Verwenden von Tasks in Zoho Mail

Verwenden von Tasks in Zoho Mail

Die in das Postfach integrierte Anwendung Zoho Tasks ermöglicht die effiziente Überwachung und Verwaltung Ihrer Aufgaben. Die Aufgaben in dieser Anwendung können sowohl auf der persönlichen Ebene als auch für Gruppen verwendet werden. 

Hinzufügen von Aufgaben

Neue Aufgabe hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei zoho.com/mail an.
  2. Navigieren Sie zur Anwendung Zoho Tasks. 
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche New Task (Neue Aufgabe).
  4. Das Fenster "Add Task" (Aufgabe hinzufügen) wird geöffnet.
  5. Geben Sie die erforderlichen Aufgabendetails ein, und klicken Sie auf Save (Speichern).

Alternativ können Sie eine Aufgabe auch im Posteingangsfenster hinzufügen. Klicken Sie neben dem Symbol New Mail (Neue E-Mail) auf das Dropdown-Menü, wählen Sie in der Liste die Option New Task (Neue Aufgabe) aus, und geben Sie die Details ein. 

Aufgabe über das Menü "Smart Create" (Intelligente Erstellung) hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei zoho.com/mail an.
  2. Wählen Sie den Teil des Texts aus, den Sie als Aufgabe hinzufügen möchten.
  3. Das Menü "Smart Create" (Intelligente Erstellung) wird angezeigt.
  4. Klicken Sie auf das Symbol Create Task (Aufgabe erstellen).
  5. Der ausgewählte Teil wird als Aufgabenbeschreibung hinzugefügt.
  6. Geben Sie einen geeigneten Aufgabentitel an, und nehmen Sie nach Bedarf weitere Anpassungen vor.
  7. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Aufgabe im E-Mail-Ansichtsbereich hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei zoho.com/mail an.
  2. Klicken Sie in einer beliebigen E-Mail oben rechts im Fenster auf das Symbol More Actions (Weitere Aktionen).
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Add To (Hinzufügen zu) und dann Tasks (Aufgaben) aus.
  4. Der Betreff der E-Mail wird als Titel der Aufgabe hinzugefügt, und der Inhalt wird als Beschreibung hinzugefügt.
  5. Geben Sie die weiteren erforderlichen Informationen ein, und klicken Sie auf Save (Speichern).

Aufgabe im E-Mail-Listenbereich hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei zoho.com/mail an.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, die Sie als Aufgabe hinzufügen möchten.
  3. Wählen Sie in der Liste Create Task from (Aufgabe erstellen aus) aus.
  4. Der Betreff der E-Mail wird als Aufgabe hinzugefügt. 
  5. Der Inhalt der E-Mail wird als Beschreibung hinzugefügt.
  6. Geben Sie etwaige weitere Details ein, und klicken Sie auf Save (Speichern).

Die E-Mail, auf deren Basis die Aufgabe erstellt wurde, können Sie in Tasks mit der Option Open Linked email (Verknüpfte E-Mail öffnen) anzeigen.

Beim Erstellen von Gruppenaufgaben aus E-Mails können Sie auch die verknüpfte Unterhaltung mit der Gruppe teilen. Die Aufgabe kann auf der Streams-Seite der Gruppe angezeigt werden, und Sie können auch die verknüpfte E-Mail anzeigen, wenn die E-Mail geteilt wurde.

Neues Projekt erstellen

Projekte sind Unterkategorien, die unter den Aufgaben der einzelnen Gruppen erstellt werden können, sodass eine spezifische Aufgabe im Rahmen eines Projektes zugeteilt werden kann. 

Um ein neues Projekt unter einer Gruppe zu erstellen, der Sie angehören, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei zoho.com/mail an.
  2. Navigieren Sie in der linken Menüleiste zur Anwendung Tasks.
  3. Hier werden die Gruppen aufgelistet, denen Sie angehören. 
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, der Sie ein Projekt hinzufügen möchten.
  5. Wählen Sie in der Liste Create Project (Projekt erstellen) aus.
  6. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Projekt ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
  7. Das Projekt wird unter der betreffenden Gruppe erstellt.

Die einer Gruppe hinzugefügten Projekte können angezeigt werden, indem Sie das Dreieck links neben dem Gruppennamen erweitern. Um eine Aufgabe einem bestimmten Projekt zuzuordnen, wählen Sie im Fenster "Add Task" (Aufgabe hinzufügen) den Projektnamen aus. 

