Blueprints
Los Blueprints son la representación en línea de un proceso empresarial. En Zoho Books, puedes usar Blueprints para diseñar el flujo de un proceso utilizando estados y transiciones. Guían a tu equipo a través del flujo de trabajo, validan información esencial y automatizan los procesos empresariales gestionados mediante Módulos Personalizados. Entendamos esto mejor con un escenario.
Escenario: Zylker utiliza Zoho Books. Para llevar el control de los artículos solicitados por los empleados, Bailey, la Gerente de Compras de Zylker, usa la función de Módulos Personalizados para crear un módulo de Solicitudes de Compra. Para establecer un proceso de aprobación para las solicitudes, utiliza la función Blueprints en Módulos Personalizados y diseña un flujo de aprobación usando Estados y Transiciones. Ahora, cada vez que un usuario crea una solicitud de compra, la sección Blueprints se muestra en la página de detalles de la solicitud, y los usuarios con acceso para ejecutar las transiciones (propietarios de transición) pueden aprobar o rechazar las solicitudes haciendo clic en las transiciones correspondientes.
Nota:
- Esta función solo está disponible en ciertos planes de Zoho Books. Visita nuestra página de precios para ver si está disponible en tu plan.
- Esta función está en acceso temprano. Contacta a support@zohobooks.com para habilitarla en tu organización.
Términos que debes conocer
Antes de comenzar a crear un blueprint, revisa los siguientes términos y sus definiciones, ya que son clave para entender cómo funciona la función.
- Estado: Cada opción agregada al campo desplegable creado para el blueprint se llama Estado. Cada estado representa los distintos estatus por los que puede pasar un registro tras ingresar a un blueprint. Por ejemplo, en el escenario del módulo Solicitudes de Compra, las distintas etapas de aprobación (Enviar para aprobación, Aprobar y Rechazar) son los estados del blueprint usado en este documento de ayuda.
- Transición: Una Transición es el vínculo entre dos estados dentro de un proceso. Define las condiciones necesarias para que un registro pase de un estado a otro. Las transiciones guían a los usuarios solicitando que completen tareas específicas, como ingresar campos obligatorios, adjuntar documentos o agregar notas, asegurando que se realicen todas las acciones necesarias antes de avanzar al siguiente paso.
- Propietarios de Transición: Son los usuarios que pueden ver y ejecutar una transición específica entre etapas en un blueprint.
- Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA): Es el tiempo máximo que un blueprint puede permanecer en un estado particular. Usando un SLA, puedes configurar acciones inmediatas si el blueprint sigue en el estado actual después del periodo especificado. También puedes configurar acciones antes y después del SLA.
Crear un Blueprint
Crear un blueprint implica los siguientes procesos:
- Ingresar información básica
- Diseñar el flujo del proceso del Blueprint
- Configurar SLA para un Estado
- Crear una Transición
Ingresar información básica
Así puedes crear un blueprint:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Haz clic en + Nuevo Blueprint en la esquina superior derecha.
- Ingresa el Nombre del blueprint y una Descripción si lo deseas.
- Selecciona un Campo de Blueprint.
Nota: Solo puedes seleccionar campos de tipo desplegable para el Campo de Blueprint. Esto es porque, cuando un registro entra a un blueprint, solo las opciones del campo desplegable pueden usarse para activar la transición requerida.
- Elige si el blueprint debe ejecutarse según criterios en ¿Cuándo ejecutar el blueprint? Selecciona Cuando se cumplan los criterios especificados si debe ejecutarse según criterios, e ingresa los criterios. Selecciona Siempre si no.
- Haz clic en Guardar. Serás redirigido a otra página para diseñar el flujo del proceso usando estados y transiciones.
Diseñar el flujo del proceso del Blueprint
Una vez creado el blueprint, puedes usar las opciones desplegables para crear un diagrama de flujo que represente tu proceso empresarial. Así se hace:
- Arrastra y suelta los estados requeridos desde el panel de Estados Disponibles a la izquierda hacia el centro.
- Pasa el cursor sobre un estado, haz clic en un conector (los círculos alrededor del estado) y arrástralo hacia otro estado para conectarlos.
Consejo: Al conectar estados, asegúrate de no crear un bucle (una conexión cerrada).
- Luego, puedes configurar un SLA para cada estado y crear una transición entre dos estados.
Configurar SLA para un Estado
Para activar un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para un estado:
- Selecciona el estado al que deseas agregar un SLA.
- Haz clic en Editar en el panel que aparece.
- Marca Activar Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA).
- Ingresa el periodo máximo que el registro puede permanecer en el estado seleccionado y selecciona la frecuencia (horas, minutos o días).
