Integra Zoho Books con WhatsApp
Usar WhatsApp para la comunicación ofrece una forma sencilla de enviar mensajes a tus clientes y proveedores con un toque personalizado. Al integrar Zoho Books con WhatsApp, puedes enviar notificaciones de facturas, órdenes de venta, recibos de pago, estados de cuenta de clientes, cotizaciones, facturas de retención, notas de crédito y recibos de venta a tus clientes, y estados de cuenta de proveedores a tus proveedores.
Una vez que habilites WhatsApp en Zoho Books, necesitas comprar créditos para enviar notificaciones a tus clientes y proveedores. Más información sobre Créditos de Mensajería Instantánea (IM) de WhatsApp.
Requisitos previos:
- Una vez que configures esta integración, Zoho será tu Proveedor de Servicios Empresariales (BSP). Asegúrate de que tu cuenta de WhatsApp Business no esté asociada a otros BSP.
- El número de teléfono que deseas usar debe ser válido y de tu propiedad. Si está asociado a otros BSP, cuentas personales de WhatsApp o WhatsApp Business, podrías perder tus chats existentes.
- Debes tener una cuenta verificada de Facebook Business Manager.
Conectar con WhatsApp
Para enviar notificaciones de WhatsApp a tus clientes y proveedores, primero debes conectar Zoho Books con WhatsApp. Así se hace:
Ve a Configuración y luego a Integraciones y Marketplace.
Navega a WhatsApp y haz clic en Conectar junto a WhatsApp Business.
Si ya tienes una cuenta de WhatsApp Business, aparecerá la ventana emergente Configurar WhatsApp Business.
Haz clic en Usar la cuenta de WhatsApp Business existente registrada con Zoho y selecciona la cuenta del menú desplegable para continuar usando la cuenta existente integrada con otras aplicaciones de Zoho. (o)
Haz clic en Conectar una nueva cuenta de WhatsApp Business con Zoho para conectar una nueva cuenta.
Haz clic en Continuar.
Lee y acepta los términos en la ventana emergente Conectar WhatsApp con Zoho Books.
Haz clic en Conectar WhatsApp y serás redirigido a la página de Inicio de sesión de Facebook.
Ingresa el Correo electrónico o número de teléfono registrado y la contraseña y haz clic en Iniciar sesión.
Consejo: Si no tienes una cuenta de Facebook, créala haciendo clic en Crear nueva cuenta.
Verifica tu cuenta y haz clic en Continuar como ‘Tu nombre de cuenta’ en la siguiente página. Si deseas iniciar sesión con otra cuenta, haz clic en Iniciar sesión con otra cuenta.
Lee los Términos de servicio de WhatsApp Business y los Términos de servicio de Meta y haz clic en Comenzar.
Completa tus Datos de empresa y haz clic en Siguiente.
Selecciona una cuenta de WhatsApp Business y un perfil de WhatsApp Business en la siguiente página.
Consejo: Si no tienes uno, selecciona Crear una cuenta de WhatsApp Business y Crear un nuevo perfil de WhatsApp Business del menú desplegable.
Haz clic en Siguiente y luego en Finalizar en la página siguiente.
Tu organización de Zoho Books estará conectada con WhatsApp.
Haz clic en Continuar en la ventana emergente Conectado a WhatsApp.
Verifica el número de WhatsApp predeterminado desde el cual se enviarán los mensajes y haz clic en Continuar.
Gestionar múltiples canales de comunicación de WhatsApp
En Zoho Books, puedes configurar varios canales de comunicación de WhatsApp para gestionar tus conversaciones empresariales de manera efectiva. Puedes asignar diferentes números de WhatsApp Business para clientes y proveedores, así como para diferentes categorías de mensajes en cada canal. Esto te ayuda a organizar y rastrear fácilmente las conversaciones.
Para configurar múltiples canales de WhatsApp:
- Ve a Configuración.
- Selecciona WhatsApp en Integraciones y Marketplace.
