Was ist die GDPR?

Von nun an haben EU-Einwohner mit der GDPR ein größeres Mitspracherecht im Hinblick darauf, wie, warum, wo und wann welche personenbezogenen Daten genutzt, verarbeitet oder weitergegeben werden. Diese Regelung tritt ab dem 25. Mai 2018 in Kraft und legt den Geltungsbereich der EU-Datenschutzgesetze auch über die Grenzen der EU hinweg fest.

Warum sollten Sie GDPR-konform arbeiten?

Laut GDPR ist jedes Unternehmen, das auf irgendeine Weise mit personenbezogenen Daten von EU-Einwohnern arbeitet, dazu verpflichtet, diese Daten zu schützen. Dazu gehören grundlegende Kundeninformationen, die Ihr Unternehmen benötigt, wie Name, E-Mail und Telefonnummer.

Warum ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie über ein GDPR-konformes Helpdesk verfügen?

Für den Kundendienst werden personenbezogene Daten Ihrer Kunden benötigt. Diese Informationen werden dauerhaft gespeichert und auf verschiedene Arten zur Ausführung verschiedener Funktionen von Zoho Desk eingesetzt. Desk verwaltet zum Beispiel die E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Benutzernamen des Kunden bei Twitter, um alle Tickets aufzulisten, die dieser eingereicht hat. Die GDPR schreibt vor, dass Unternehmen all diese Kundeninformationen und alle Methoden, wie sie verwendet werden, protokollieren.

Wie hat Zoho Desk seine Strategie verbessert, um Sie zu unterstützen?

Zoho hat den Schutz von Benutzerdaten schon immer sehr ernst genommen – wir haben Ihre Daten niemals für Werbeanzeigen genutzt und werden dies auch in Zukunft nicht tun. Sie waren also bereits vor der Einführung der GDPR geschützt. Nun haben wir eine Reihe neuer Maßnahmen eingeführt, damit Ihre Kunden die Verwendung ihrer Daten besser kontrollieren können.

Sicherheitszertifizierung

Zoho Desk bietet ein Höchstmaß an Sicherheit, indem es die Branchenstandards ISO 27001 und SOC 2 Typ II erfüllt. Zoho ist auch aufgrund seiner Konformität mit dem EU-US Privacy Shield Framework in Bezug auf die Übertragung von Daten in die USA zertifiziert. Wir sind der Meinung, dass die GDPR unsere Standards zum Schutz von Benutzerdaten noch weiter erhöht.

Einwilligungserklärungen

Fordern Sie mit vollständig anpassbaren Einwilligungsfeldern die Zustimmung der Kunden an, wo dies erforderlich ist. Demnächst für alle Formulare in Zoho Desk verfügbar.

Daten-Hosting und -migration

Unsere sicheren Rechenzentren befinden sich in der EU, den USA und China. Unabhängig davon, wo Ihr Konto erstellt wurde, können Ihre Daten auf Anfrage in die Rechenzentren der EU migriert werden. Um die Auswirkungen auf Ihr Geschäft zu minimieren, wird dieser Prozess voraussichtlich ohne Ausfallzeiten durchgeführt.

Datenverschlüsselung

In Zoho Desk sind sensible Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung geschützt. Wir verwenden eine Reihe von Verschlüsselungsprotokollen und Sicherheitsmethoden, um dies zu gewährleisten. Als Administrator können Sie bei Bedarf auch benutzerdefinierte Felder verschlüsseln.

Offenlegung von Daten

Mit Rollen und Profilen in Zoho Desk können Sie Berechtigungen festlegen, um genau zu kontrollieren, wer in Ihrem Unternehmen Zugriff auf welche Informationen hat. Datenfreigaberegeln und Berechtigungen auf Feldebene helfen Ihnen dabei, einen Schritt weiter zu gehen.

Datenzugriff

Ihre Mitarbeiter und Kunden haben jeweils eigene Zugriffsebenen für personenbezogene Kundendaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse und Tickets) und können eine Reihe von Aktionen mit den Daten durchführen.

  1. Berichtigung: Ihre Kunden können all ihre personenbezogenen Daten außer ihrer E-Mail-Adresse bearbeiten, da dies die eindeutige Kennung für jeden Kontakt darstellt.
  2. Übertragbarkeit: Administratoren können Servicedaten für jedes Modul von Zoho Desk exportieren.
  3. Löschung: Ihre Kunden haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Ihre Mitarbeiter und Administratoren können jedoch auch Servicedaten aus der Schnittstelle löschen, wenn Sie es für angemessen halten.

Aufbewahrungsrichtlinien

Alle gelöschten Daten werden für einen Zeitraum von 60 Tagen in der Datenbank gespeichert, sodass sie bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Nach 60 Tagen werden sie dauerhaft aus dem System gelöscht.

Daten-Audits

In Kürze können Sie Audit-Protokolle – Informationen zu jedem Hinzufügen, Aktualisieren und Löschen von Datensätzen in Ihrer Datenbank – in einem verständlichen und benutzerfreundlichen Format abrufen.

Wir aktualisieren stetig unsere Sicherheitsmaßnahmen, um Sie auf dem Weg zur Einhaltung gesetzlicher Regeln zu begleiten. Unternehmen, die nicht den Vorgaben entsprechen oder gegen die Verordnung verstoßen, müssen mit einer Strafe in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % ihres jährlichen Umsatzes rechnen, je nachdem, welcher Wert höher ist.

Klicken Sie hier, um weitere Informationen über die GDPR-Konformität von Zoho zu erhalten.

Haftungsausschluss: Der hier dargestellte Inhalt sollte nicht als rechtlicher Rat angesehen werden. Wenden Sie sich an Ihren Rechtsberater, um zu erfahren, wie sich die GDPR auf Ihr Unternehmen auswirkt und was Sie tun müssen, um die GDPR einzuhalten.