- Selecciona el Tipo de Acción y el Nombre de la Acción.
- Haz clic en + Agregar nueva acción para agregar más acciones.
- Si deseas realizar acciones antes o después de que se active el SLA, haz clic en + Agregar antes de la escalación y + Agregar después de la escalación, respectivamente. Luego, selecciona el Tipo de Acción y el Nombre de la Acción.
- Haz clic en Guardar después de configurar el SLA.
Crear una Transición
- Haz clic en el icono + entre dos estados conectados. Aparecerá un panel a la derecha.
- Ingresa el Nombre de la Transición y una Descripción si lo deseas.
- Selecciona el Tipo de Transición.
- Haz clic en Guardar y continuar para ingresar los demás detalles. O haz clic en Guardar si deseas hacerlo después. Puedes ingresar los detalles haciendo clic en la transición y luego en Editar.
- Elige cómo deseas activar la transición en Activar Transición.
- Selecciona Manual si la transición debe activarse haciendo clic en el botón de transición desde la página de detalles del registro.
- Marca Usar transición en otros estados si deseas usar la misma transición en otros estados. Selecciona Todos los estados si debe usarse en todos. O haz clic en Estados seleccionados y selecciona los requeridos.
- Selecciona Usando API si la transición debe activarse vía API. La URL OAuth se mostrará después de guardar la transición.
Antes de la Transición
Define cuándo debe mostrarse la transición en la página de detalles del registro y a qué usuarios y roles.
- Si la transición debe mostrarse según ciertas condiciones, especifica los Criterios. Haz clic en + Agregar criterio para agregar más.
- Selecciona los Propietarios de la Transición. Son los usuarios que pueden ver la transición en la página de detalles del registro.
Nota: La transición se completará si cualquiera de los propietarios de transición hace clic en el botón de transición.
Durante la Transición
Proporciona los detalles requeridos para que ocurra la transición.
- Selecciona la entrada de transición. Son los datos obligatorios o acciones requeridas para ejecutar una transición entre dos estados.
| Entrada de Transición | Descripción |
|---|---|
| Sin entrada | El blueprint puede pasar al siguiente estado sin campos obligatorios ni información adicional. |
| Campos, listas de verificación y mensajes | - Campos: Agrega los campos que los propietarios de transición deben completar. Haz clic en + Agregar campo para agregar más. - Listas de verificación: Crea una lista para ayudar a los propietarios de transición a llevar el control de las tareas. Haz clic en + Agregar lista para agregar más tareas. - Mensajes: Agrega un mensaje para informar a los propietarios de transición lo que deben hacer. Haz clic en + Agregar mensaje para agregar más mensajes. |
Después de la Transición
Especifica qué acciones deben realizarse después de ejecutar la transición. Puedes configurar acciones inmediatas o basadas en tiempo.
- Selecciona el Tipo de Acción y el Nombre de la Acción.
- Haz clic en + Agregar nueva acción para agregar más acciones.
Haz clic en Guardar después de ingresar todos los detalles de la transición. Con esto, has agregado todos los detalles requeridos para el blueprint.
Haz clic en Publicar para usar el blueprint inmediatamente, o en Guardar como borrador si deseas publicarlo después.
Crear una Transición Secuencial
Una Transición Secuencial consiste en varias subtransiciones que deben ejecutarse una tras otra en el orden en que fueron creadas. Veamos un escenario.
Escenario: Zylker utiliza la función de Módulos Personalizados en Zoho Books para crear un módulo llamado Solicitudes de Compra, que rastrea los artículos solicitados por sus empleados. Una vez que un usuario crea una solicitud, debe ser aprobada por el líder del usuario, luego por el Gerente de Compras y finalmente por el Director de Compras (CPO). Para establecer este flujo de aprobación, Bailey, la CPO de Zylker, crea un blueprint para el proceso de aprobación. Configura una Transición Secuencial para los estados Enviar para aprobación y Aprobar, y crea una subtransición para cada aprobador, asegurando que la solicitud solo se apruebe cuando todos hayan aprobado.
El escenario anterior es similar a la función de Aprobación multinivel en Zoho Books, donde una transacción se aprueba solo cuando todos los aprobadores en la jerarquía la aprueban.
Para crear una transición secuencial:
- Completa los pasos mencionados en Diseñar el flujo del proceso del Blueprint y hasta el paso 2 en Crear una Transición.
- Elige Secuencial como Tipo de Transición.
- Haz clic en Guardar y continuar para ingresar detalles en las secciones Antes de la Transición y Después de la Transición, o en Guardar si lo harás después. Puedes ingresar los detalles haciendo clic en la transición y luego en Editar.
