CRM-Migration
Studien zufolge verwenden mehr als 91 % der Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern ein CRM. Ob Sie bereits CRM in Ihrem Unternehmen verwenden, oder noch auf der Suche nach der richtigen Lösung sind, einen Prozess durchlaufen sie auf jeden Fall: die Migration.
Migration im Bereich CRM bezeichnet das Verschieben all Ihrer Kundendaten und der zugehörigen Ressourcen in das CRM-System. Vielleicht migrieren Sie Daten von einem bisher verwendeten CRM zu einem neuen, oder Sie führen zum ersten Mal ein CRM in Ihrem Unternehmen ein. Ein CRM hat vielfältige Vorteile im Vergleich zu einfachen Tabellenkalkulationen, mit die wichtigsten davon sind Zugänglichkeit und Transparenz der Daten. Sehen wir uns an, wie die Umstellung von Tabellen auf ein CRM Ihrem Unternehmen zugute kommt.
Warum sollten Sie zu einem CRM wechseln?
Mehr Zugänglichkeit und Transparenz für Ihre Daten:
Tabellenkalkulationen können nützlich sein, um Kundendaten zu speichern, aber sie kommen auch schnell an ihre Grenzen. Tatsächlich fehlen Tabellen selbst grundlegende Tools, die für moderne Unternehmen wichtig sind. Indem Sie auf ein CRM umstellen, können Sie Daten besser speichern, organisieren und nach Ihren Anforderungen abrufen. Außerdem lassen sich die gesuchten Daten mit Filtern aufschlüsseln und für beliebige Personen freigeben. Mit CRMs können Sie Ihre Daten in wenigen Sekunden bereitstellen.
Gesteigerte Produktivität:
Warum sollten Ihre Vertriebsmitarbeiter sich stundenlang mit Zeilen und Spalten voller Daten abmühen, wenn sie sich stattdessen auf ihre wahren Talente konzentrieren könnten: Zu verkaufen. CRMs unterstützen Nutzer bei der Zusammenarbeit sowie Analyse und automatisieren Marketing- und Vertriebsaktivitäten unter einem Dach. So haben Ihre Vertriebsmitarbeiter stets alle benötigten Informationen griffbereit. Indem sie sonst lästige Aktivitäten automatisieren (wie E-Mails zu versenden und an Follow-Up-Aktivitäten zu denken), können sie sich auch besser auf wichtige Aufgaben fokussieren. Wenn ihnen ein CRM den Rücken stärkt, schaffen Vertriebsmitarbeiter noch mehr, in noch kürzerer Zeit.
Verbesserte Datensicherheit:
Beim Umgang mit vertraulichen Kundendaten müssen Sie sicherstellen, dass die erforderlichen Datenschutzmaßnahmen auch durchgesetzt werden. Das bedeutet, dass Menschen nur auf Informationen zugreifen können, die sie auch wirklich benötigen. Mit CRM können Sie den Zugriff verschiedener Benutzer auf gespeicherte Daten beschränken, indem Sie ihnen Rollen zuweisen und die Anzeigerechte für diese Rollen festlegen. Das ist mit einer Tabellenkalkulation schlicht unmöglich. Die größten CRMs erfüllen die gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzvorschriften, sodass Sie sich über die Sicherheit Ihrer Daten keine Sorgen machen müssen.
Gestärkter Kundendienst:
Ein CRM bietet Funktionen wie fortschrittliche Filter, Notizen und Dashboards, um kontextbezogenere Unterhaltungen zu ermöglichen. Anders als bei einer Tabelle müssen Sie sich nicht mehr durch Datenzeilen wühlen und hoffen, dass sie auch aktualisiert werden. Ein CRM ruft alles Nötige mit nur einem Klick ab. Solche kontextbezogenen Unterhaltungen helfen Ihren Vertriebsmitarbeitern, eine persönliche Beziehung zu bestehenden und potenziellen Kunden aufzubauen – die Kundenerfahrung wird aufgewertet.
Besserer Vertrieb:
Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter sich über eine geringere Arbeitslast und noch zufriedenere Kunden freuen, dann steigen bald auch die Verkaufszahlen. Einer internen Umfrage zufolge konnten Kunden von Zoho CRM eine 300-prozentige Verbesserung bei den Leadkonvertierungsraten verzeichnen. Tabellenkalkulationen mögen als günstige Alternative erscheinen, kosten Sie aber vielleicht wertvolle Verkäufe.
