Funktionsweise von E-Mails – Ein Überblick

Funktionsweise von E-Mails

Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, ist hinter den Kulissen eine Menge Arbeit erforderlich, bevor die E-Mail den Empfänger erreicht. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über den Vorgang: 

  1. Sie verfassen und senden E-Mails von Ihrem E-Mail-Client aus. 
  2. Der E-Mail-Client stellt eine Verbindung zum ausgehenden SMTP-Server her und übergibt die E-Mail im MIME-Format.
  3. Der ausgehende SMTP-Server validiert die Absenderangaben, verarbeitet die Nachricht zum Senden und fügt sie der Warteschlange für ausgehende Nachrichten hinzu. 
  4. Der SMTP-Server sucht auf Grundlage der Informationen zur Domäne in der Empfängeradresse den DNS-Server der Domäne und ruft die Empfängerserverinformationen (MX-Einträge/A-Einträge falls keine MX-Einträge gefunden werden) der Empfängerdomäne ab. 
  5. Dann stellt der SMTP-Server eine Verbindung zum E-Mail-Server des Empfängers her und versendet die E-Mail über das SMTP-Protokoll.
  6. Der Empfängerserver wiederum validiert das Empfängerkonto und stellt die E-Mail an das E-Mail-Konto des Benutzers zu. 
  7. Der Benutzer zeigt die eingegangene E-Mail in seinem E-Mail-Client an. 

Abgewiesene E-Mails/Nicht zustellbare Nachrichten (554.x.x-Fehler/5xx-Fehler):

Wenn eine E-Mail vom Client versendet wird, kann sie aus einem der folgenden Gründe als nicht zustellbar zurückgeschickt werden. Dabei handelt es sich um dauerhafte Fehler. Daher werden die E-Mails nicht von den SMTP-Servern abgerufen.

Ungültige Domäne: 

Wenn Sie eine E-Mail an eine ungültige Domäne senden, kann der SMTP-Server keine DNS-Informationen für die jeweilige Domäne abrufen. In diesem Fall wird die E-Mail vom SMTP-Server selbst als unzustellbar zurückgeschickt.  

Beispiel: Sie senden eine E-Mail an abc@ihredomane.com anstelle von abc@ihredomaene.com. Da in diesem Fall keine gültige Domäne ihredomane.com verfügbar ist, schlägt die DNS-Suche fehl, und die Domäne gilt als ungültige Domäne. 

Lösung: Überprüfen Sie die korrekte Schreibweise des von Ihnen eingegebenen Domänennamens. 

Keine MX-Einträge gefunden:

Wenn Sie eine E-Mail an eine gültige Domäne senden, aber keine MX-Einträge bzw. gültigen A-Einträge für die Domäne (nichts wird von den DNS-Servern zurückgegeben) vorhanden sind, wird die E-Mail vom SMTP-Server selbst als unzustellbar zurückgeschickt. 

Lösung: Erkundigen Sie sich beim Empfänger oder dem Empfängeradministrator, ob es sich um ein bekanntes Problem handelt. Überprüfen Sie, ob eine alternative E-Mail-Adresse verfügbar ist, und senden Sie die E-Mail im Notfall an diese Adresse. Dies ist ein Problem der Empfängerdomäne, das nur durch den Administrator des Empfängers behoben werden kann.

Ungültige Empfänger/Benutzer unbekannt:

Solche Fehler können auftreten, wenn Sie eine E-Mail senden, aber die E-Mail-Adresse falsch eingeben oder eine E-Mail an einen Mitarbeiter senden, der das Unternehmen verlassen hat. 

Beispiel: Sie senden eine E-Mail an abb@ihredomaene.com anstelle von abc@ihredomaene.com. Die E-Mail wird an die MX-Einträge von ihredomaene.com zugestellt. Es gibt jedoch kein gültiges Konto wie abb@ihredomaene.com auf dem Server, sodass der Empfängerserver die E-Mail als unzustellbar abweist. 

Lösung: In einigen Fällen hilft es, die E-Mail-Adresse auf Tippfehler zu überprüfen. 

Verletzung von E-Mail-Richtlinien:

Der Empfänger-E-Mail-Server kann Einschränkungen oder E-Mail-Richtlinien für eingehende E-Mails haben. Wenn die von Ihnen gesendete E-Mail gegen diese Richtlinien verstößt, wird Ihre E-Mail möglicherweise vom Empfängerserver abgelehnt. 

Beispiel: Sie senden eine E-Mail mit einer MOV-Datei im Anhang an abc@ihredomaene.com. Wenn für den Empfängerserver die E-Mail-Richtlinie festgelegt ist, dass MOV-Dateien nicht akzeptiert werden, kann der Empfängerserver die E-Mail aufgrund dieser Richtlinie ablehnen. 

Andere Gründe:

Abgesehen von den oben genannten häufigen Gründen können die Empfänger-E-Mail-Server E-Mails aufgrund verschiedener Gründe und Fehler ablehnen oder zurückweisen. Meistens enthält die zurückgesendete E-Mail den Grund, warum die E-Mail abgelehnt wurde. 

Temporäre E-Mail-Fehler/Wiederholungsfehler (451.x.x-Fehler/4xx-Fehler):

Wenn sich ein SMTP-Server mit dem Empfänger-E-Mail-Server verbindet, gibt der Empfängerserver manchmal temporäre Fehler zurück. In diesem Fall wird die E-Mail in die Wiederholungs-Warteschlange gestellt. Außerdem versucht der SMTP-Server dann in voreingestellten Intervallen erneut, die E-Mail an den Empfängerserver zu senden.  Meistens werden die E-Mails beim erneuten Versuch zugestellt. Wenn die E-Mail nach der voreingestellten Anzahl von Wiederholungsversuchen vom Empfängerserver nicht akzeptiert wird, wird die E-Mail als permanenter Fehler an den Absender zurückgeschickt.

Server beschäftigt:

Wenn der Empfängerserver beschäftigt ist, wird die E-Mail in die Wiederholungs-Warteschlange gestellt und nach einiger Zeit ein neuer Versuch gestartet. 

Graue Liste:

Manche Empfängerserver setzen die ersten E-Mails, die sie von einer bestimmten Domäne empfangen, auf eine graue Liste, indem sie temporäre Fehler melden. In den meisten Fällen werden diese E-Mails bei späteren Wiederholungsversuchen zugestellt. 

Zu viele E-Mails/E-Mail-Richtlinien:

Einige Server setzen E-Mails auf eine graue Liste, wenn sie einen plötzlichen Anstieg der Anzahl an E-Mails feststellen, die von einer bestimmten Domäne oder einer bestimmten IP-Adresse empfangen werden. Diese vorübergehende Ablehnung beruht auf der E-Mail-Richtlinie des Empfängerservers. 

Andere Gründe:

Einige Empfängerserver geben 4xx-Fehler aus, wenn das Postfach des Empfängers voll ist, die Anti-Spam-Einstellungen der Domäne bzw. des Servers dies vorschreiben usw. Im Falle von Zoho Mail werden nicht gefundene MX-Einträge als temporäre Fehler behandelt, und die E-Mail wird in die Wiederholungs-Warteschlange gestellt. 

 

 

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