Zoho Mail-Benutzerhandbuch

 Was ist eine Aufgabe?

Eine Aufgabe ist eine Reihe von Aktionen, die einer Person oder einer Gruppe zugewiesen werden. Mit einer Aufgabe wird eine Arbeit, ein Auftrag oder ein Problem ausgeführt bzw. gelöst. Aufgaben können auf einer Gruppenebene oder einer persönlichen Ebene verwendet werden. Dabei lassen sich Aufgaben in 2 Kategorien einteilen:

  1. Persönliche Aufgaben
  2. Gruppenaufgaben

 Erstellen einer Aufgabe

  1. Klicken Sie auf "Add Task" (Aufgabe hinzufügen), um eine neue Aufgabe zu erstellen.
  2. Fügen Sie einen Titel hinzu, und legen Sie ein Start- und Fälligkeitsdatum fest.
  3. Legen Sie Status und Priorität fest.

 Erstellen einer Aufgabe auf Grundlage von Fälligkeitsdatum und -zeit

In Zoho Tasks können Sie eintägige Aufgaben hinzufügen, bei denen Sie zeitbasierte Aufgaben erstellen können. Sie können eintägige Aufgaben wie Ihre Geschäftstermine, Meetings, Telefonkonferenzen, Produktdemonstrationen usw. erstellen. Sie können auch Erinnerungen per Popup und E-Mail festlegen, um auf bevorstehende Aufgaben hinzuweisen.

So erstellen Sie eine eintägige Aufgabe:

  • Klicken Sie auf "Add Task" (Aufgabe hinzufügen), um eine Aufgabe zu erstellen.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und legen Sie Start- und Endzeit fest.
  • Legen Sie je nach Bedarf Status, Priorität, Kategorie und Erinnerung fest.

Hinweis:

  • Eine zeitbasierte Aufgabe ist eine eintägige Aufgabe. Daher sind Start- und Fälligkeitsdatum identisch.

 Einrichten einer Erinnerung für eine Aufgabe

Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, und lassen Sie sich während der Arbeit rechtzeitig daran erinnern. In Zoho Tasks können Sie eine Erinnerung für jede Aufgabe festlegen, die Sie erstellen. Diese sehr nützliche und benutzerfreundliche Erinnerungsfunktion ist ideal für Unternehmen. 

 Erinnerung per Popup und E-Mail:

Erstellen Sie eine Erinnerung, und lassen Sie sich durch eine Popup-Nachricht oder E-Mail benachrichtigen, kurz bevor die Aufgabe fällig wird.

 Aufgaben kennzeichnen

Mithilfe von Tags, einer weiteren nützlichen Funktion in Zoho Tasks, können Sie Ihre Aufgabenliste leichter nach Kategorien sortieren. Zoho Tasks unterstützt verschiedene benutzerdefinierte Tags. Beispielsweise könnte die Aufgabe "Meeting mit Manager" in die Kategorie "Meetings" und die Kategorie "To-do-Liste" passen.

 Hinzufügen neuer Tags und Kennzeichnen von Aufgaben

  • Um ein neues Tag hinzuzufügen, klicken Sie neben den Tags auf "+". Sonderzeichen wie / \ | * ? , : ; " > < % & # sind nicht zulässig. Sie können ein neues Tag auch unter "Tags" (im oberen Menüband) hinzufügen.

  • Wählen Sie zum Kennzeichnen von Aufgaben eine Aufgabe aus (durch Aktivierung des Kontrollkästchens), und weisen Sie der Aufgabe ein Tag aus der Tag-Liste zu, die sich im oberen Menüband befindet. Sie können Tags auch direkt hinzufügen/entfernen/zuweisen, indem Sie auf ein Tag-Symbol klicken, das sich in der Tag-Liste befindet.

  • Sie können einer Aufgabe mehrere Tags zuweisen und umgekehrt. Wählen Sie dazu eine Aufgabe aus, und weisen Sie die Tags nacheinander zu.
  • Um mehreren Aufgaben ein gemeinsames Tag zuzuweisen, wählen Sie mehrere Aufgaben aus und weisen allen Aufgaben das Tag gleichzeitig zu.

  • Sie können auch die Details einer Aufgabe anzeigen, z. B. Titel der Aufgabe, zuständige Person, Tag-Name, Status und Prozentsatz. Bewegen Sie dazu einfach den Mauszeiger über den Tooltip der Aufgabe.

 Drag-&-Drop

Zoho Tasks wurde erweitert, um das Kennzeichnen von Aufgaben mit Tags per Drag-&-Drop zu ermöglichen. Das ist viel einfacher und schneller als andere Methoden. Bewegen Sie die Aufgabe einfach per Drag-&-Drop in die Tag-Liste auf ein Tag, um die Aufgabe mit dem betreffenden Tag zu versehen. Sie können auch mehrere Aufgaben gleichzeitig auswählen und sie per Drag-&-Drop auf ein Tag bewegen.