Schritte für die CRM-Migration
Die Migration Ihrer Daten kann knifflig sein. Ein falscher Schritt, und Felder können durcheinander geraten, oder es kommt gar zu einem vollständigen Datenverlust. Die folgende Checkliste für die Datenmigration kann sicherstellen, dass Ihre Daten reibungslos migriert werden.
Besprechung mit Ihrem Team:
Ihre Mitarbeiter sind das Gesicht Ihres Unternehmens. Besprechen sie die geplante Umstellung unbedingt mit allen Personen, die davon betroffen sind. Stellen Sie ausreichend Support bereit, um bei Bedarf jederzeit helfen zu können. Durch diesen Schritt sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang bei gleichbleibend hoher Servicequalität für Ihre Kunden.
Ihr aktuelles CRM bewerten:
Nun, da Ihr Team sich an die Idee einer Umstellung gewöhnt hat, sollten Sie sich Ihr aktuelles CRM genau ansehen. Welche Probleme birgt das vorhandene System, welche Datenanforderungen gelten, und was erwarten Sie eigentlich von Ihrem neuen CRM? Daraus können Sie eine Checkliste mit Ihren CRM-Anforderungen zusammenstellen und entscheiden, welche Daten tatsächlich für die Entscheidungsfindung im Unternehmen nachverfolgt werden soll. Dieser Schritt hilft bei der Pflege einer CRM-Migrationscheckliste, die genau Ihren Anforderungen entspricht.
Ein neues CRM auswählen:
Jedes Unternehmen ist einzigartig und bringt damit ganz eigene Anforderungen mit. Es gibt zwar die verschiedensten CRM auf dem Markt, aber nicht alle davon erfüllen auch alles, was Sie benötigen. Sie müssen Ihre Optionen bewerten, um zu sehen, welches CRM am besten zu Ihrer Organisation passt. Bedenken Sie dabei unter anderem Skalierbarkeit, Anpassbarkeit und den Umfang Ihres Budgets. Am wichtigsten ist natürlich, dass dieses CRM bei den zuvor identifizierten Schwächen Abhilfe schafft.
Die Daten zuordnen:
Nach der Auswahl eines CRM-Systems müssen Sie im nächsten Schritt die Daten zuordnen. Dazu werden die zu migrierenden Daten identifiziert und die Felder vom altem zum neuem CRM verknüpft. Stellen Sie sicher, dass Sie die Daten in einem Format exportieren können, das vom neuen CRM aus zugänglich ist.
Ihre Daten sichern:
Bevor Sie die CRM-Datenmigration beginnen, sollten Sie unbedingt Ihre Daten sichern. Wir empfehlen Ihnen, die Daten an einem sicheren Speicherort aufzubewahren, um sie vor Kompromittierung zu schützen (mit einem Cloud-Speicherservice oder auf einer externen Festplatte). Diese Sicherung kommt zum Einsatz, wenn bei der Migration Fehler auftreten, die zu Datenverlust führen.
Die Migration testen:
Es ist wichtig, dass Sie die CRM-Datenmigration zunächst mit einem kleinen Datensatz testen, bevor Sie "All-in" gehen. So können Sie sich mit dem Vorgang vertraut machen, die Schwierigkeiten verstehen, die dabei auftreten können, und testen, ob die Daten ordnungsgemäß migriert wurden. Wenn in dieser Phase Probleme auftreten, können Sie diese sofort beheben, um Ärger beim Migrieren des gesamten Datensatzes zu vermeiden.
Die eigentliche Datenmigration:
Nachdem Sie erfolgreich einen kleinen Datensatz migriert haben, wird es Zeit, alle Daten zu importieren. Nach abgeschlossener Migration empfehlen wir Ihnen, die Daten zu vergleichen und auf Richtigkeit zu prüfen. Beginnen Sie nun auch bereits damit, Ihr Team in der Verwendung des neuen CRM zu schulen. Bringen Sie den Mitarbeitern die Funktionen, allgemein die Navigation und die effektive Verwendung näher.
