Exportieren von Benutzerkonten/Backup von E-Mail-Konten

Exportieren von Benutzerkonten/Backup von E-Mail-Konten

E-Mail exportieren

Superadministratoren oder Administratoren können die E-Mail-Konten von Unternehmensbenutzern entweder gemäß den Backup-Richtlinien oder zur Sicherung eines Kontos vor dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen exportieren. Wenn der Speicherplatz eines E-Mail-Kontos beinahe erschöpft ist, können Administratoren in bestimmten Fällen E-Mails des Kontos für einen bestimmten Zeitraum sichern, bevor ältere E-Mails gelöscht werden, um in diesem Konto Speicherplatz freizugeben. 

Der E-Mail-Konto-Export kann für komplette Konten oder für einen bestimmten Zeitraum durchgeführt werden.  Die exportierten E-Mails sind ab dem Tag des Exports 30 Tage lang im ZIP-Format in der Steuerkonsole verfügbar.   

Komplette E-Mail-Konten exportieren – Administratoren:

Das komplette Konto wird in der Regel exportiert, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen scheidet und der Administrator das Konto sichern soll, bevor das Konto oder die E-Mails gelöscht werden. Bei diesem Backup werden die E-Mails im als ZIP-Dateien komprimierten EML-Format exportiert und bereitgestellt. Die ZIP-Dateien weisen exakt dieselbe Ordnerstruktur wie im Benutzerkonto auf. 

Beim Export werden nur die E-Mails exportiert, die zum betreffenden Zeitpunkt im Konto verfügbar sind. E-Mails im Spam/Papierkorb werden in das Backup nicht einbezogen. 

Denken Sie daran, die ZIP-Dateien aus der Steuerkonsole herunterzuladen, bevor das Konto gelöscht wird. Sobald das Konto gelöscht ist, werden die exportierten ZIP-Dateien des Kontos ebenfalls gelöscht und stehen nicht mehr zum Download zur Verfügung. 

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole als Superadministrator/Administrator an. 
  2. Wählen Sie Export Mail Accounts unter Email Administration.
  3. Wählen Sie Entire Account, um das komplette Konto zu exportieren. 
  4. Beginnen Sie mit der Eingabe der E-Mail-Adresse, um das Konto zu suchen und auszuwählen, für das Sie ein Backup planen möchten. 
  5. Sie können auch gleichzeitig mehrere Konten zum Backup auswählen. 
  6. Klicken Sie auf Begin Export, um den E-Mail-Export für die ausgewählten Konten zu planen. 
  7. Sobald Sie auf Begin Export geklickt haben, wird ein Popup-Fenster eingeblendet, in dem Sie ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen können.
  8. Dies ist ein optionaler Schritt; Sie können Encrypt with password auch deaktiviert lassen, wenn Sie die Dateien nicht mit einem Passwort schützen möchten.
  9. Wenn Sie hingegen ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Encrypt with Password.
  10. Geben Sie das gewünschte Passwort ein, und klicken Sie auf Export File.
  11. Sobald der Exportvorgang abgeschlossen ist, wird im Status ein Download-Link angezeigt. 
  12. Klicken Sie auf den Download-Link, um die Liste der für jedes Konto zum Download verfügbaren ZIP-Dateien anzuzeigen.
  13. Administrator und Benutzer erhalten zudem eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Links zum Herunterladen der verfügbaren Dateien.
  14. Die exportierten ZIP-Dateien stehen ab dem Datum des Exports nur 30 Tage zur Verfügung. 

Zeitraumspezifisch – Datumsbasierter Export:

Der Administrator kann gemäß den Vorschriften der Unternehmensrichtlinien zeitraumspezifische Backups von E-Mail-Konten erstellen. Der Administrator kann für jedes Konto durch Auswahl des Kontos und der Termine im Abschnitt ein Backup zwischen zwei bestimmten Tagen erstellen. 

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole als Superadministrator/Administrator an. 
  2. Wählen Sie Export Mail Accounts unter Email Administration.
  3. Um E-Mails für einen bestimmten Zeitraum zu exportieren, wählen Sie unter From Date und To Date das Start- und Enddatum des Zeitraums, für den Sie die E-Mails exportieren möchten. 
  4. Beginnen Sie mit der Eingabe der E-Mail-Adresse, um das Konto zu suchen und auszuwählen, für das Sie ein Backup planen möchten. 
  5. Sie können auch gleichzeitig mehrere Konten zum Backup auswählen. 
  6. Klicken Sie auf Begin Export, um den E-Mail-Export für die ausgewählten Konten zu planen. 
  7. Sobald Sie auf Begin Export geklickt haben, wird ein Popup-Fenster eingeblendet, in dem Sie ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen können.
  8. Dies ist ein optionaler Schritt; Sie können Encrypt with password auch deaktiviert lassen, wenn Sie die Dateien nicht mit einem Passwort schützen möchten.
  9. Wenn Sie hingegen ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Encrypt with Password.
  10. Geben Sie das gewünschte Passwort ein, und klicken Sie auf Export File.
  11. Sobald der Exportvorgang abgeschlossen ist, wird im Status ein Download-Link angezeigt. 
  12. Klicken Sie auf den Download-Link, um die Liste der für jedes Konto zum Download verfügbaren ZIP-Dateien anzuzeigen.
  13. Administrator und Benutzer erhalten zudem eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Links zum Herunterladen der verfügbaren Dateien.
  14. Die exportierten Dateien stehen ab dem Datum des Exports nur 30 Tage zur Verfügung. 

Ordnerspezifischer Export – Benutzer-Backup:

Benutzer können sich bei ihren Konten anmelden, um E-Mails in einem bestimmten Ordner oder in einer Gruppe von Ordnern zu exportieren. Die Optionen für den Export von E-Mails im jeweiligen Konto sind im Abschnitt Import/Export in den Einstellungen verfügbar. Allerdings kann der Administrator den Export von E-Mails im Abschnitt "Access Restrictions" der Mail Policy beschränken. 

Backup per E-Mail-Weiterleitung

Sie können eingehende und ausgehende E-Mails weiterleiten, um eine Kopie der beim Konto eingehenden und vom Konto aus gesendeten E-Mails zu speichern. Sie müssen zwei Benutzerkonten in Ihrem Unternehmen ausschließlich zu diesem Zweck erstellen. Beispiele: backup.in@ihredomäne.com und backup.out@ihredomäne.com. 

In der Steuerkonsole können Sie eine E-Mail-Weiterleitung konfigurieren, um alle eingehenden E-Mails an das backup.in-Konto weiterzuleiten. 

Die ausgehende Weiterleitung basiert weitgehend auf der Richtlinie für die ausgehende Weiterleitung. Sie können eine Richtlinie für die ausgehende Weiterleitung erstellen und backup.out@ihredomäne.com als das Konto konfigurieren, in dem eine Kopie der ausgehenden E-Mails aufbewahrt wird. Dann müssen sie die Richtlinie auf die Benutzer anwenden, deren ausgehende E-Mails Sie per Backup sichern möchten. Ausführliche Informationen über die E-Mail-Richtlinie finden Sie hier

Wenn Sie mehrere Konten zur Sicherung an ein einziges Konto weiterleiten, vergewissern Sie sich, dass das Backup-Konto über ausreichend Speicherplatz zur Aufnahme des E-Mail-Volumens verfügt. 

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