Automatisieren Sie Ihre Aufgabenprozesse mit Blueprints

Aufgabenprozesse können sehr komplex sein. Sie können mehrere Teams umfassen, in verschiedenen Phasen die Genehmigung von bestimmten Personen erfordern und benötigen möglicherweise Benachrichtigungen, die versendet werden müssen. All dies manuell zu tun, kann ziemlich mühsam sein und deshalb haben wir Blueprints entwickelt. Lehnen Sie sich einfach zurück und lassen Sie Zoho Projects die mühsame Arbeit übernehmen.

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Visualisieren und entwerfen Sie Workflows

Egal wie einfach oder komplex Ihre Aufgabenprozesse auch sind, gestalten Sie den Workflow einfach in unserem Blueprint-Editor mithilfe der Drag-and-Drop-Funktion. Legen Sie den Aufgabenstatus fest, identifizieren Sie die für jede Phase verantwortlichen Personen und stellen Sie sicher, dass der richtige Prozess stets befolgt wird.

Binden Sie die richtigen Personen ein

Bei den meisten Aufgaben sind Personen aus vielen verschiedenen Teams involviert. Daher ist es wichtig, rechtzeitig Benachrichtigungen zu versenden, wenn die Aufgabe von einem Status zum nächsten weitergeht. Wählen Sie aus, wer sich in einer bestimmten Phase um die einzelnen Aufgaben kümmert und geben Sie an, wer berechtigt ist, einen Übergang zu übernehmen.

Automatisieren Sie Ihre Aufgaben

Manchmal müssen bestimmte Felder aktualisiert werden oder es sollten E-Mail-Benachrichtigungen verwendet werden, wenn eine Aufgabe von einem Status zum nächsten wechselt. Automatisieren Sie diese Handlungen, um Zeit zu sparen: Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen oder erstellen Sie obligatorische Felder, die aktualisiert werden müssen, damit der Übergang voranschreitet.

Darum benötigen Sie Vorlagen

  • Tun Sie mehr von dem, was Sie gerne tun

    Erledigen Sie sinnvollere Aufgaben, indem Sie die notwendigen, aber banalen Aufgaben automatisieren. Routineaufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch und lassen oft weniger Zeit und Energie für kompliziertere, lohnende Arbeiten. Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen und Nachrichten, damit Sie Ihre Kreativität und Zeit optimal nutzen können.

  • Führen Sie den richtigen Prozess durch

    Manchmal haben Sie vielleicht die Hälfte des Projekts erledigt, wenn eine neue Person Teil des Teams wird. Das bedeutet, dass sie sich nicht nur in das Unternehmen einarbeiten oder die Arbeitsweise des Teams erlernen, sondern auch die Prozessabläufe verstehen müssen. Wenn Sie jedoch bereits Vorlagen erstellt haben, kann ganz einfach sichergestellt werden, dass jeder immer den richtigen Prozess befolgt.

  • Reduzieren Sie Projektverzögerungen

    Wenn ein Prozess mehrere Teams umfasst, kann es zu Verzögerungen kommen, wenn die Aufgabe voranschreitet. Dies könnte daran liegen, dass es im Zuge des Prozesses nicht viel Transparenz gibt oder dass ein Team nicht zeitnah über den Aufgabenfortschritt informiert wird. Reduzieren Sie solche Verzögerungen durch die Automatisierung Ihrer Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen.

  • Holen Sie die richtigen Genehmigungen ein

    Selbst wenn mehreren Personen ein Teil eines Prozesses zugewiesen werden kann, sollten Aufgaben, um Fehler zu vermeiden, erst dann in die nächste Phase übergehen, wenn sie von der richtigen Person genehmigt wurden. Richten Sie einen Übergangsverantwortlicher ein, damit nur der designierte Verantwortliche eine Aufgabe von einem Status zum nächsten schieben kann.

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