Die Migration überwachen:
Nach der Migration der Daten ist es unabdingbar, dass Sie das neue CRM einige Wochen lang genau im Auge behalten. Überprüfen Sie alles auf ordnungsgemäße Funktion, und bewerten Sie, ob es Ihre Erwartungen erfüllt. Höchstwahrscheinlich werden Sie gewisse Änderungen an dem CRM vornehmen müssen, damit es Ihren Geschäftsprozessen gerecht wird. Durch rechtzeitige Überwachung können Sie Schwachstellen erkennen und Anpassungen vornehmen, um das Meiste aus ihrem CRM herauszuholen.
Schritte für die CRM-Migration
Der frühe Vogel fängt den Wurm:
CRM-Migrationsprojekte können sich häufig mehrere Monate hinziehen. Planen Sie also genügend Zeit für den gesamten Prozess ein. Es lohnt sich sicher auch, für unvorhergesehene Ereignisse etwas zusätzliche Zeit einzuplanen. Je eher Sie mit der Planung beginnen, desto mehr Zeit steht Ihrem Team zur Verfügung, um alles richtig zu machen.
Erwägen Sie ein cloudbasiertes CRM:
Unternehmen bevorzugen cloudbasierte CRMs, da hier keine hohen Hardware- und Standortkosten anfallen. Ein solches CRM lässt sich außerdem von überall aus aufrufen, sodass Mitarbeiter auch unterwegs arbeiten können. Migrationsverfahren sind bei diesen Systemen recht unkompliziert, einfacher durchzuführen und kostengünstiger. Die Migration kostet Sie also nicht das letzte Hemd.
Einen Plan-B zurechtlegen:
CRM-Migrationen können knifflig sein. Bereiten Sie sich besser auf unerwartete Herausforderungen vor, die bei der CRM-Migration auftreten können. In problematischen Situationen werden Sie froh sein, Ausweichpläne zu haben. Wenn Sie sich Ausweichpläne überlegen, haben Sie andere Optionen, und können sich vor den Verlusten aus einem fehlgeschlagenen Migrationsvorgang schützen.
Mit Ihrem Team kommunizieren:
Ein Systemwechsel kann Ihre Organisation vor erhebliche Aufgaben stellen. Halten Sie Ihr Team stets über den Fortschritt der Migration auf dem Laufenden. Wenn Sie aufkommende Fragen beantworten, können Sie Sorgen entkräften und den Mitarbeitern helfen, das neue System einfach anzunehmen.
Nur Geduld:
Es kann vorkommen, dass Ihre Testmigrationen immer nur Fehler anzeigen. Bleiben Sie den gesamten Vorgang über geduldig, und arbeiten Sie sorgfältig ihren Migrationsplan aus, um nichts zu übersehen.
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Mehr als 250.000 Unternehmen in 180 Ländern vertrauen auf Zoho CRM – ein cloudbasiertes CRM, das Vertrieb, Marketing und Kundendienst unter einem Dach vereinigt. Zoho CRM ermöglicht ein einfaches Onboarding und einen unkomplizierten Migrationsprozess, sodass Sie beinahe sofort loslegen können!
Häufige Herausforderungen bei der Datenmigration
Die Migration von Daten ist kein Zuckerschlecken. Abhängig von der Skalierung kann das Vorhaben schnell kompliziert werden und Ihnen einige Steine in den Weg legen. Hier einige häufig auftretende Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Datenmigration zu kämpfen haben.
Jedes CRM ist individuell. Wenn Sie Daten von einem CRM zum anderen migrieren, kann es zwischen beiden zu Kompatibilitätsproblemen kommen. Wenn Sie nichts unternehmen, kann diese Inkompatibilität Ihre Daten korrumpieren und ggf. sogar einen vollständigen Datenverlust hervorrufen. Um das zu vermeiden, müssen Sie die Möglichkeit zur Datenmigration des neuen Systems unbedingt bewerten, bevor Sie sich zur Implementierung entscheiden.
Wenn Ihr Unternehmen ein großes Datenvolumen verwaltet, kann der Migrationsprozess für Sie länger dauern. Die Felder richtig zuzuordnen und den fehlerfreien Abschluss der Migration sicherzustellen, kostet einiges an Zeit und Mühe. Wenn Sie aber Profis mit der Migration beauftragen, kann Sie das ein Vermögen kosten.
Zur Migration muss Ihr CRM-System ggf. für eine Weile deaktiviert werden. In diesem Zeitraum kann niemand in Ihrer Organisation das CRM nutzen, wodurch Ihr täglicher Betrieb empfindlich gestört werden kann. Bereiten Sie sich unbedingt auf eine solche Situation vor und setzen Sie ein System auf, dass in dieser Phase Ihren Betrieb stützt.
