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Was sind E-Mails

E-Mails sind elektronische Nachrichten, die zuverlässigste und gesetzeskonformste Kommunikationsmethode, welche elektronische Geräte und Datenübertragung verwendet, um Nachrichten über verschiedene Computernetzwerke an einen Empfänger oder eine Gruppe von Empfängern im Internet zu senden.

Vorteile von E-Mails

• E-Mails sind universell, da alle E-Mail-Server den RFC-Regeln entsprechen müssen, die von der IETF (Internet Engineering Task Force) vordefiniert wurden.
• Sie können E-Mails an Einzelempfänger oder an eine Gruppe von Personen senden und dabei verschiedene E-Mail-Dienste in einem einzigen Vorgang nutzen.
• E-Mails können gesendet werden, um Personen zu benachrichtigen oder zu erinnern.
• E-Mails sind ein asynchroner Kommunikationsmodus und die Empfänger können zu einem späteren Zeitpunkt antworten.
• Die Cc-/Bcc-Optionen in E-Mails sind nützlich, um Personen auf dem Laufenden zu halten, selbst wenn die tatsächlichen Empfänger andere Personen sind.
• Mit den jederzeit und überall verfügbaren Optionen und universellen Anwendungen stellen E-Mails immer noch den vertrauenswürdigsten Kommunikationsmodus für die unternehmensinterne Kommunikation dar.
• E-Mails sind hinsichtlich Kosten, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit die effektivste Kommunikationsmethode.

Funktionsweise von E-Mails

Wenn Sie eine E-Mail an Ihre Freunde oder Kontakte senden, wird sie fast augenblicklich an die Empfänger gesendet. Es gibt jedoch eine Reihe von Prozessen, die vom Zeitpunkt des Sendens der E-Mail bis zur Zustellung der E-Mail an den Posteingang des Empfängers im Hintergrund ablaufen. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über den Vorgang:

1. Sie melden sich bei Ihrem E-Mail-Konto an (Webmail, Mobilgerät oder Desktop-Client).
2. Sie öffnen das Fenster zum Erstellen, geben den Betreff an, geben den E-Mail-Inhalt ein, wählen den Empfänger aus und entwerfen die E-Mail.
3. Sie klicken auf "Send" und schicken die E-Mail ab. Nun beginnt der Backend-Prozess.
4. Der E-Mail-Client (Webmail/Mobilgerät/Desktop-Client) stellt eine Verbindung zum ausgehenden SMTP-Server auf Basis des von Ihnen verwendeten E-Mail-Kontos her.
5. Der E-Mail-Client übergibt die E-Mail im MIME-Format an den ausgehenden SMTP-Server.
6. Der ausgehende SMTP-Server validiert die Absender-Daten und verarbeitet die Nachricht zum Senden.
7. Außerdem werden die Größe des Anhangs und ob die E-Mail der Richtlinie für ausgehende E-Mails für das jeweilige Konto entspricht geprüft.
8. Nach Abschluss der gesamten Validierung wird die Nachricht in die Ausgangswarteschlange gesetzt.
9. Der SMTP-Server sucht die DNS-Einträge der Domäne und ruft die MX-Einträge der Empfängerserver ab (A-Einträge, falls kein MX-Eintrag gefunden wird).
10. Dann stellt der SMTP-Server eine Verbindung zum E-Mail-Server-MTA des Empfängers her und versendet die E-Mail über das SMTP-Protokoll.
11. Der Empfängerserver führt nun verschiedene Überprüfungen für die E-Mail durch, darunter Spam- und Virenprüfungen und akzeptiert die E-Mail basierend auf den Anti-Spam- und Anti-Virus-Richtlinien.
12. Anschließend überprüft der Empfängerserver das Empfängerkonto und sendet die E-Mail basierend auf den für das Konto festgelegten Richtlinien für eingehende E-Mails an das E-Mail-Konto des Benutzers.
13. Der Benutzer zeigt die eingegangene E-Mail in seinem E-Mail-Client an.

    

Abgewiesene E-Mails/Nicht zustellbare Nachrichten (554.x.x-Fehler/5xx-Fehler):

Wenn eine E-Mail vom Client versendet wird, kann sie aus einem der folgenden Gründe als nicht zustellbar zurückgeschickt werden. Dabei handelt es sich um dauerhafte Fehler. Daher werden die E-Mails nicht von den SMTP-Servern abgerufen.

Ungültige Domäne:

Wenn Sie eine E-Mail an eine ungültige Domäne senden, kann der SMTP-Server keine DNS-Informationen für die jeweilige Domäne abrufen. In diesem Fall wird die E-Mail vom SMTP-Server selbst als unzustellbar zurückgeschickt.

Beispiel: Sie senden eine E-Mail an abc@ihredomane.com anstelle von abc@ihredomaene.com. Da in diesem Fall keine gültige Domäne ihredomane.com verfügbar ist, schlägt die DNS-Suche fehl und die Domäne gilt als ungültige Domäne.

