E-Mail-Freigabe

E-Mail-Freigabe

Mit der E-Mail-Freigabe können Sie Diskussionen rund um E-Mails ganz einfach mit Kommentaren verwalten, ohne dass viele Weiterleitungen und Antworten erforderlich sind. So können Sie die Informationen problemlos per E-Mail an Ihre Kollegen weitergeben und ihre Meinung/ihr Feedback/ihren Rat einholen.

E-Mail-Freigabe

Die E-Mail-Freigabe erleichtert die Zusammenarbeit rund um E-Mails mit Teammitgliedern und Kollegen.

Häufig erhalten wir E-Mails von einem Kunden oder anderen Geschäftskontakten, die an eine Gruppe von Personen im selben Team oder in derselben Organisation gesendet, erörtert und diskutiert werden müssen, bevor eine konkrete Antwort an diese Person gesendet werden kann. Solche E-Mails werden endlos weitergeleitet und beantwortet, was den ursprünglichen Kontext der E-Mail zunichte macht. Manchmal führt dies zu unnötigen Verzögerungen von Tagen, Wochen und sogar Jahren. Außerdem entsteht eine Menge Verwirrung, da wir möglicherweise wichtige Informationen verpassen, die jemand in einer der E-Mails mitgeteilt hat.

Die E-Mail-Freigabe stellt sicher, dass der Kontext der Diskussion immer auf die E-Mail ausgerichtet ist. Die Mitarbeiter geben ihr Feedback über Kommentare weiter, was eine kontextbezogene Klarheit bezüglich der Antwort ermöglicht und dafür sorgt, dass es keine unerwünschten Verzögerungen oder Unsicherheiten bei der Antwort gibt.

 So funktioniert die E-Mail-Freigabe

Jede E-Mail, die Sie erhalten oder senden, kann an alle Personen in der Organisation weitergegeben werden. Sie müssen die entsprechenden Personen in der E-Mail @erwähnen, anstatt sie an sie weiterzuleiten. Sie können sie für einzelne Benutzer oder sogar für eine Gruppe mit aktivierten Streams freigeben. Die Benutzer oder Mitglieder der Gruppe erhalten eine Benachrichtigung, dass die E-Mail freigegeben wurde. Sie können die E-Mail-Unterhaltung anzeigen und ihr Feedback als Kommentar hinzufügen.

  • Wenn Sie eine E-Mail für andere freigeben, wird die gesamte Unterhaltung mit den ausgewählten Benutzern geteilt.
  • Selbst wenn Sie Inhalte in der Suchansicht freigeben und die E-Mails als einzelne E-Mails aufgeführt sind, wird für die ausgewählten Benutzer die gesamte Unterhaltung freigegeben.
  • Der ursprüngliche Absender der E-Mail oder die anderen Empfänger werden nicht über Ihren Kommentar oder die freigegebene E-Mail benachrichtigt, es sei denn, sie werden bei den Kommentaren berücksichtigt. 
  • Wenn Sie eine E-Mail an einen anderen Nutzer freigeben, kann dieser aus Sicherheitsgründen keine neue Person einladen, die E-Mail zu lesen.
  • Sie können auf den Link View all shares klicken, um die Liste der Mitglieder anzuzeigen, die der freigegebenen E-Mail und der entsprechenden Diskussion angehören.

Vorteile der E-Mail-Freigabe:

  • Der ursprüngliche E-Mail-Inhalt kann nicht manipuliert oder geändert werden.
  • Die E-Mail-Threads sind präziser, da durch Weiterleitungen entstandene unerwünschte Junk-Threads vermieden werden.
  • Dasselbe Gespräch kann mit einer neuen Person geteilt werden, ohne dass mehrere E-Mails weitergeleitet werden müssen.
  • Selbst eine neue Person, die zum Thread eingeladen wurde, kann die Diskussion und den Informationsfluss leicht verstehen.

Gäste zulassen/ablehnen

Beim Freigeben der E-Mail werden standardmäßig alle Personen, mit denen Sie die E-Mail teilen, die Berechtigung zum Hinzufügen von Gästen erhalten. Sie können Mitgliedern das Hinzufügen von Gästen zu dieser E-Mail auch verweigern.

Bevor Sie die E-Mail für Ihre Organisationsmitglieder freigeben, klicken Sie in diesem Fall auf das Symbol Disallow members from adding invitees.

Sie können Ihre Einstellung auch noch nach Freigabe der E-Mail in Allow members to add invitees ändern, falls Sie Ihre Meinung nachträglich ändern. 

 

 – Dieses Symbol zeigt an, dass niemand Gäste hinzufügen darf, außer der Person, die die E-Mail freigegeben hat.