- Una vez creada la transición secuencial, haz clic en el icono + junto a ella para crear subtransiciones. Puedes crear hasta cinco subtransiciones por transición.
- Ingresa el Nombre de la Transición y la Descripción si lo deseas para cada subtransición.
- Haz clic en Guardar y continuar para ingresar detalles en las secciones Antes de la Transición y Durante la Transición, o en Guardar si lo harás después. Puedes ingresar los detalles haciendo clic en la transición y luego en Editar.
Una vez creadas las subtransiciones requeridas, el flujo del blueprint con la transición secuencial debería verse como la imagen siguiente.
Crear una Transición Paralela
Una Transición Paralela consiste en varias subtransiciones que se ejecutan simultáneamente. Veamos un escenario.
Escenario: Zylker utiliza la función de Módulos Personalizados en Zoho Books para crear un módulo llamado Solicitudes de Compra, que rastrea los artículos solicitados por sus empleados. Una vez que un usuario crea una solicitud, debe ser aprobada tanto por el Gerente de Compras como por el Gerente de Finanzas. Para establecer este flujo de aprobación, Brandon, el Gerente de Compras de Zylker, crea un blueprint para el proceso de aprobación. Configura una Transición Paralela para los estados Enviar para aprobación y Aprobar, y crea una subtransición para ambos gerentes, asegurando que la solicitud se envíe simultáneamente a ambos y se apruebe solo cuando ambos la aprueben.
Para crear una transición paralela:
- Completa los pasos mencionados en Diseñar el flujo del proceso del Blueprint y hasta el paso 2 en Crear una Transición.
- Elige Paralela como Tipo de Transición.
- Haz clic en Guardar y continuar para ingresar detalles en las secciones Antes de la Transición y Después de la Transición, o en Guardar si lo harás después. Puedes ingresar los detalles haciendo clic en la transición y luego en Editar.
- Una vez creada la transición paralela, haz clic en el icono + junto a ella para crear subtransiciones. Puedes crear hasta cinco subtransiciones por transición.
- Ingresa el Nombre de la Transición y la Descripción si lo deseas para cada subtransición.
- Haz clic en Guardar y continuar para ingresar detalles en las secciones Antes de la Transición y Durante la Transición, o en Guardar si lo harás después. Puedes ingresar los detalles haciendo clic en la transición y luego en Editar.
Una vez creadas las subtransiciones requeridas, el flujo del blueprint con la transición paralela debería verse como la imagen siguiente.
Publicar un Blueprint
Un blueprint debe publicarse para permitir que los registros ingresen en él. Si guardaste un blueprint como borrador, así puedes publicarlo:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Haz clic en el blueprint que deseas publicar.
- Haz clic en Publicar en la esquina superior derecha.
Ejecutar Blueprint
Requisito previo:
- Solo los blueprints publicados pueden ejecutarse. Aprende cómo publicar un blueprint.
- El botón de transición se mostrará en la página de detalles del registro solo cuando el usuario que creó el registro elija la opción que inicia el flujo del blueprint en el campo desplegable seleccionado como Campo de Blueprint. Por ejemplo, en el escenario del módulo Solicitudes de Compra, los botones de transición se mostrarán solo si el usuario selecciona la opción Enviar para aprobación en el campo Aprobación.
Así pueden los propietarios de transición activar una transición:
- Ve a Módulos Personalizados en la barra lateral izquierda y selecciona el módulo para el que creaste el blueprint.
- Selecciona el registro para el que deseas ejecutar el blueprint.
- Haz clic en la transición preferida para que el registro ingrese al blueprint.
Si el propietario del blueprint agregó configuraciones en la sección Durante la Transición, los propietarios de transición deben hacer lo siguiente según la configuración.
| Entrada de Transición | Descripción |
|---|---|
| Campos, listas de verificación y mensajes | Nota: La transición no se completará hasta que los propietarios de transición realicen las acciones especificadas por el propietario del blueprint para estas entradas. - Campos: Completa la información en los campos mostrados. - Listas de verificación: Marca las opciones para verificarlas. - Mensajes: Lee el mensaje compartido por el propietario del blueprint. |
Con esto, la transición se completará y el blueprint pasará al siguiente estado. Completa todas las transiciones para que el registro salga del blueprint y completes tu proceso empresarial.
Otras acciones para Blueprint
Estas son otras acciones que puedes realizar en un blueprint:
Editar un Blueprint
Así puedes editar un blueprint:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Pasa el cursor sobre el blueprint que deseas editar.
- Haz clic en el menú desplegable a la derecha y selecciona Editar.
- Para cambiar la información básica, haz clic en el icono Editar junto al nombre del blueprint en la esquina superior izquierda.
