AI Características

Zoho Books viene con funciones de AI incorporadas que le ayudan a completar sus tareas de contabilidad diarias con mayor velocidad. Zia, el asistente de AI incorporado, entiende sus solicitudes y realiza las acciones deseadas, reduciendo el esfuerzo manual. Para usar estas características, habilítelas en función de los requisitos de su negocio, seleccione un proveedor y modelo de AI preferidos y configúrelos en consecuencia.

Para habilitar las AI características:

Ir a Settings.
Bajo Configuraciones de la organización, seleccione AI Integration en Organización.
Habilite el toggle junto a las características requeridas, seleccione el proveedor AI Provider y Model para la característica seleccionada.
Haga clic en Guardar.

Insight:

Proveedor de AI: Es el servicio que proporciona modelos de AI utilizados por el sistema.
Modelo: Es el sistema específico dentro de su proveedor de AI que procesa su solicitud y determina la calidad de las respuestas.

La función AI seleccionada se habilitará en su organización.

Ask Zia

Ask Zia es un asistente conversacional que te ayuda a completar tareas mediante la comprensión de tus solicitudes. Escribes lo que necesita, y Zia muestra la información requerida, o realiza la acción deseada en segundo plano, y le notifica una vez completada.

Puedes usar Ask Zia para:

Crear artículos y transacciones de ventas y compra.
Recuperar información útil de su organización.
Mostrar detalles clave de los informes de Business Overview.

Por ejemplo, puede solicitar Preguntar a Zia con los detalles que necesita para crear un elemento en Zoho Books. Ask Zia utiliza sus detalles y crea el elemento en segundo plano. Una vez completado, Zia te notifica en la ventana de chat. Si faltan los detalles requeridos, Zia te hace las preguntas. Basado en su respuesta, la creación del elemento estará completa.

Algunas de las consultas para Ask Zia pueden incluir:

Proporcionar la dirección de correo electrónico del cliente - P Boyle.
¿Cuántas facturas se retrasan esta semana?
¿Cuál es el estado de ganancias y pérdida de mi organización?
Crear un cliente Aaron Brown con correo electrónico
Lista de facturas que están atrasadas por 60 días.

Para usar Ask Zia en Zoho Books:

Haga clic en el icono Ask Zia en la barra lateral derecha.
En la ventana de chat Preguntar a Zia, escriba la consulta requerida.

La respuesta se generará instantáneamente, en función de su consulta.

Agente CoCreate

El agente de CoCreate le ayuda a crear transacciones de ventas como cotizaciones, órdenes de venta, facturas y notas de crédito utilizando indicaciones simples. En lugar de introducir detalles en cada campo manualmente, describe la transacción en inglés simple, y el agente la crea para usted.

La diferencia entre Ask Zia y CoCreate Agent es que Ask Zia crea la transacción en segundo plano y te notifica en la ventana de chat una vez que se completa. Mientras que, CoCreate Agent toma el control de toda la pantalla y crea la transacción frente a usted.

Mientras el agente crea una transacción, puede revisar todo el proceso. Si cree que se deben realizar cambios, haga clic en Tomar Control y rellene los detalles manualmente. Una vez que termine, haga clic en Reanudar Autollar en la parte superior de la página para continuar creando la transacción usando CoCreate.

Algunas de las indicaciones que puede proporcionar en CoCreate Agent pueden incluir:

Crear una factura para el cliente P Boyle con dos cargadores USB-C.
Crear una cita para Aaron con diez computadoras portátiles Dell.

Para usar esta característica:

Vaya a Ventas en la barra lateral izquierda y seleccione la transacción que desea crear.
Haga clic en + Nuevo en la esquina superior derecha.
En la página siguiente, haga clic en Agente CoCreate en la esquina superior derecha.
En el pop-up que aparece, ingrese el mensaje requerido y haga clic en Proceed.

En la página siguiente, se creará la transacción requerida.

Nota: También puede hacer clic en el icono CoCreate Agent en el panel Widgets para crear una transacción.