- En la siguiente página, bajo Número de WhatsApp Business predeterminado, haz clic en Configurar canales.
- En la ventana emergente Configurar el número de WhatsApp predeterminado, bajo Comunicación con clientes, completa lo siguiente:
- Aplicar el mismo número en todas las categorías: Elige Sí para usar el mismo número para enviar notificaciones de utilidad y marketing. Elige No para usar números diferentes.
- Selecciona los números requeridos para las categorías Utilidad y Marketing.
- Haz clic en Guardar.
Consejo profesional:
Si envías notificaciones de utilidad y marketing desde el mismo número, los clientes pueden marcarlo como spam si reciben demasiadas notificaciones de marketing, lo que puede bloquear también las de utilidad. Para evitar esto, usa números separados.
- Bajo Comunicación con proveedores, selecciona el número para enviar notificaciones de utilidad.
- Haz clic en Guardar.
- Solo los números verificados por WhatsApp Business aparecerán en la ventana. Si tienes otros números, debes verificarlos:
- Haz clic en Verificar números.
- Selecciona el número y haz clic en Enviar OTP (puedes elegir recibirlo por llamada).
- Ingresa el OTP recibido y haz clic en Verificar.
- Una vez verificado, haz clic en Atrás y selecciona el número.
- Haz clic en Guardar.
El canal de comunicación de WhatsApp estará configurado y las notificaciones se enviarán desde estos números.
Puedes comprar créditos en el siguiente paso o después de crear las plantillas.
Configurar plantillas
Para enviar notificaciones por WhatsApp, crea una plantilla en Zoho Books y obtén la aprobación del equipo de WhatsApp Business.
Crear plantillas
Para crear una plantilla:
- Ve a Configuración.
- Selecciona WhatsApp en Integraciones y Marketplace.
- En la sección Plantillas de mensajes, selecciona el módulo correspondiente (por ejemplo, Clientes).
- Haz clic en + Nueva plantilla en la esquina superior derecha.
- En la página Crear plantilla de WhatsApp, completa:
- Ingresa el Nombre de la plantilla y selecciona la Categoría de plantilla (puede ser Utilidad o Marketing). Más información sobre Categorización de plantillas.
- Ingresa el contenido para la sección Encabezado, o selecciona Mensaje adjunto como Tipo de mensaje y elige el Tipo de adjunto (Dinámico o Estático).
- Si seleccionaste Dinámico, el documento relacionado se enviará automáticamente.
- Si seleccionaste Estático, sube el adjunto requerido. Solo puedes crear plantillas estáticas para el módulo Clientes.
- Selecciona el idioma preferido en el menú desplegable Idioma.
- Edita el contenido en Contenido del mensaje si es necesario. Puedes insertar campos dinámicos.
- Ingresa el contenido para el Pie de página.
- En Botones de llamada a la acción, ingresa el Texto del botón, selecciona el Tipo (teléfono o URL) y el Valor. Haz clic en + Nuevo botón para agregar más (máximo dos).
- Haz clic en Guardar.
La plantilla se enviará para aprobación a Meta. Una vez aprobada, podrás usarla.
Nota: Ten en cuenta lo siguiente al crear una plantilla:
- Puedes incluir encabezado para mensajes de solo texto o adjuntos para mensajes adjuntos.
- Puedes usar adjuntos estáticos o dinámicos.
- Solo puedes usar un campo dinámico en el encabezado.
- No puedes usar campos dinámicos en el pie de página.
- El pie de página debe tener solo una línea y sin emojis.
- Puedes incluir una URL, un número de teléfono o ambos en los botones de acción.
Aprobación de plantillas
Una vez creada la plantilla, se enviará para aprobación. Puede tardar hasta 24 horas. El estado se mostrará en la lista.