Die Kosten der Migration von CRM-Daten variieren von Fall zu Fall. Bei einer großen Organisation mit komplizierten Daten in großen Mengen kann der Vorgang Sie schon eine Stange Geld kosten. Wenn Sie Profis mit der Migration beauftragen, kann das so richtig teuer werden. Überlegen Sie sich gut, wie viel Sie für diesen Vorgang ausgeben möchten, und planen Sie alles sorgfältig durch.
Vielleicht sträuben sich die Benutzer Ihres CRM-Systems gegen Veränderungen; sie möchten Ihre Arbeit vielleicht nicht auf ein neues System umstellen und ganz von vorne lernen müssen, wie Aufgaben ausgeführt werden. Dieser Widerstand kann die Migration erschweren und verzögern. Das lässt sich nur vermeiden, indem Sie die Veränderung mit allen beteiligten Stakeholdern besprechen und Differenzen so früh wie möglich ausräumen.
Das beste CRM mit einfacher Migration
Zoho CRM ist eine cloudbasierte CRM-Plattform, die von Kritikern in den höchsten Tönen für seine Benutzerfreundlichkeit gelobt wird. Wir haben Zoho CRM mit vielfältigen Funktionen angereichert, wie Lead-Management, Verwaltung der Vertriebspipeline, integrierter KI-Assistent, fortschrittlichen Analysen, einer No-Code-Anpassungsplattform und mehr. Damit ist Zoho CRM einfach das perfekte Tool, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Zoho CRM ist eine vielseitige Plattform und eignet sich für Unternehmen aller Größen und Branchen. Steigern Sie die Kundenzufriedenheit, indem Sie bedeutungsvollere und stärker personalisierte Unterhaltungen führen. Dabei ist die Migration Ihrer Daten auf Zoho CRM ganz einfach, unabhängig von der aktuell verwendeten Plattform. Die vielfältigen Möglichkeiten von Zoho CRM ermöglichen einen einfachen Migrationsprozess, der keine gewaltigen Geldsummen verschlingt. Einige dieser Optionen sind:
Datenmigrations-Assistent
Der Assistent für die Datenmigration in Zoho CRM ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Daten mühelos aus dem bestehenden System importieren können. Diese Option hilft Ihnen, die in Ihrem alten CRM vorhandenen Felder mit den Feldern in Zoho CRM zu verknüpfen. Nach der Migration Ihrer Daten in Zoho CRM können Sie ganz einfach überprüfen, ob der Import korrekt durchgeführt wurde.
Modul-Import
Zoho CRM unterstützt auch das Importieren von Daten aus einer CSV-Datei. Formatieren Sie die Daten einfach im entsprechenden Format und prüfen Sie dann, ob das Format der Daten richtig ist. Sie können diese Datei dann in Zoho CRM hochladen und eine Vorschau erhalten, um die korrekte Zuordnung der Daten zu prüfen. Diese Option eignet sich am besten für einen kleinen Datensatz.
API
Zoho CRM bietet die sog. "Bulk Write API" an, um die Daten zu importieren. Diese flexible und skalierbare Option ermöglicht den Import von Daten in Zoho CRM. Mit "Bulk Write API" können Sie die Daten anpassen und in Echtzeit aus den verschiedensten Quellen in Zoho CRM hochladen.
Neben den bereits erwähnten Tools und Optionen hält Zoho CRM zahlreiche Ressourcen bereit, um Sie durch den Vorgang der Datenmigration zu leiten. Außerdem können Sie sich per Telefon, E-Mail und Live-Chat vom Kundendienst unterstützen lassen, wenn Sie einmal nicht weiter wissen. Mit Zoho CRM finden Sie im Handumdrehen eine Lösung, was auch immer das Problem ist.
Was kommt als nächstes?
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Zoho CRM – die beliebteste CRM-Software der Welt – ist eine cloudbasierte Software für Customer Relationship Management zur Verwaltung von Vertrieb, Marketing und Kundensupport in einem einzigen System. Zoho CRM unterstützt Unternehmen jeder Größe beim Aufbau exzellenter Kundenbeziehungen mit einem integrierten KI-Verkaufsassistenten und weiteren Funktionen zur Verwaltung der Vertriebspipeline und Marketingautomatisierung sowie für Analysen und mehr.