 – Dieses Symbol zeigt an, dass Gäste von allen Personen hinzugefügt werden können, mit denen die E-Mail geteilt wurde.

 Streams und E-Mail-Freigabe

Streams wurde hauptsächlich für die Zusammenarbeit mit einem Team von Benutzern konzipiert, die Status, Notizen, Aufgaben und Kommentare verwenden. Die E-Mail-Freigabe ist eine der einzigartigen Funktionen von Streams, die Benutzern die Zusammenarbeit rund um E-Mails erleichtert.
Wenn Sie eine E-Mail teilen, erhalten die entsprechenden Mitglieder eine Benachrichtigung bezüglich der Freigabe. Die E-Mail kann von der Seite "Streams" gelesen und von den Benutzern kommentiert werden.

 

Die E-Mails, die Sie mit anderen Gruppen oder Benutzergruppen teilen, können in der Registerkarte "Home" unter My Posts angezeigt werden.

 Freigabe mit neuer E-Mail in Unterhaltungen aktualisieren

Wenn Sie eine E-Mail freigeben, wird die Unterhaltung mit den E-Mails, die zum Zeitpunkt der Freigabe vorhanden sind, für die anderen Benutzer freigegeben. Wenn dieselbe Unterhaltung mit neuen E-Mails aktualisiert wird, können die eingeladenen Benutzer diese E-Mails nicht automatisch anzeigen.
Sie sollten sich die E-Mails anschauen und dann entscheiden, ob Sie die Freigabe mit den neuen E-Mails aktualisieren. Die freigegebenen und nicht freigegebenen E-Mails lassen sich anhand der bereitgestellten visuellen Erkennungsmerkmale unterscheiden. Die freigegebenen E-Mails sind mit einem hervorgehobenen Freigabesymbol gekennzeichnet, während die E-Mails, die Teil derselben Unterhaltung sind, aber nicht freigegeben wurden, grau angezeigt werden.

 

Um die neueren oder nicht freigegebenen E-Mails in die Freigabe aufzunehmen, können Sie auf das Freigabesymbol klicken und auf diese Weise die Ansicht der eingebundenen Mitarbeiter aktualisieren.

Ausgewählte E-Mail-Freigabe

Sie können ausgewählte E-Mails aus einer Unterhaltung bzw. einem Thread mit einem anderen Benutzer teilen. Sie können aus dem Thread die E-Mails auswählen, die Sie freigeben möchten, indem Sie neben den entsprechenden E-Mails auf das  Freigabesymbol klicken. Im Kommentarfeld wird die Anzahl der E-Mails angezeigt, die zur Bezugnahme ausgewählt wurden. Nachdem Sie die E-Mails ausgewählt haben, können Sie die entsprechenden Benutzer im Kommentarfeld @erwähnen und auf Share Emails klicken. 

Um sie bei den freigegebenen E-Mails einzubeziehen oder von ihnen auszuschließen, können Sie die E-Mails aus der Unterhaltung auswählen bzw. die Auswahl aufheben. Die Aktualisierung findet automatisch statt.

 Entwürfe teilen

Sie können einen E-Mail-Entwurf vor dem Versenden mit jemand anderem teilen. Dies vereinfacht den Überprüfungsvorgang, bei dem eine andere Person den Inhalt überprüfen muss, bevor Sie auf "Send" klicken. Beiträge anderer Benutzer können möglicherweise bessere Fakten beisteuern, Ihre Angaben auf den Prüfstand stellen und sogar Tippfehler oder andere Fehler korrigieren. Sie können Änderungen auf der Grundlage des Feedbacks vornehmen, das Ihrem Entwurf in Form von Kommentaren beigelegt wurde. Sobald der Entwurf gespeichert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche "Share". 

Dadurch wird ein Kommentarbereich auf der rechten Seite geöffnet, in dem Sie jeden @erwähnen können, mit dem Sie den Entwurf teilen möchten. Die Anzahl der Kommentare wird in der oberen rechten Ecke des Composer-Fensters angezeigt. Sie können auf dieses Kommentarsymbol klicken, um den Kommentarbereich ein- oder auszublenden.

 

Bei jeder im Entwurf gespeicherten Änderung werden die eingeladenen Personen dadurch benachrichtigt, dass ein Aktualisierungssymbol in der Entwurfsansicht in Streams erscheint. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Refresh", um die zuletzt gespeicherte Version des Entwurfs anzuzeigen.

Sie können auch die Option Notify to All verwenden, um die eingeladenen Personen über den aktualisierten Entwurf zu informieren.

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