Una plantilla puede tener los siguientes estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Aprobada | El equipo de WhatsApp Business aprobó la plantilla y puede enviarse a clientes. |
| Rechazada | El equipo de WhatsApp Business la rechazó. Edita y vuelve a enviar. Razones comunes de rechazo. |
| Pendiente de aprobación | Enviada y esperando aprobación. Puede tardar hasta 24 horas. |
| Eliminación en progreso | Se está evaluando la solicitud de eliminación. |
| Eliminación fallida | No se eliminó por problemas de red. Intenta de nuevo. |
| Eliminada | Eliminada por el equipo de WhatsApp Business. No se puede deshacer. |
Otras acciones
Clonar plantilla
Si deseas crear una plantilla similar a una existente, puedes clonarla:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Selecciona el módulo en Plantillas de mensajes.
Haz clic en el icono Más junto a la plantilla y selecciona Clonar.
Edita los detalles necesarios y haz clic en Guardar.
La nueva plantilla clonada se enviará para aprobación.
Establecer plantilla como predeterminada
Para establecer una plantilla como predeterminada:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Selecciona el módulo en Plantillas de mensajes.
Haz clic en el icono Más junto a la plantilla y selecciona Establecer como predeterminada.
La plantilla predeterminada se mostrará automáticamente al enviar notificaciones.
Eliminar plantilla
Puedes eliminar una plantilla si ya no la necesitas.
Advertencia: Eliminar una plantilla es permanente y no se puede deshacer. Puedes crear una nueva y enviarla para aprobación.
Para eliminar una plantilla:
- Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
- Selecciona el módulo en Plantillas de mensajes.
- Haz clic en el icono Más junto a la plantilla y selecciona Eliminar.
Se enviará la solicitud de eliminación.
Habilitar WhatsApp
Habilitar WhatsApp para transacciones de ventas
Una vez que configures las plantillas, habilita los módulos para los que deseas enviar notificaciones:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Activa el botón de alternancia junto a los módulos correspondientes.
Podrás enviar notificaciones por WhatsApp para los módulos habilitados.
Habilitar WhatsApp para clientes y personas de contacto
Para enviar notificaciones a tus clientes por WhatsApp, debes habilitarlo para ellos:
Ve a Ventas y selecciona Clientes.
Selecciona el cliente.
Para habilitarlo en el contacto principal:
Haz clic en Editar en la sección Resumen.
(o) Para habilitarlo en la persona de contacto:
Haz clic en el icono de engranaje junto a la persona de contacto y selecciona Editar.
Verifica que el número de teléfono tenga el código de país correcto.
Marca la opción WhatsApp en Canales de comunicación.
Haz clic en Guardar.
Habilitar WhatsApp para clientes en bloque
Puedes habilitar WhatsApp para contactos en bloque de dos formas:
- Todos los contactos principales y personas de contacto
- Contactos específicos
Para habilitarlo en todos:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Haz clic en Actualizar preferencia de comunicación.
En la ventana emergente, haz clic en:
- Solo contactos principales para enviar solo a ellos.
- Todos los contactos y personas de contacto para enviar a todos.
Haz clic en Guardar.
Para habilitarlo en contactos específicos:
Ve a Clientes en Ventas.
Selecciona los clientes y haz clic en Configurar preferencias de comunicación.
Configura los destinatarios predeterminados para WhatsApp en la ventana emergente.
Haz clic en Guardar.
Habilitar WhatsApp para proveedores
Para enviar estados de cuenta a proveedores por WhatsApp, habilítalo para ellos:
Requisito previo:
Asegúrate de que el número de teléfono del proveedor tenga ‘+’ y el código de país.
Ve a Compras y selecciona Proveedores.
Selecciona el proveedor y haz clic en Editar.
- Para crear uno nuevo, haz clic en + Nuevo.
Marca WhatsApp en Canales de comunicación.
Haz clic en Guardar.
También puedes habilitar WhatsApp para proveedores en bloque:
Ve a Compras y selecciona Proveedores.
Selecciona los proveedores y haz clic en el icono Más y selecciona Configurar preferencias de comunicación.