Zusammenarbeit in Tasks

In Zoho Mail können Sie über eine bestimmte Aufgabe diskutieren, indem Sie sie kommentieren, Stellungnahmen von Mitgliedern der Gruppe einholen und die Arbeit fortsetzen.

Sie können auch Mitglieder kennzeichnen, die nicht Teil der Gruppe sind, oder Mitglieder einladen, um die gruppenübergreifende Kommunikation zwischen den Mitgliedern zu erleichtern. 

Hinzufügen von Eingeladenen:

  1. Klicken Sie auf das Symbol +, um Eingeladene anzuzeigen/hinzuzufügen.
  2. Das Fenster mit den Eingeladenen wird angezeigt.
  3. Geben Sie den Namen eines Mitglied des Unternehmens ein, und wählen Sie die entsprechende Option aus der Liste aus.
  4. Das eingegebene Mitglied des Unternehmens wird der Liste der Eingeladenen hinzugefügt.

Die unter einer bestimmten Gruppe hinzugefügten Aufgaben werden direkt mit der entsprechenden Streams-Gruppe synchronisiert, wenn Streams für die Gruppe aktiviert ist. Der Fortschritt der Aufgabe kann hier auch diskutiert werden. Bei allen Gruppenaufgaben können Sie in den Kommentaren auf den Anzeigenamen klicken, um die Kontaktkarte anzuzeigen. Sie können die Aufgabe, die vom betreffenden Mitglied erstellt bzw. diesem zugewiesen wurde, anzeigen, indem Sie die Optionen View Tasks by this member (Aufgaben von diesem Mitglied anzeigen) bzw. View tasks assigned to this member (Diesem Mitglied zugewiesene Aufgaben) auswählen.

​​Aufgabenansichten

Zoho Tasks bietet sechs verschiedene Ansichten, die es erleichtern, die Aufgaben unter relevanten Kategorien anzuzeigen und rechtzeitig zu planen.

  • Created By Me (Von mir erstellt) 
  • Today's Tasks (Heutige Aufgaben)
  • Delayed Tasks (Verspätete Aufgaben) 
  • Upcoming Tasks (Bevorstehende Aufgaben) 
  • This Week's Tasks (Aufgaben der Woche) 
  • This Month's Tasks (Aufgaben des Monats) 

Kennzeichnen von Aufgaben mit Tags

Tags verbessern die Organisation und erleichtern die Identifizierung zu einem späteren Zeitpunkt. Mit Zoho Mail können Sie mindestens ein Tag für jede Aufgabe erstellen und hinzufügen. Jedes Tag kann auch einer bestimmten Farbe zugeordnet werden. 

Kennzeichnen von Aufgaben mit Tags:

  1. Klicken Sie auf die Aufgabe, der Sie ein Tag hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie oben rechts im Fenster auf das Symbol Tag.
  3. Wählen Sie das Tag, das Sie hinzufügen möchten.
  4. Das ausgewählte Tag wird der Aufgabe hinzugefügt.
  5. Falls Sie ein neues Tag hinzufügen möchten, geben Sie den Namen ein, den Sie vergeben möchten, und klicken Sie auf "Create" (Erstellen).
  6. Das neue Tag wird erstellt und der Aufgabe hinzugefügt. 

Wenn Tags Gruppenaufgaben hinzugefügt werden, sind diese Tags ausschließlich für das Mitglied verfügbar, das die Aufgabe hinzufügt. Die anderen Mitglieder der Gruppe können die Tags nicht sehen.

Aufgabenprioritäten

Die Priorisierung der Aufgaben hinsichtlich der Dringlichkeit der Situation ist wichtig. In Zoho Tasks können Sie jeder Aufgabe eine Priorität zuweisen, die als ständige Erinnerung daran dient, welche Aufgaben die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. 

Zuweisen einer Priorität:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche New task (Neue Aufgabe).
  2. Nach Eingabe der Details der Aufgabe bewegen Sie den Mauszeiger oben rechts über das Fenster "Add task" (Aufgabe hinzufügen). 
  3. Klicken Sie auf das Symbol Priority (Priorität).
  4. Wählen Sie in der Liste eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität aus.
  5. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Um die Priorität einer bereits bestehenden Aufgabe zu ändern oder zuzuweisen, klicken Sie auf die betreffende Aufgabe, bewegen Sie den Mauszeiger über der rechten Seite des Aufgabenvorschaufensters, klicken Sie auf das Prioritätssymbol, und wählen Sie in der Liste eine Option aus.