Visualizar, pronosticar y detectar anomalías en informes

Puede visualizar informes en su organización como gráficos en lugar de verlos en tablas simples. Elija un tipo de gráfico y configure qué datos deben mostrarse en los ejes X e Y. Haga clic en Ver previsiósn para predecir tendencias futuras en función de sus datos pasados. Haga clic en Ver anomalía para detectar patrones o errores inusuales en sus informes. Aprende más.

Generar contenido para plantillas de correo electrónico usando Zia

Puede usar Zia para redactar contenido de plantillas de correo electrónico y enviarlo a sus clientes y proveedores. Puede proporcionar indicaciones sencillas para describir cómo desea que sea la plantilla, y Zia genera una respuesta instantáneamente.

Una vez generado, revíselo para asegurarse de que el contenido coincida con los requisitos de su negocio. Si no coincide, puedes intentar generar diferentes respuestas. Además, puede ajustar el Tono y Contenido, si es necesario. Una vez completado, haga clic en Insertar. El contenido generado se insertará en la plantilla de correo electrónico. También puede editar o reescribir el contenido generado.

Para generar el contenido de la plantilla de correo electrónico en Zoho Books:

Ir a Settings.
Bajo Configuración de la organización, seleccione Notificaciones por correo electrónico en Personalización.
Seleccione la notificación requerida para generar el contenido de la plantilla de correo electrónico.
Haga clic en Mostrar contenido del correo electrónico debajo de la notificación respectiva.
Ingrese los detalles receptivos requeridos.
Haga clic en el icono de Generar con Zia en la parte superior del área de contenido de correo electrónico.
En el pop-up que aparece, ingrese su mensaje y haga clic en Generar contenido.

Se generará el contenido de la plantilla de correo electrónico. Una vez hecho, guarde los cambios.

Captura de datos usando campos impulsados por AI

Nota: Esta característica está actualmente disponible en Early Access. Por favor envíenos un correo electrónico a support@zohobooks.com para habilitarlo para su organización.

Puede crear campos con los tipos de datos de IA que interpretan automáticamente sus datos. Esto reduce el trabajo manual y captura información más significativa. Los tipos de datos de AI incluyen:

Extracción de palabras clave: Identifica las palabras más importantes en la descripción que proporciona para una transacción, y las genera. Esto te ayuda a categorizar las transacciones basadas en esas palabras clave.
- Por ejemplo, se puede utilizar para extraer los atributos principales de un elemento, como color, tamaño y más.
Análisis de sentimiento: Se utiliza para analizar la retroalimentación del cliente agregada a una transacción y detecta si el sentimiento es Positivo, Negativo o Neutro. Proporciona una visión rápida del tono emocional del cliente.
- Por ejemplo, si graba retroalimentación como El producto es de muy buena calidad, el sentimiento será positivo.
Imagen a texto: Extrae textos significativos y descripciones de una imagen que cargue una transacción. Convierte el contenido visual en un formato estructurado utilizando AI. Puede:
- Extraer textos y textos escritos a mano de imágenes utilizando OCR (Reconocimiento óptico de caracteres).
- Proporcionar una breve descripción de la imagen subida utilizando Detección de imágenes.
- Detectar objetos de una imagen utilizando la técnica de detección de objetos.

Cuando crea un campo utilizando cualquiera de los tipos de datos anteriores, debe proporcionar un campo de entrada y crearlo. El campo de entrada es necesario porque AI interpreta los datos en ese campo y genera la respuesta en el campo alimentado por IA en consecuencia. De esta manera, la información clave requerida para la transacción se mostrará en la página de detalles de la transacción cuando marque la transacción como Enviada.

Generar blueprints usando Zia

Puede usar Zia para generar automáticamente blueprints para los módulos personalizados que cree en Zoho Books. Puede proporcionar la información requerida, y Zia diseña el flujo de trabajo para usted. Para hacerlo:

Ir a Settings.
Navegue a la sección Configuración de módulos y seleccione el módulo personalizado requerido.
En la página siguiente, navegue a la pestaña Blueprints.
Haga clic en + Nuevo blueprint con Zia en la esquina superior derecha.
En el pop-up Blueprint nuevo, rellene los detalles requeridos.
Haga clic en Generar Blueprint.