Hinweis:

  • Für Unteraufgaben oder Aufgaben, die Ihnen von einem anderen Benutzer zugewiesen wurden, ist die Drag-&-Drop-Funktion nicht verfügbar.

 Farbcodierung von Tags

Versehen Sie Ihre Tags mit Farbcodes, um ihnen jeweils eine eigene Farbe zuzuweisen und sie so von den übrigen Tags unterscheiden zu können. Anhand der Farbcodierung lassen sich Tags viel leichter auf einen Blick finden, da Sie nicht einzeln nach jedem Tag suchen müssen. Nachstehend erfahren Sie, wie Sie Tags Farbcodes zuweisen können.

  • Klicken Sie auf das Quadrat eines Tags.
  • Wählen Sie eine Farbe aus der Farbpalette aus.

 Gruppen-Tags

Gruppen-Tags funktionieren ähnlich wie persönliche Tags. Sie können einer Gruppenaufgabe ein Tag zuweisen. Sie können einer Aufgabe auch mehrere Tags zuweisen. Es gibt jedoch auch ein paar Unterschiede zu persönlichen Tags.

  • Ein Gruppenmitglied kann einer Aufgabe ein Tag zuweisen. Das Gruppenmitglied kann das betreffende Tag jedoch weder bearbeiten noch löschen.
  • Nur der Administrator/Moderator der Gruppe ist berechtigt, das Tag zu löschen oder zu bearbeiten.

 Umbenennen und Löschen von Tags

  • Sie können ein Tag umbenennen oder löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Tag klicken und die entsprechende Option auswählen. Durch Löschen eines Tags wird das Tag auch aus der Aufgabe gelöscht, der das Tag zugewiesen war.

 Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind sich wiederholende Aufgaben, die regelmäßig anfallen. In einem Unternehmen fallen die unterschiedlichsten Aufgaben immer wieder wöchentlich/monatlich/jährlich an. In diesem Fall ist es besser, eine Option zur Hand zu haben, mit der Sie automatisch an die jeweilige Aufgabe erinnert werden.

Mit der Option für wiederkehrende Aufgaben in Zoho Tasks wird dieselbe Aufgabe automatisch erneut generiert, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist. Die Aufgabe wird dabei zum selben Zeitpunkt wiederholt, der für die erste Aufgabendurchführung festgelegt wurde. Nachstehend wird ein typisches Szenario beschrieben, in dem die Funktion für wiederkehrende Aufgaben eingesetzt werden kann:

In einem Unternehmen muss die Buchhaltungsabteilung die Gehälter der Mitarbeiter am letzten Arbeitstag jedes Monats aktualisieren. Eine Aufgabe ist für den 31. August festgelegt; das ist ein Montag. Der Titel der Aufgabe lautet "Gehaltsaktualisierung". Wählen Sie "Advanced" (Erweitert), und wiederholen Sie die Aufgabe "Monthly" (Monatlich) am "Last" (Letzten) Werktag eines jeden Monats. Nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist, wird eine Wiederholungsaufgabe für den 30. September generiert, dem letzten Werktag des nächsten Monats. Dies wiederholt sich für die nachfolgenden Monate.

 Zuweisen von Aufgaben

Sie können Aufgaben allen Benutzern in Ihrem Unternehmen zuweisen. Um eine Aufgabe einem anderen Benutzer zuzuweisen, klicken Sie auf das Symbol "+", wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie auf "OK". Nur der Aufgabeneigentümer kann die Aufgabe bearbeiten oder löschen.

 Integration von Aufgaben mit CRM und Projects:

Auf jeden Fall wird dies eine Add-on-Option für Benutzer der Zoho Mail Suite. Benutzer können ihre CRM- und Projects-Aufgaben einfach direkt in Zoho Mail Suite Tasks hinzufügen, ohne sich bei einer bestimmten Anwendung anmelden zu müssen.

 Kategorisierung von Aufgaben:

Benutzer können verschiedene Kategorien erstellen und sortieren. Dies stellt eine Hilfe für Benutzer dar, wenn sie Aufgaben erstellen und in Kategorien einordnen.

 Aufgabenstatus

Bewerten Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben anhand verschiedener Aufgabenstatus. In Zoho Business können Sie die folgenden Statusarten definieren:

  1. "Needs Action" (Aktion erforderlich): Idealerweise werden die noch nicht begonnenen Aufgaben unter dem Status "Needs Action" (Aktion erforderlich) geführt.
  2. "In Process" (In Bearbeitung): Aufgaben, die begonnen wurden und für die kontinuierlich Aktionen durchgeführt werden, befinden sich "In Process" (In Bearbeitung). Diese Aufgaben sind aktiv und werden aktuell bearbeitet.
  3. "Completed" (Abgeschlossen): Erfolgreich abgeschlossene Aufgaben werden unter dem Status "Completed" (Abgeschlossen) geführt.
  4. "Cancelled" (Abgebrochen): Wenn sich der Zuständige dazu entschließt, eine Aufgabe abzubrechen, wird die Aufgabe unter dem Status "Cancelled" (Abgebrochen) geführt.

