Aufgaben – Zoho Mail

Aufgaben

Zoho Mail-Aufgaben helfen Ihnen, Ihre To-do-Listen optimal abzuarbeiten. Mit ihnen können Sie sowohl individuelle Aufgaben als auch Gruppenaufgaben erstellen und nachverfolgen. 

 Individuelle Aufgaben

Individuelle Aufgaben sind Aufgaben, die von einem Einzelnen auszuführen sind. Individuelle Aufgaben können Sie unter "My Tasks" (Meine Aufgaben) erstellen und nachverfolgen. Wenn Sie Aufgaben erstellen, können Sie Fälligkeitstermine, Erinnerungen und Prioritäten für die Aufgaben festlegen.

 

Sie können eine Aufgabe als abgeschlossen markieren oder eine abgeschlossene Aufgabe direkt aus der Listenansicht wieder öffnen, indem Sie auf das Symbol "Change Task Status"(Aufgabenstatus ändern) klicken. Über die Listenansicht können Sie einer Aufgabe auch Teilaufgaben hinzufügen. 

 

 Gruppenaufgaben

Wenn Sie Aufgaben unter Gruppen erstellen, können alle Mitglieder der Gruppe darauf zugreifen. Sie können die Aufgabe einem beliebigen Mitglied der Gruppe zuweisen. Gruppenaufgaben können auch einem beliebigen Mitglied des Unternehmens zugewiesen werden, das nicht der Gruppe angehört.

Sie können unter einem Projekt mehrere Aufgaben sowie unter jeder Hauptaufgabe mehrere Teilaufgaben erstellen. Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie ein Projekt auswählen oder direkt über die Ansicht "Add Task" (Aufgabe hinzufügen) ein neues Projekt erstellen. Projekte sind nur für Gruppenaufgaben verfügbar. 

Zwar können alle Mitglieder einer Gruppe Aufgaben kommentieren und mit "Gefällt mir" bewerten, aber Benutzer mit verschiedenen Rollen innerhalb der Gruppe erhalten verschiedene Stufen von Berechtigungen zum Bearbeiten von Gruppenaufgaben. Die nachstehende Tabelle zeigt dies in der Übersicht.

 Übergeordnete Aufgabe bearbeiten*Teilaufgabe bearbeiten*
GruppenadministratorJaJa
AufgabeneigentümerJaJa
Zuständige Person für übergeordnete AufgabeJaJa
Zuständige Person für TeilaufgabeNeinJa
GruppenmitgliedNeinNein
Mitglied des Unternehmens (Zuständige Person für übergeordnete Aufgabe)NeinNein

*Berechtigungen zum Bearbeiten von übergeordneten Aufgaben und Teilaufgaben, inklusive Bearbeitung von Beschreibung, Titel, Fälligkeitsdatum, Priorität und wiederkehrenden Optionen für die Aufgabe.

Berechtigungen zum Hinzufügen von Eingeladenen zu einer Aufgabe hängen davon ab, ob Refuse Invitees (Eingeladene ablehnen) für die betreffende Aufgabe ausgewählt wurde.

Beim Erstellen von Gruppenaufgaben können Sie die Aufgaben unter Projekten gruppieren. Das macht es einfacher, alle zusammengehörigen Aufgaben nachzuverfolgen. Dadurch erhält die gesamte Gruppe einen transparenten Überblick über Projektaufgaben, ausstehende Elemente, Fortschritt und das endgültige Ziel. Dadurch wird auch gewährleistet, dass die Interessen des gesamten Teams in eine einzige Richtung gelenkt werden, mit klaren Zielvorgaben und optimierter Aufgabentransparenz für alle Mitglieder der Gruppe. 

Gruppenaufgaben können durch Auswahl der entsprechenden Optionen im Menü "More Options" (Weitere Optionen) in eine andere Streams-Gruppe kopiert oder verschoben werden. Wenn Sie eine Aufgabe kopieren oder verschieben, können Sie die Kommentare der ursprünglichen Aufgabe ausschließen, indem Sie das Kontrollkästchen "Include Comments" (Kommentare einbeziehen) deaktivieren.

