vence sin pagarse. Es posible que el equipo de cuentas no lo note de inmediato. Al configurar una alerta de correo electrónico para las facturas vencidas y asociarla con una regla de flujo de trabajo, el equipo de cuentas recibe una notificación por correo electrónico en cuanto la factura se vence, de modo que pueda dar seguimiento al pago.

Crear alertas por correo electrónico

Para asociar alertas por correo electrónico con reglas de flujo de trabajo, primero debe crearlas. Así es como:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Acciones de flujo de trabajo en Automatización.
En el panel Acciones de flujo de trabajo, seleccione Alertas por correo electrónico.
Haga clic en + Nueva alerta de correo electrónico en la esquina superior derecha.

En la página Nueva alerta de correo electrónico, rellene los siguientes campos:

Campo	Descripción
Nombre	Introduzca un nombre para la alerta de correo electrónico.
Módulo	Seleccione el módulo para el que desea crear la alerta de correo electrónico.
Desde	Seleccione el remitente que se muestra en el buzón del destinatario. Puede elegir cualquiera de los remitentes verificados configurados en su organización, o seleccionar Creado por para enviar el correo electrónico en nombre del usuario que creó el registro.
Plantilla de correo electrónico	Seleccione una plantilla de correo electrónico existente en el menú desplegable, o haga clic en + Nueva plantilla de correo electrónico para crear una nueva.
Destinatarios de correo electrónico	Seleccione los usuarios y roles que recibirán la notificación.
Cc	Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios adicionales que recibirán una copia del correo electrónico.
Cco	Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios que recibirán una copia oculta del correo electrónico.
Archivos adjuntos	Elija qué se debe enviar con el correo electrónico. Las opciones de archivos adjuntos que se muestran dependen del módulo seleccionado.

Haga clic en Guardar.

Asociar alertas por correo electrónico con reglas de flujo de trabajo

Las alertas por correo electrónico que cree deben asociarse con reglas de flujo de trabajo para que se activen automáticamente cuando se cumplan las condiciones requeridas. Para asociar alertas por correo electrónico con reglas de flujo de trabajo:

Vaya a Configuración.
Seleccione Reglas de flujo de trabajo en Automatización.
Haga clic en + Nueva regla de flujo de trabajo en la esquina superior derecha.
Introduzca los detalles necesarios. Consulte Reglas de flujo de trabajo.
En Acciones, elija Alertas por correo electrónico como Tipo y seleccione la alerta de correo electrónico que desea asociar con la regla de flujo de trabajo.
Haga clic en Guardar.

Ahora, cada vez que se cumplan los criterios, se activará la regla de flujo de trabajo, que a su vez activará la alerta de correo electrónico.

Editar alertas por correo electrónico

Si desea actualizar los detalles de una alerta de correo electrónico, puede editarla. Así es como:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Acciones de flujo de trabajo en Automatización.
En el panel Acciones de flujo de trabajo, seleccione Alertas por correo electrónico.
Coloque el cursor sobre la alerta de correo electrónico que desea editar, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione Editar.
Realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar.

Filtrar alertas por correo electrónico

Para filtrar la lista de alertas por correo electrónico, siga estos pasos:

Vaya a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione Acciones de flujo de trabajo en Automatización.
En el panel Acciones de flujo de trabajo, seleccione Alertas por correo electrónico.
En Módulo, seleccione en el menú desplegable un módulo para el que se haya creado la alerta de correo electrónico.

Según su selección, las alertas por correo electrónico correspondientes se mostrarán como una lista.

Nota:

Puede crear un máximo de 5 alertas por correo electrónico para cada regla de flujo de trabajo.
El número de alertas por correo electrónico que puede activar por día varía según su plan de Zoho Books.

Eliminar alertas por correo electrónico

Advertencia: La eliminación de una alerta de correo electrónico es permanente y no se puede deshacer. Si la alerta de correo electrónico está asociada con una regla de flujo de trabajo, la regla de flujo de trabajo no se ejecutará.

Para eliminar una alerta de correo electrónico, coloque el cursor junto a una alerta de correo electrónico en la lista y haga clic en el icono Eliminar.