Der Teilnehmer kann den Status der Aufgabe in "Cancelled" (Abgebrochen) ändern, wenn er dies wünscht.

 Aufgabenpriorität

In Tasks gibt es 5 Arten von Prioritäten. Sie lauten "Highest" (Am höchsten), "High" (Hoch), "Medium" (Mittel), "Lowest" (Am niedrigsten) und "Low" (Niedrig). Die Standardpriorität ist "Medium" (Mittel). Die Priorität kann festgelegt werden, wenn eine Aufgabe erstellt oder bearbeitet wird. Mit der Aufgabenpriorität wird festgelegt, wie wichtig die Aufgabe ist.

Nachstehend sind die fünf verschiedenen Arten von Prioritäten und die vier Statusarten aufgeführt.

 Aufgabenansichten:

Tasks bietet Benutzern fünf verschiedene Arten von Ansichten. Dabei handelt es sich um:

  1. Today's Tasks (Heutige Aufgaben)
  2. Delayed Tasks (Verspätete Aufgaben)
  3. Upcoming Tasks (Bevorstehende Aufgaben)
  4. This Week's Tasks (Aufgaben der Woche)
  5. This Month's Tasks (Aufgaben des Monats)

Aufgaben können nach ihrem Aufgabenstatus angezeigt werden. Wenn Sie also auf "All" (Alle), "Pending" (Ausstehend), "Completed" (Abgeschlossen) und "Cancelled" (Abgebrochen) klicken, werden die entsprechenden Aufgaben im Aufgabenbereich angezeigt. In jeder Ansicht werden die Aufgaben mit den Einstellungen der aktuellen Ansicht zusammen mit den vollständigen Aufgabendetails angezeigt.
Sie können Aufgaben auch nach dem Aufgabenstatus anzeigen. Wenn Sie also auf "All" (Alle), "Pending" (Ausstehend), "Completed" (Abgeschlossen) und "Cancelled" (Abgebrochen) klicken, werden die entsprechenden Aufgaben im Aufgabenbereich angezeigt. In jeder Ansicht werden die Aufgaben mit den Einstellungen der aktuellen Ansicht zusammen mit den vollständigen Aufgabendetails angezeigt.

 Generieren von Aufgaben

Für alle erstellten Aufgaben werden Berichte generiert. Ein Bericht basiert:

  1. Anfangs- und Enddatum
  2. Status der Aufgabe: "Needs Action" (Aktion erforderlich), "In Process" (In Bearbeitung), "Completed" (Abgeschlossen), "Cancelled" (Abgebrochen)
  3. Priorität der Aufgabe: "Highest" (Am höchsten), "High" (Hoch), "Medium" (Mittel), "Low" (Niedrig), "Lowest" (Am niedrigsten)
  4. Kategorie der Aufgabe.

Für alle erstellten Aufgaben werden Berichte generiert. Ein Bericht basiert:

 Kommentare

Um einer Aufgabe einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie in der Aufgabenliste einfach auf das Kommentarsymbol.

 Hinzufügen von Unteraufgaben:

Um einer bestehenden Aufgabe eine Unteraufgabe hinzuzufügen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Aufgabenliste, und klicken Sie auf das Symbol zum Hinzufügen von Unteraufgaben, wie es in der nachstehenden Abbildung gezeigt wird. Dies ist eine zusätzliche Option, mit der Benutzer mehrere Unteraufgaben hinzufügen können, ohne jedes Mal eine neue Aufgabe erstellen zu müssen.

 Import und Export:

Sie können Ihre umfangreiche Aufgabenliste mühelos aus einer anderen Anwendung, die Sie derzeit verwenden, in Zoho Tasks importieren.

So importieren Sie Aufgaben:

  • Speichern Sie Ihre Aufgabendatei im ICS- oder CSV-Format. Das Codierungsformat der exportierten Datei muss UTF-8 lauten.
  • CSV-Dateien müssen eine ordnungsgemäß formatierte Kopfzeile aufweisen. Die Kopfzeile muss mindestens einen Betreff oder Titel enthalten, damit Aufgaben in Zoho importiert werden können.
  • Klicken Sie auf "Browse" (Durchsuchen), und öffnen Sie die ICS- oder CSV-Datei.
  • Klicken Sie auf "OK".
  • Um zur Hauptseite zurückzukehren, klicken Sie auf der Tasks-Seite oben rechts auf "Back to Home" (Zurück zur Startseite).

So exportieren Sie Aufgaben:

Sie können Aufgaben auch aus Zoho Tasks exportieren.

  • Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Export" (Exportieren).
  • Wählen Sie das Format aus [.ICS oder .CSV]
  • Speichern Sie die Datei.

 Schnelles Hinzufügen:

Nutzen Sie zum schnellen Registrieren einer Aufgabe die Option "Quick Add" (Schnelles Hinzufügen), und die Aufgabe wird Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt. Später können Sie die Aufgabe dann wunschgemäß ändern.

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Schreib uns: support@zohomail.com