Lösung: Überprüfen Sie die korrekte Schreibweise des von Ihnen eingegebenen Domänennamens.

Keine MX-Einträge gefunden:

Wenn Sie eine E-Mail an eine gültige Domäne senden, aber keine MX-Einträge bzw. gültigen A-Einträge für die Domäne (nichts wird von den DNS-Servern zurückgegeben) vorhanden sind, wird die E-Mail vom SMTP-Server selbst als unzustellbar zurückgeschickt.

Lösung: Erkundigen Sie sich beim Empfänger oder dem Empfängeradministrator, ob es sich um ein bekanntes Problem handelt. Überprüfen Sie, ob eine alternative E-Mail-Adresse verfügbar ist, und senden Sie die E-Mail im Notfall an diese Adresse. Dies ist ein Problem der Empfängerdomäne, das nur durch den Administrator des Empfängers behoben werden kann.

Ungültige Empfänger/Benutzer unbekannt

Solche Fehler können auftreten, wenn Sie eine E-Mail senden, aber die E-Mail-Adresse falsch eingeben oder eine E-Mail an einen Mitarbeiter senden, der das Unternehmen verlassen hat.

Beispiel: Sie senden eine E-Mail an abb@ihredomaene.com anstelle von abc@ihredomaene.com. Die E-Mail wird an die MX-Einträge von ihredomaene.com zugestellt. Es gibt jedoch kein gültiges Konto wie abb@ihredomaene.com auf dem Server, sodass der Empfängerserver die E-Mail als unzustellbar abweist.

Lösung: In einigen Fällen hilft es, die E-Mail-Adresse auf Tippfehler zu überprüfen.

Verletzung von E-Mail-Richtlinien:

Der Empfänger-E-Mail-Server kann Einschränkungen oder E-Mail-Richtlinien für eingehende E-Mails haben. Wenn die von Ihnen gesendete E-Mail gegen diese Richtlinien verstößt, wird Ihre E-Mail möglicherweise vom Empfängerserver abgelehnt.

Beispiel: Sie senden eine E-Mail mit einer MOV-Datei im Anhang an abc@ihredomaene.com. Wenn für den Empfängerserver die E-Mail-Richtlinie festgelegt ist, dass MOV-Dateien nicht akzeptiert werden, kann der Empfängerserver die E-Mail aufgrund dieser Richtlinie ablehnen.

Andere Gründe:

Abgesehen von den oben genannten häufigen Gründen können die Empfänger-E-Mail-Server E-Mails aufgrund verschiedener Gründe und Fehler ablehnen oder zurückweisen. Meistens enthält die zurückgesendete E-Mail den Grund, warum die E-Mail abgelehnt wurde.

Temporäre E-Mail-Fehler/Wiederholungsfehler (451.x.x-Fehler/4xx-Fehler):

Wenn sich ein SMTP-Server mit dem Empfänger-E-Mail-Server verbindet, gibt der Empfängerserver manchmal temporäre Fehler zurück. In diesem Fall wird die E-Mail in die Wiederholungs-Warteschlange gestellt. Außerdem versucht der SMTP-Server dann in voreingestellten Intervallen erneut, die E-Mail an den Empfängerserver zu senden. Meistens werden die E-Mails beim erneuten Versuch zugestellt. Wenn die E-Mail nach der voreingestellten Anzahl von Wiederholungsversuchen vom Empfängerserver nicht akzeptiert wird, wird die E-Mail als permanenter Fehler an den Absender zurückgeschickt.

Server beschäftigt:

Wenn der Empfängerserver beschäftigt ist, wird die E-Mail in die Wiederholungs-Warteschlange gestellt und nach einiger Zeit ein neuer Versuch gestartet.

Graue Liste:

Manche Empfängerserver setzen die ersten E-Mails, die sie von einer bestimmten Domäne empfangen, auf eine graue Liste, indem sie temporäre Fehler melden. In den meisten Fällen werden diese E-Mails bei späteren Wiederholungsversuchen zugestellt.

Zu viele E-Mails/E-Mail-Richtlinien:

Einige Server setzen E-Mails auf eine graue Liste, wenn sie einen plötzlichen Anstieg der Anzahl an E-Mails feststellen, die von einer bestimmten Domäne oder einer bestimmten IP-Adresse empfangen werden. Diese vorübergehende Ablehnung beruht auf der E-Mail-Richtlinie des Empfängerservers.

Andere Gründe:

Einige Empfängerserver geben 4xx-Fehler aus, wenn das Postfach des Empfängers voll ist, die Anti-Spam-Einstellungen der Domäne bzw. des Servers dies vorschreiben usw. Im Falle von Zoho Mail werden nicht gefundene MX-Einträge als temporäre Fehler behandelt und die E-Mail wird in die Wiederholungs-Warteschlange gestellt.