Elige si deseas habilitar WhatsApp solo para proveedores o también para sus contactos.
Haz clic en Guardar.
Habilitar WhatsApp para personas de contacto de proveedores
Una vez habilitado WhatsApp para proveedores, también puedes habilitarlo para sus contactos.
Requisito previo:
Asegúrate de que los números de los contactos tengan ‘+’ y el código de país.
Para habilitar WhatsApp para un contacto de proveedor:
Ve a Compras y selecciona Proveedores.
Selecciona el proveedor y en Personas de contacto, haz clic en el icono de engranaje junto al contacto y selecciona Editar.
Para agregar uno nuevo, haz clic en el icono Agregar.
Marca WhatsApp en Canales de comunicación.
Haz clic en Guardar.
Gestionar créditos de WhatsApp
Créditos de Mensajería Instantánea (IM) de WhatsApp
Una vez habilitado WhatsApp y creadas las plantillas, debes comprar créditos IM para enviar notificaciones. Más información sobre cómo funcionan los créditos.
Comprar créditos IM
Para comprar créditos IM:
- Ve a Configuración.
- Selecciona WhatsApp en Integraciones y Marketplace.
- Haz clic en Comprar créditos IM.
- Ingresa la cantidad de créditos IM a comprar. El precio por crédito se mostrará.
- Haz clic en Calcular pago. Se mostrará el total.
- Haz clic en Realizar pago.
Serás redirigido a la pasarela de pago. Los créditos se agregarán a tu organización. También puedes comprar en la Zoho Store.
Nota: El monto puede variar según la moneda.
Reporte de uso de créditos IM
Puedes ver el uso de créditos IM en el módulo Reportes.
- Ve a Reportes.
- Selecciona Uso de créditos IM en Actividad.
Reporte de notificaciones de WhatsApp
Puedes ver y monitorear las notificaciones enviadas y sus estados.
- Ve a Reportes.
- Selecciona Notificaciones de WhatsApp en Actividad.
Para filtrar por tipo de contacto:
Haz clic en el menú Tipo de contacto y selecciona Clientes, Proveedores o ambos.
Haz clic en Ejecutar reporte.
Para personalizar el reporte:
- Selecciona el Rango de fechas.
- Haz clic en + Más filtros y aplica los necesarios.
- Haz clic en Ejecutar reporte.
Enviar notificaciones por WhatsApp
Enviar notificaciones de facturas
Ve a Ventas y selecciona Facturas.
Haz clic en + Nueva y completa los detalles.
Selecciona los contactos en Compartir factura con y haz clic en Guardar y enviar.
Verifica la Plantilla de mensaje y los Contactos, y haz clic en Enviar.
Para facturas existentes:
Ve a Ventas y selecciona Facturas.
Selecciona la factura.
Selecciona Mensaje de WhatsApp en el menú Enviar.
Haz clic en Enviar.
Enviar recordatorios por WhatsApp
Para enviar recordatorios, crea una plantilla para recordatorios de pago:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Una vez aprobada, activa el botón para Plantillas de WhatsApp para recordatorios de pago.
Para enviar recordatorios:
Ve a Facturas.
Selecciona la factura.
Haz clic en Recordatorios y selecciona Enviar mensaje de WhatsApp.
Selecciona la Plantilla de mensaje y haz clic en Enviar.
Para enviar en bloque:
Selecciona las facturas vencidas.
Haz clic en Recordatorios y selecciona Enviar mensaje de WhatsApp.
Selecciona la plantilla y haz clic en Enviar.
También puedes enviar recordatorios automáticos:
Ve a Configuración, Recordatorios y notificaciones, y selecciona Recordatorios.
Activa el botón en Recordatorios según fecha de vencimiento.
Cambia a la pestaña WhatsApp.
Activa la opción y selecciona la plantilla.
Haz clic en Guardar.
Nota: Los recordatorios automáticos se envían solo si el canal de comunicación WhatsApp está habilitado.