- Realiza los cambios necesarios y haz clic en Guardar como borrador o Publicar según prefieras.
Nota: No puedes actualizar ni eliminar una transición si el blueprint ha sido publicado. Crea un borrador y luego realiza la acción requerida.
Actualizar registros en bloque
Puedes actualizar registros en bloque para incluirlos o excluirlos de un blueprint. Antes de hacerlo, asegúrate de que cumplan los criterios del blueprint.
Así puedes actualizar registros en bloque para blueprints:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Pasa el cursor sobre el blueprint para el que deseas actualizar registros en bloque.
- Haz clic en el menú desplegable a la derecha y selecciona Actualizar registros en bloque.
- En el pop-up Especificar criterios:
- Selecciona la Acción de actualización en bloque. Puedes elegir Agregar registros al blueprint o Eliminar registros del blueprint.
- Elige si deseas Filtrar registros. Si haces clic en Sí, ingresa valores en los campos del módulo personalizado según los cuales se deben filtrar los registros. Haz clic en No si no deseas filtrar.
- Haz clic en Aplicar criterios y continuar. Serás redirigido a otra página.
- Selecciona los registros a actualizar marcando la casilla a la izquierda de cada registro.
- Si deseas actualizar los criterios de actualización en bloque, haz clic en Editar criterios en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Actualizar registros.
Eliminar un Blueprint
Para eliminar un blueprint:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Pasa el cursor sobre el blueprint que deseas eliminar.
- Haz clic en el menú desplegable a la derecha y selecciona Eliminar.
- Haz clic en Sí en el pop-up que aparece.
Otras acciones para Transiciones y Estados
Estas son otras acciones que puedes realizar en las transiciones de un blueprint:
Editar una Transición o Estado
Así puedes editar una transición o estado:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Pasa el cursor sobre el blueprint requerido, haz clic en el menú a la derecha y selecciona Editar.
- Para editar una transición, haz clic en la transición que deseas editar y luego en Editar en el panel que aparece.
- Para editar un estado, haz clic en el estado que deseas editar y luego en Editar en el panel que aparece.
- Las transiciones y estados no pueden editarse si el blueprint ha sido publicado. Crea una versión borrador y edita la transición en la versión borrador del blueprint.
- Realiza los cambios necesarios y haz clic en Guardar.
- Haz clic en Publicar para publicar la versión borrador. Los cambios en el borrador sobrescribirán la versión publicada existente, o haz clic en Guardar como borrador si deseas publicarla después.
Nota: Si creas un borrador de un blueprint publicado, debes publicar el borrador para que los cambios surtan efecto. Una vez publicado, la versión existente será reemplazada por el nuevo borrador.
Eliminar una Transición
Así puedes eliminar una transición:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Pasa el cursor sobre el blueprint requerido, haz clic en el menú a la derecha y selecciona Editar.
- Haz clic en la transición que deseas eliminar y luego en Eliminar en el panel que aparece.
- Haz clic en Eliminar nuevamente en el pop-up que aparece.
- Las transiciones y estados no pueden editarse si el blueprint ha sido publicado. Crea una versión borrador y edita la transición en la versión borrador del blueprint.
- Haz clic en Publicar para publicar la versión borrador. Los cambios en el borrador sobrescribirán la versión publicada existente, o haz clic en Guardar como borrador si deseas publicarla después.
Nota: Si creas un borrador de un blueprint publicado, debes publicar el borrador para que los cambios surtan efecto. Una vez publicado, la versión existente será reemplazada por el nuevo borrador.
Eliminar un Estado
Si no deseas usar un estado en el flujo del proceso de tu blueprint, puedes eliminarlo. El estado se agregará a la sección Agregar rápido a la izquierda.
Para eliminar un estado del flujo del proceso:
- Ve a Configuración en la esquina superior derecha de la página.
- Selecciona el módulo personalizado requerido en Módulos Personalizados.
- Ve a la pestaña Blueprints.
- Pasa el cursor sobre el blueprint requerido, haz clic en el menú a la derecha y selecciona Editar.
- Haz clic en el estado que deseas eliminar y luego en Eliminar en el panel que aparece.
- Haz clic en Eliminar nuevamente en el pop-up que aparece.
- Los estados no pueden editarse si el blueprint ha sido publicado. Crea una versión borrador y edita la transición en la versión borrador del blueprint. Haz clic en Publicar para publicar la versión borrador. Los cambios en el borrador sobrescribirán la versión publicada existente, o haz clic en Guardar como borrador si deseas publicarla después.
Nota: Si creas un borrador de un blueprint publicado, debes publicar el borrador para que los cambios surtan efecto. Una vez publicado, la versión existente será reemplazada por el nuevo borrador.
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