Exportieren von Benutzerkonten/Backup von E-Mail-Konten
E-Mail exportieren
Superadministratoren oder Administratoren können die E-Mail-Konten von Unternehmensbenutzern entweder gemäß den Backup-Richtlinien oder zur Sicherung eines Kontos vor dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen exportieren. Wenn der Speicherplatz eines E-Mail-Kontos beinahe erschöpft ist, können Administratoren in bestimmten Fällen E-Mails des Kontos für einen bestimmten Zeitraum sichern, bevor ältere E-Mails gelöscht werden, um in diesem Konto Speicherplatz freizugeben.
Der E-Mail-Konto-Export kann für komplette Konten oder für einen bestimmten Zeitraum durchgeführt werden. Die exportierten E-Mails sind ab dem Tag des Exports 30 Tage lang im ZIP-Format in der Steuerkonsole verfügbar.
Komplette E-Mail-Konten exportieren – Administratoren:
Das komplette Konto wird in der Regel exportiert, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen scheidet und der Administrator das Konto sichern soll, bevor das Konto oder die E-Mails gelöscht werden. Bei diesem Backup werden die E-Mails im als ZIP-Dateien komprimierten EML-Format exportiert und bereitgestellt. Die ZIP-Dateien weisen exakt dieselbe Ordnerstruktur wie im Benutzerkonto auf.
Beim Export werden nur die E-Mails exportiert, die zum betreffenden Zeitpunkt im Konto verfügbar sind. E-Mails im Spam/Papierkorb werden in das Backup nicht einbezogen.
Denken Sie daran, die ZIP-Dateien aus der Steuerkonsole herunterzuladen, bevor das Konto gelöscht wird. Sobald das Konto gelöscht ist, werden die exportierten ZIP-Dateien des Kontos ebenfalls gelöscht und stehen nicht mehr zum Download zur Verfügung.
- Melden Sie sich bei der Steuerkonsole als Superadministrator/Administrator an.
- Wählen Sie Export Mail Accounts unter Email Administration.
- Wählen Sie Entire Account, um das komplette Konto zu exportieren.
- Beginnen Sie mit der Eingabe der E-Mail-Adresse, um das Konto zu suchen und auszuwählen, für das Sie ein Backup planen möchten.
- Sie können auch gleichzeitig mehrere Konten zum Backup auswählen.
- Klicken Sie auf Begin Export, um den E-Mail-Export für die ausgewählten Konten zu planen.
- Sobald Sie auf Begin Export geklickt haben, wird ein Popup-Fenster eingeblendet, in dem Sie ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen können.
- Dies ist ein optionaler Schritt; Sie können Encrypt with password auch deaktiviert lassen, wenn Sie die Dateien nicht mit einem Passwort schützen möchten.
- Wenn Sie hingegen ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Encrypt with Password.
- Geben Sie das gewünschte Passwort ein, und klicken Sie auf Export File.
- Sobald der Exportvorgang abgeschlossen ist, wird im Status ein Download-Link angezeigt.
- Klicken Sie auf den Download-Link, um die Liste der für jedes Konto zum Download verfügbaren ZIP-Dateien anzuzeigen.
- Administrator und Benutzer erhalten zudem eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Links zum Herunterladen der verfügbaren Dateien.
- Die exportierten ZIP-Dateien stehen ab dem Datum des Exports nur 30 Tage zur Verfügung.
Zeitraumspezifisch – Datumsbasierter Export:
Der Administrator kann gemäß den Vorschriften der Unternehmensrichtlinien zeitraumspezifische Backups von E-Mail-Konten erstellen. Der Administrator kann für jedes Konto durch Auswahl des Kontos und der Termine im Abschnitt ein Backup zwischen zwei bestimmten Tagen erstellen.
- Melden Sie sich bei der Steuerkonsole als Superadministrator/Administrator an.
- Wählen Sie Export Mail Accounts unter Email Administration.
- Um E-Mails für einen bestimmten Zeitraum zu exportieren, wählen Sie unter From Date und To Date das Start- und Enddatum des Zeitraums, für den Sie die E-Mails exportieren möchten.
- Beginnen Sie mit der Eingabe der E-Mail-Adresse, um das Konto zu suchen und auszuwählen, für das Sie ein Backup planen möchten.
- Sie können auch gleichzeitig mehrere Konten zum Backup auswählen.
- Klicken Sie auf Begin Export, um den E-Mail-Export für die ausgewählten Konten zu planen.
- Sobald Sie auf Begin Export geklickt haben, wird ein Popup-Fenster eingeblendet, in dem Sie ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen können.
- Dies ist ein optionaler Schritt; Sie können Encrypt with password auch deaktiviert lassen, wenn Sie die Dateien nicht mit einem Passwort schützen möchten.
- Wenn Sie hingegen ein Passwort für die exportierten Dateien erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Encrypt with Password.
- Geben Sie das gewünschte Passwort ein, und klicken Sie auf Export File.
- Sobald der Exportvorgang abgeschlossen ist, wird im Status ein Download-Link angezeigt.
- Klicken Sie auf den Download-Link, um die Liste der für jedes Konto zum Download verfügbaren ZIP-Dateien anzuzeigen.
- Administrator und Benutzer erhalten zudem eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Links zum Herunterladen der verfügbaren Dateien.
- Die exportierten Dateien stehen ab dem Datum des Exports nur 30 Tage zur Verfügung.
Ordnerspezifischer Export – Benutzer-Backup:
Benutzer können sich bei ihren Konten anmelden, um E-Mails in einem bestimmten Ordner oder in einer Gruppe von Ordnern zu exportieren. Die Optionen für den Export von E-Mails im jeweiligen Konto sind im Abschnitt Import/Export in den Einstellungen verfügbar. Allerdings kann der Administrator den Export von E-Mails im Abschnitt "Access Restrictions" der Mail Policy beschränken.
Backup per E-Mail-Weiterleitung
Sie können eingehende und ausgehende E-Mails weiterleiten, um eine Kopie der beim Konto eingehenden und vom Konto aus gesendeten E-Mails zu speichern. Sie müssen zwei Benutzerkonten in Ihrem Unternehmen ausschließlich zu diesem Zweck erstellen. Beispiele: backup.in@ihredomäne.com und backup.out@ihredomäne.com.
In der Steuerkonsole können Sie eine E-Mail-Weiterleitung konfigurieren, um alle eingehenden E-Mails an das backup.in-Konto weiterzuleiten.
Die ausgehende Weiterleitung basiert weitgehend auf der Richtlinie für die ausgehende Weiterleitung. Sie können eine Richtlinie für die ausgehende Weiterleitung erstellen und backup.out@ihredomäne.com als das Konto konfigurieren, in dem eine Kopie der ausgehenden E-Mails aufbewahrt wird. Dann müssen sie die Richtlinie auf die Benutzer anwenden, deren ausgehende E-Mails Sie per Backup sichern möchten. Ausführliche Informationen über die E-Mail-Richtlinie finden Sie hier.
Wenn Sie mehrere Konten zur Sicherung an ein einziges Konto weiterleiten, vergewissern Sie sich, dass das Backup-Konto über ausreichend Speicherplatz zur Aufnahme des E-Mail-Volumens verfügt.