Welche Rolle spielt Dokumentenmanagementsoftware beim Projektmanagement?
Beim Projektmanagement hilft Dokumentenmanagementsoftware beim Speichern, Nachverfolgen, Teilen und Verwalten von elektronischen Textdateien, PDF-Dateien, Bildern, Tabellen sowie Audio- und Videodateien. Diese Dokumente stehen allen Benutzern mit Projektzugriff zur Verfügung.
Warum benötigt man eine Managementsoftware für Projektdokumente?
Da das hybride Arbeitsmodell in den meisten Branchen an Bedeutung gewinnt, ist die Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu einer Notwendigkeit geworden. Ob sie nun hybrid oder remote arbeiten – Teams benötigen Zugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten. Eine zentrale Stelle für alle Dokumente ermöglicht schnellere Genehmigungen. Unternehmen mit unzähligen Prozessen und unterschiedlichen Abteilungen können durch das Kategorisieren von Dokumenten Verwirrung und mehrfache Benutzeraufrufe vermeiden. Bei jedem Aufrufen eines Dokuments wird ein Auditprotokoll erstellt, das später zu Überprüfungszwecken verwendet werden kann.
Das gemeinsame Kommentieren oder Überprüfen von Dokumenten schafft ein Gefühl der aktiven Zusammenarbeit innerhalb des Teams, und eine gute Managementsoftware für Projektdokumente ermöglicht das. Darüber hinaus können alle Änderungen sofort verfolgt und ausgeführt werden, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.
Wie Sie die passende Managementsoftware für Projektdokumente finden
Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen. Berücksichtigen Sie Ihre kurz- und langfristigen Ziele und erstellen Sie eine Liste aller Herausforderungen, bei denen die Software helfen soll. Holen Sie auch die Meinungen Ihrer Teams ein. Wenn Sie eine Auswahl an Softwaretools zusammengestellt haben, lassen Sie sich für jede einzelne eine Produktvorführung geben. Sie können auch Teammitglieder ein paar der Tools in der engeren Auswahl bewerten lassen. Betrachten Sie alle Vor- und Nachteile. Denken Sie daran, dass jeder Anbieter, den Sie wählen, ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten muss. Nehmen Sie sich also Zeit, bis Sie sicher sind und die Auswahl auf zwei oder drei Tools reduziert haben. Eine gute Dokumentenmanagementsoftware sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche, eine nahtlose Integration mit all Ihren bevorzugten Anwendungen, robuste Sicherheits- und Datenschutzprotokolle, angemessene Speicherfunktionen, anpassbare Benutzerberechtigungen und Funktionen für die Zusammenarbeit verfügen. Recherchieren Sie als Nächstes Ihren potenziellen Anbieter. Was haben Bewertungswebsites zu sagen? Wie lange ist der Anbieter schon im Geschäft? Welche Preise und Tarife bietet er an? Wenden Sie sich an das Supportteam des Unternehmens und bewerten Sie dessen Servicequalität und Produktkenntnisse.
Vorteile der Verwendung einer Dokumentenmanagementsoftware
Arbeiten Sie umweltfreundlicher
Verabschieden Sie sich von endlose Papierstapeln, Ordnern, die ganze Schränke füllen, den dazugehörigen Schlössern und den mit all diesen Faktoren verbundenen Kosten. Nachhaltigkeit ist hier ein ganz großes Plus. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente macht es für remote arbeitende Teams einfach, von Laptops und mobilen Geräten auf Projektdaten zuzugreifen.
Schützen Sie Ihre Dokumente
Ob Hagel, Feuer oder Sturm, mit einer eine Managementsoftware für Projektdokumente sind Ihre Dokumente sicher. Dank der Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen sind Ihre Dokumente geschützt und stets verfügbar, sodass Sie sich keine Gedanken mehr über den Verlust wichtiger Daten machen müssen.
Minimaler Suchaufwand
Sie können ganz einfach nach Dateien suchen und darauf zugreifen, indem Sie entweder ein Stichwort oder Tags eingeben, die mit den Dokumenten verknüpft sind. Das bedeutet, dass Sie Dokumente für beliebige Projekte und Aufgaben finden können, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand sie an Sie weiterleitet.
Bleiben Sie mit der aktuellsten Version immer auf dem Laufenden
Vermeiden Sie Verwirrung und unorganisierte Daten und bleiben Sie auf dem Laufenden und stets orientiert, indem Sie alle Änderungen, spontanen Aktualisierungen und Audit-Trails verfolgen.
Rundum-Sicherheit
Eine gute Managementsoftware für Projektdokumente bietet unverzichtbare Sicherheit, indem sie eine Aufzeichnung aller Dokumentaktivitäten bietet und die Benutzerberechtigungen für sensible Dokumente einschränkt.
Integration in alle Ihre Apps
Stellen Sie maximale Produktivität und reibungslose Workflows sicher, indem Sie Ihre Dokumentenmanagementsoftware in Ihre vorhandenen Apps integrieren.
Warum ist Zoho Projects die beste Dokumentenmanagementsoftware?
Von zentraler Speicherung und einfacher Suche bis hin zu kompromissloser Sicherheit – Zoho Projects erfüllt all das und vieles mehr.
Verwalten Sie Dateien an zentraler Stelle
Dokumente, Videoclips, Grafiken, Tabellen, Berichte – ein durchschnittliches Projekt umfasst Hunderte verschiedener Dateien, oft auf Dutzenden von verschiedenen Computern. Mit unserem Dokumentenmanagementsystem wird jede Datei zentral gespeichert und organisiert, damit alle Teammitglieder jederzeit auf dem neuesten Stand sind.
Teilen Sie Dateien von überall aus
Teilen Sie Dateien mit Ihrem Team von einer zentralen Stelle aus. Sie können Dateien auch mit Aufgaben oder Problemen verknüpfen und sie in hierarchischen Ordnern organisieren, die Ihre Struktur und Ihren Workflow abbilden. Genießen Sie die vollständige Kontrolle, sie war noch nie so einfach.
Verfolgen Sie Dateiversionen
Zoho Projects automatisiert wichtige Dokumentprozesse wie Änderungsnachverfolgung, Zugriffskontrolle sowie Such- und Abrufvorgänge. Alle Änderungen werden mit Notizen, Datum und Informationen zum Autor angezeigt. Auf diese Art und Weise arbeiten alle stets mit der neuesten und exakten Version jeder Datei.
Finden Sie Ihre Dateien auf einfache Weise
Mit der leistungsstarken Suche von Zoho Projects ist es ein Leichtes, Ihre Dokumente in Projekten zu finden. Suchen Sie anhand von Wörtern im Titel oder Inhalt nach Dateien und zeigen Sie die Ergebnisse sofort an.
Integration mit Zoho Workdrive
Mit der Zoho Workdrive-Integration können Benutzer Teamordner erstellen und organisieren, um effizienter mit anderen Teams zusammenarbeiten. Sie können den Mitgliedern der Teamordner auch verschiedene Rollen mit spezifischen Zugriffsberechtigungen zuweisen.