Enviar recibos de pago
Ve a Ventas y selecciona Pagos recibidos.
Haz clic en Nuevo y completa los detalles.
Selecciona el contacto en Compartir recibo de pago con.
Haz clic en Guardar.
Para recibos existentes:
Ve a Ventas y selecciona Pagos recibidos.
Selecciona el pago.
Haz clic en Enviar y selecciona Mensaje de WhatsApp.
Haz clic en Enviar.
Enviar notificaciones a clientes
Puedes enviar notificaciones de marketing, promociones, ofertas o estados de cuenta.
Ve a Ventas y selecciona Clientes.
Selecciona el cliente.
Haz clic en Enviar en Cuentas por cobrar y selecciona Mensaje de WhatsApp.
Haz clic en Enviar.
Para enviar solo el estado de cuenta:
Selecciona el cliente y cambia a la pestaña Estado de cuenta.
Haz clic en Compartir vía y selecciona WhatsApp.
Haz clic en Enviar.
Enviar notificaciones masivas por WhatsApp
Puedes enviar notificaciones a varios clientes a la vez.
Nota: Solo se enviarán a los contactos seleccionados en la transacción.
Para enviar notificaciones masivas:
Ve a Facturas.
Selecciona las facturas.
Haz clic en Enviar y selecciona Mensaje de WhatsApp.
Selecciona la plantilla y haz clic en Enviar.
No se enviarán si:
- Las transacciones están en borrador.
- El canal de comunicación WhatsApp no está habilitado.
Enviar notificaciones a proveedores
Requisito previo:
Asegúrate de crear plantillas para proveedores.
Para enviar notificaciones a proveedores:
Ve a Compras y selecciona Proveedores.
Selecciona el proveedor.
En Cuentas por pagar, haz clic en Enviar y selecciona Mensaje de WhatsApp.
Completa los detalles y haz clic en Enviar.
Para enviar estados de cuenta:
Selecciona el proveedor y cambia a la pestaña Estado de cuenta.
Haz clic en Compartir vía y selecciona WhatsApp.
Haz clic en Enviar.
Enviar notificaciones masivas a proveedores
Puedes enviar notificaciones masivas a proveedores:
Ve a Compras y selecciona Proveedores.
Selecciona los proveedores y haz clic en el icono WhatsApp.
Selecciona la plantilla y haz clic en Enviar.
Ver notificaciones enviadas por WhatsApp
Puedes ver las notificaciones enviadas en tres niveles:
A nivel de transacción
Haz clic en la transacción.
Haz clic en Comentarios e historial.
Haz clic en Mostrar detalles para ver nombre, teléfono y estado.
Haz clic en el nombre del cliente para ver la pantalla de chat.
A nivel de cliente y proveedor
Haz clic en el cliente o proveedor.
Ve a la pestaña Correos y mensajes.
Haz clic en el menú junto a Correos del sistema y selecciona Mensajes de WhatsApp.
A nivel de organización
Ve a Reportes.
Haz clic en Notificaciones de WhatsApp en Actividad.
También puedes hacer clic en Ver reporte en la configuración de WhatsApp.
Recibir notificaciones de mensajes entrantes de WhatsApp
Puedes recibir notificaciones en Zoho Books cuando tus clientes envían mensajes por WhatsApp:
Ve a Notificaciones (icono de campana).
Haz clic en el icono de engranaje.
Activa la opción de notificaciones de WhatsApp.
Las verás en la sección Notificaciones.
Gestionar permisos de usuario
Para que otros usuarios gestionen comunicaciones, configura los permisos:
Ve a Configuración.
Selecciona Roles en Usuarios y roles.
Haz clic en Nuevo rol o Editar.
En Contactos, haz clic en Más permisos junto a Clientes y Proveedores, y selecciona Comunicación.
Haz clic en Guardar.
Nota: Los usuarios podrán chatear usando la ventana común de WhatsApp Business.