Se generará el blueprint. Puede revisarlo, realizar los cambios necesarios, editar estados y transiciones y hacer clic en Publicar en la esquina superior derecha. A continuación, puede grabar datos en el módulo personalizado y gestionarlos utilizando el blueprint generado por Zia.

Categorizar los estados bancarios usando valores sugeridos por AI

Nota: Esta característica está actualmente disponible en Early Access. Por favor envíenos un correo electrónico a support@zohobooks.com para habilitarlo para su organización.

Cuando categoriza los estados bancarios (ya sea manualmente o mediante categorizar rápida), Zoho Books solicita valores para los siguientes campos:

Categoría
Cliente o proveedor asociado con la declaración
Cuenta asociada con la transacción

Zoho Books analiza tus categorizaciones pasadas y predice los valores más probables en función de tu comportamiento de transacción anterior. Esto reduce el esfuerzo manual y mejora la precisión en sus transacciones. También puede editar los valores sugeridos, si es necesario.

Ver información usando Zia Invoice Agent

Puede ver información de facturación en la parte superior de la página de lista de su factura. Esto ayuda a su empresa a monitorear, administrar y tomar acciones rápidas. Los insights incluyen:

Balance general de facturas debido y sobresaliente: Muestra una visión general consolidada de los montos totales de facturas atrasadas y pendientes para su organización.
- Para administrar, haga clic en Establecer recordatorio de pago y envíe recordatorios de pago a los respectivos clientes y personas de contacto.
Saldo atrasado de clientes con retrasos en el pago: Identifica a clientes que han pagado menos del 70% de sus cantidades de facturas en los últimos seis meses.
- Para abordar esto, haga clic en Enviar recordatorio de Pago para notificar a sus clientes y personas de contacto por correo electrónico.
Facturas que superan los días promedio de pago tardío: Lista las facturas que están retrasadas más allá de las fechas promedio de pago atrasado de su organización, según sus pagos históricos.
- Para administrar estas facturas, haga clic en Ver facturas y priorice los seguimientos.

Para ver los insights de facturación:

Ir a Ventas en la barra lateral izquierda y seleccione Facturas.
En la página de la lista, haga clic en el icono Zia en la esquina superior derecha para mostrar u ocultar los conocimientos.

Crear manos libres de transacciones usando Speech Assistant

Speech Assistant le permite interactuar con Zoho Books manos libres utilizando entradas de voz. En lugar de escribir, puede hablar en inglés para hacer preguntas, recuperar información y realizar las acciones requeridas. Esta característica funciona tanto con Ask Zia como CoCreate, lo que hace que sea más rápido y fácil administrar sus tareas empresariales.

Algunos comandos de voz de muestra incluyen:

¿Cuántas facturas están atrasadas?
Crear una factura para el cliente ABC Corp.
¿Cuál es la dirección de correo electrónico para el vendedor John Smith?
Lista de todos los borradores de facturas del mes pasado.
Crear un nuevo cliente llamado Patricia Boyle.

Para usar el asistente de voz:

Haga clic en el icono Ask Zia en el panel de widgets.

En la ventana de chat Preguntar a Zia, haga clic en el icono Mic en la barra de búsqueda.
Hable su solicitud claramente y haga clic en el icono Tick. Las palabras habladas aparecerán como texto en la barra de búsqueda.
Haga cualquier cambio si es necesario y haga clic en Enviar.

La respuesta se generará en consecuencia. Del mismo modo, también puede usarlo para crear transacciones usando CoCreate Agent.

Monitoree informes usando Zia Insights

Zia Insights es una función impulsada por AI que analiza los informes de tu negocio y genera información inteligente automáticamente. En lugar de revisar manualmente los datos, Zia examina sus informes financieros y destaca tendencias, patrones y proyecciones importantes que importan a su negocio. Esto le ayuda a entender lo que está sucediendo en su organización y tomar decisiones informadas.

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