Wiederkehrende Aufgaben

Bestimmte Aufgaben sind keine einmaligen Aufgaben, sondern wiederholen sich mit einer bestimmten Häufigkeit. Diese Aufgaben werden als wiederkehrende Aufgaben bezeichnet. In Zoho Mail können Sie wiederkehrende Aufgaben für Vorgänge wie das Erstellen von Berichten, das Bezahlen von Rechnungen, das Einrichten von Zeitnachweisen usw. erstellen. Klicken Sie auf das Symbol Recurring (Wiederkehrend), um das Wiederholungsmuster für die Aufgabe festzulegen.

Sie können zwischen einer täglichen, wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Wiederholung wählen. Darüber hinaus gibt es weitere Optionen, mit denen Sie das Wiederholungsmuster, die Wiederholungszeit usw. festlegen können.

 Unteraufgaben

Eine große Aufgabe lässt sich oft in mehrere Teilaufgaben aufteilen. Gruppenaufgaben beinhalten oft Beiträge verschiedener Mitglieder des Teams, wobei sich die einzelnen Mitglieder jeweils um verschiedene Teilaufgaben kümmern. 

  

Aufgaben-Spickzettel

Zoho Tasks bietet einige vordefinierte Funktionen, die die Verwaltung von Aufgaben erleichtern. Sie können eine E-Mail im angegebenen Format an sich selbst senden, um Aufgaben in Ihrem Postfach hinzuzufügen und zu verwalten.

Der Betreff Ihrer E-Mail wird als Titel (Task Title) und die ersten 50 Zeichen des Inhalts werden als Beschreibung (Task Description hinzugefügt.

E-Mail anBeispielDetails der Aufgabenerstellung
<benutzername>+task@domainname.comrebecca+task@zylker.comErstellt eine einfach Aufgabe für die eigene Person
<benutzername>+task+1Sep2016@domainname.comrebecca+task+1Sep2016@zylker.comErstellt eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum am 1. Sep 2016
<benutzername>+task+1Sep@domainname.comrebecca+task+1Sep@zylker.comErstellt eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum am 1. Sep 2016, wenn das Datum nicht bereits abgelaufen ist; ansonsten wird das Fälligkeitsdatum auf den 1. September 2017 festgelegt.

<gruppen-id>+task@domainname.com

cc: member@domainname.com

marketing+task@zylker.com

cc: paula@zylker.com

Erstellt eine Gruppenaufgabe, die einem unter cc hinzugefügten Mitglied zugewiesen wird

<gruppen-id>+task+1Sep2016@domainname.com

cc: member @domainname.com

marketing+task+1Sep2016@zylker.com

cc: paula@zylker.com

Erstellt einer Gruppenaufgabe, die am 1. September 2016 fällig wird und einem unter cc hinzugefügten Mitglied zugewiesen wird

Falls Sie Benutzer eines privaten Kontos sind, geben Sie "zoho" statt des Domänennamens an.

Aufgaben, die Sie per E-Mail an sich selbst senden, werden Ihnen selbst zugewiesen, während diejenigen, die an die E-Mail-Adresse der Gruppe gesendet werden, als Gruppenaufgaben hinzugefügt werden. Sie können Tasks in Ihrem Postfach öffnen und die Aufgaben wunschgemäß bearbeiten.

Hinweis:

Diese praktischen Funktionen sind nur verfügbar, wenn die E-Mail über eine Domäne gesendet wird, die mit Zoho Mail gehostet wird.

Zoho Projects-Integration

Die Integration von Zoho Projects mit Zoho Mail ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Ihre Project-Portale und die jeweiligen Aufgaben aus der Tasks App. Dabei können Sie eine neue Aufgabe direkt in Zoho Projects erstellen oder eine E-Mail über Ihren E-Mail-Posteingang als Aufgabe/Fehler im gewünschten Project-Portal hinzufügen. Hier finden Sie weitere Einzelheiten zur Zoho Projects-Integration.

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Schreib uns: support@zohomail.com