Filtern nach

Aufgaben lassen sich in allen Gruppen auf Grundlage von mehreren Parametern filtern. Wenn Sie auf das Symbol Filter By (Filtern nach) klicken, werden die Parameter "Assignee" (Zuständiger), "Status", "Priority" (Priorität), "Tag" und "Delayed Tasks" (Verspätete Aufgaben) angezeigt. Sie können die relevanten Parameter auswählen, und die Aufgaben, die der jeweiligen Kategorie angehören, werden aufgelistet.

Aufgaben sortieren

Aufgaben können in allen Ansichten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge nach dem Fälligkeitsdatum sortiert werden.

 Klicken Sie im oberen Menü auf das Symbol Sort By (Sortieren nach), wählen Sie die Option Due Date (Fälligkeitsdatum) und die Option Ascending (Aufsteigend)  oder Descending (Absteigend) aus der Liste aus.

Aufgaben drucken

In der Tasks App können Sie eine beliebige Aufgabenliste Ihres Zoho Mail-Kontos drucken. Öffnen Sie die entsprechende Aufgabenliste, und klicken Sie auf das Symbol Print (Drucken). Bestimmte Aufgaben können mit demselben Symbol gedruckt werden. Wählen Sie die zu druckenden Aufgaben aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben der jeweiligen Aufgabe aktivieren, und klicken Sie auf das Symbol Print (Drucken)

Mit dieser Option können auch Aufgabenlisten gedruckt werden, die je nach Status oder Priorität der Aufgaben gefiltert werden.

Aufgaben kopieren 

Aufgaben können in Zoho Mail wie folgt kopiert werden: 

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail >> Tasks an, und öffnen Sie die Aufgabe, die Sie in Ihre Streams-Gruppe kopieren möchten.
  2. Klicken Sie auf das Symbol , und wählen Sie Copy Task (Aufgabe kopieren).
  3. Wählen Sie im Popup-Fenster in den jeweiligen Abschnitten Gruppe und Projekt aus, in die/das die Aufgabe kopiert werden soll, und klicken Sie auf Save (Speichern).

Sie können die Aufgabe auch in eine andere Streams-Gruppe verschieben, indem Sie im Menü "More Options" (Weitere Optionen) die Option Move Task (Aufgabe verschieben) auswählen.


Hinweis: Sie können die Kommentare der ursprünglichen Aufgabe ausschließen, indem Sie das Kontrollkästchen "Include comments" (Kommentare einbeziehen) deaktivieren, während Sie eine Aufgabe kopieren oder verschieben.

Aufgaben importieren und exportieren 

Aufgaben importieren 

Die Aufgabendatei, die Sie importieren möchten, muss im CSV-Format vorliegen.

Um Aufgaben in Zoho Tasks zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie oben links auf der Seite auf das Symbol .
  2. Wählen Sie in der Liste die Option Import (Importieren) aus.
  3. Navigieren Sie zur CSV-Datei, die alle Ihre Aufgaben enthält, und wählen Sie sie aus.
  4. Der Import wird abhängig von der Größe der Datei geplant und abgeschlossen. 
  5. Nach Abschluss des Importvorgangs wird eine E-Mail-Benachrichtigung an Ihren Posteingang gesendet.
  6. Daran erkennen Sie, dass die Aufgaben in Tasks importiert wurden.

Aufgaben exportieren

  1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Aufgaben, die Sie exportieren möchten.
  2. Klicken Sie oben links im Bildschirm auf das Symbol
  3. Wählen Sie Export (Exportieren)
    .
  4. Der Export für die ausgewählten Aufgaben wird jetzt geplant. 
  5. Nach Abschluss des Exportvorgangs wird eine E-Mail-Benachrichtigung an Ihren Posteingang gesendet.
  6. Die E-Mail enthält auch einen Link, über den Sie die exportierten Aufgaben herunterladen können.
  7. Die Datei wird im CSV-Format exportiert.

Hinweis:

Sie können Notizen nur für Zoho-Konten hinzufügen. Sie können Notizen nicht mit E-Mails in externen POP-Konten oder freigegebenen Ordnern verknüpfen.

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Schreib uns: support@zohomail.com