Chatear con clientes y proveedores
Para chatear por WhatsApp en Zoho Books:
Ve a Ventas > Clientes o Compras > Proveedores.
Haz clic en el cliente o proveedor.
Haz clic en WhatsApp en la esquina superior derecha.
Haz clic en ‘+’ para iniciar un nuevo chat.
Selecciona el contacto.
Inicia el chat enviando una plantilla.
Envía respuestas y adjuntos cuando respondan.
Nota: Solo puedes enviar plantillas predefinidas hasta que respondan.
Consejo: Puedes agregar un adjunto (JPG, JPEG, PNG hasta 5MB, PDF hasta 10MB).
Al terminar la conversación, haz clic en Más y selecciona Finalizar sesión.
Nota: La sesión expira si no hay actividad por 24 horas. Debes reiniciar la conversación.
Tomar control de chats de clientes y proveedores
Solo un usuario puede chatear a la vez. Si necesitas tomar el control:
Consejo: Configura preferencias de comunicación en Roles.
Haz clic en Tomar control en la parte inferior del chat.
Nota: El cliente o proveedor no será notificado.
Ventana de chat común
Puedes chatear a nivel organización usando la ventana común:
Haz clic en el icono WhatsApp en la esquina superior derecha. Filtra por Comunicación con clientes o proveedores, y por Utilidad o Marketing.
Para agregar un número desconocido como contacto:
Abre el chat y haz clic en Agregar.
Selecciona si lo agregas como persona de contacto o cliente nuevo.
Completa los datos y haz clic en Guardar.
Nota: Solo puedes enviar mensajes personalizados a números desconocidos.
Otras acciones
Crear acciones de flujo de trabajo
Puedes crear acciones de flujo de trabajo para automatizar tareas y enviar alertas por WhatsApp.
Escenario: Patricia quiere notificar a sus clientes por WhatsApp cuando se modifica el total de la factura. Crea una acción de flujo de trabajo para enviar la alerta.
Para crear una acción:
Ve a Configuración, Automatización, y haz clic en Acciones de flujo de trabajo.
Haz clic en Alerta de WhatsApp y luego en + Nueva alerta de WhatsApp.
Completa los detalles y haz clic en Guardar.
Luego puedes agregarla a una regla de flujo de trabajo.
Marcar WhatsApp como inactivo
Para deshabilitar WhatsApp temporalmente:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Haz clic en Configurar y selecciona Marcar como inactivo.
Puedes habilitarlo nuevamente cuando lo desees.
Cambiar número predeterminado de WhatsApp
Para cambiar el número predeterminado:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Haz clic en el icono Eliminar en Número de WhatsApp Business predeterminado.
Haz clic en Eliminar.
Luego configura el nuevo número:
Haz clic en Establecer número predeterminado.
Selecciona el número y haz clic en Continuar.
Si no está verificado, haz clic en Verificar números y sigue el proceso.
Ingresa el OTP y haz clic en Verificar.
Haz clic en Atrás y selecciona el número.
Tu número predeterminado se actualizará.
Cambiar cuenta de WhatsApp Business
Puedes cambiar la cuenta de WhatsApp Business:
Ve a Configuración, Integraciones y Marketplace, y haz clic en WhatsApp.
Haz clic en Configurar y selecciona Cambiar cuenta.
Nota: Al cambiar la cuenta, no podrás usar el canal y las plantillas existentes. Debes eliminarlas antes.
Advertencia: Elimina las plantillas desde Zoho Books y no desde Meta para evitar problemas de sincronización.
En la ventana emergente, elimina las plantillas existentes:
- Programar eliminación automática para iniciar el proceso.
- Eliminar manualmente para eliminar ciertas plantillas.
Una vez completado, el estado será CONFIGURACIÓN PENDIENTE.
Haz clic en Configurar y selecciona Cambiar cuenta.
Elige Usar la cuenta existente o Crear una nueva cuenta.
Haz clic en Continuar.
La cuenta se cambiará.
Yes
No
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