Was ist eine Contact Management Software?
Da Unternehmen zunehmend global agieren und über verschiedene Kanäle wie Videokonferenzen, soziale Medien und persönliche Meetings interagieren, ist das Notieren von Kundeninformationen mit Stift und Papier nicht mehr praktikabel. Besonders in größeren Organisationen mit mehreren Teams und zahlreichen Meetings pro Tag ist es nahezu unmöglich, den Überblick über all diese Daten zu behalten – es sei denn, sie verwenden eine Software, um Kontakte zu verwalten und ihre Daten zu zentralisieren.
Contact Management Software (CMS) dient als digitales Verzeichnis für die Kontakte eines Unternehmens. Sie zeichnet alle Interaktionen auf, die ein Unternehmen mit seinen Kunden, Lieferanten, Interessenten und anderen Partnern hatte. Contact Management Software speichert alle relevanten Daten und umfasst grundlegende Funktionen wie Engagement-Tracking, Benachrichtigungen für wichtige Tage wie Geburtstage, Jahrestage oder andere Meilensteine, Interaktionsverfolgung und sogar das Erstellen von Notizen während Gesprächen.
Limitierungen von Contact Management Systemen
Es reicht heutzutage nicht mehr aus, Kunden nur zu besonderen Anlässen alles Gute zu wünschen, um ihre Zufriedenheit und Loyalität zu gewinnen; es ist ein ziemlich komplexer Prozess, der mehrere Teams und unzählige Aufgaben umfasst. Während Contact Management Software ein guter Anfang ist, um Kundenbeziehungen zu verbessern, gibt es definitiv noch viele andere Aspekte zu beachten. Hier sind einige Wege, wie Contact Management Systeme Sie daran hindern können, das höchste Maß an Kundenzufriedenheit zu erreichen:
Mangel an Automatisierung
Große Unternehmen haben oft riesige Datenmengen mit vielen Feldern und Kriterien. Da Contact Management Systeme in der Regel über keine Automatisierungsfunktionen verfügen, sind Unternehmen auf manuelle Dateneingabe angewiesen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Duplikaten und verlangt von den Mitarbeitern mehr Zeit für die Dateneingabe und weniger für wichtigere Aufgaben – was wiederum die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigt.
Eingeschränkte Zugänglichkeit
Contact Management Software beschränkt oft den Zugriff auf ein oder zwei physische Standorte, was es für Mitarbeiter, die von zu Hause oder im Außendienst arbeiten, schwierig macht, Daten in Echtzeit zu aktualisieren. Diese Einschränkung kann auch zu weniger kontextbezogenen Gesprächen mit Kunden führen, was die Kundenzufriedenheit verringert.
Skalierungsprobleme:
Selbst die beste Contact Management Software kann die Bedürfnisse großer Organisationen mit mehreren Teams an verschiedenen Standorten nicht immer erfüllen. Sie bieten nicht die grundlegenden Funktionen, die für eine ordnungsgemäße Zusammenarbeit, Datenanalyse oder sogar den Datenschutz für Unternehmen im großen Maßstab erforderlich sind. Multinationale Unternehmen haben oft komplexe Verfahren und Compliance-Anforderungen, die spezifische Workflows erfordern – etwas, das Contact Management Software nicht allein bewältigen kann.
Fehlende Integrationen:
Kontaktmanagement-Software bietet selten die Möglichkeit, sich mit anderen Apps zu integrieren, was das Teilen von Daten, die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und sogar die Kommunikation mit Kunden zu einer mühsamen Aufgabe macht. Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmen abteilungsübergreifend zusammenarbeiten müssen, um ihre Kunden zufrieden zu stellen. Ohne solche Integrationen sind Contact Management Systeme einfach Datenbanken für Kundeninformationen.
Analysen und Berichte:
Daten bilden die Grundlage jeder wichtigen Geschäftsentscheidung. Um zu verstehen, was bei Kunden funktioniert und was nicht, ist es notwendig, ihre Reaktionen auf verschiedene Initiativen zu analysieren. Kontaktmanagement-Software bietet jedoch keine fortschrittliche Analyse und Echtzeit-Berichterstattung, die Voraussetzung für strategische Geschäftsentscheidungen sind.
Um diese Mängel zu überwinden, setzen Unternehmen jeder Größe nun auf Customer Relationship Management Systeme (CRMs), die alle Funktionen der Kontaktmanagement-Software bieten, aber zusätzlich erweiterte Funktionen und Verbesserungen enthalten, die Unternehmen dabei helfen können, die Kundenzufriedenheit zu steigern und mehr potenzielle Kunden in kürzerer Zeit zu gewinnen.
Kontaktverwaltungssoftware (CMS) vs Customer Relationship Management System (CRM)
Ein CRM ist eine Plattform, die Unternehmen nutzen können, um Verkaufs-, Marketing- und Kundenservice-Aktivitäten zu vereinheitlichen und zu optimieren. Es ist die bevorzugte Lösung für Unternehmen, die ihre Kundendaten speichern und gleichzeitig ihre Kundeninteraktionen nachverfolgen müssen. Klingt vertraut, oder?
Contact Management Systeme und CRMs sind zwar ähnlich, aber sie unterscheiden sich in einigen wichtigen Aspekten. Einer der größten Unterschiede ist, dass ein Contact Management System nur dazu dient, Kontakte zu speichern, während ein CRM verwendet wird, um Vertrieb, Marketing und Kundenservice-Aktivitäten aufeinander abzustimmen. Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass 74 % der Unternehmen angeben, dass CRM-Software ihnen einen besseren Zugang zu Kundendaten verschafft hat. CRMs helfen nicht nur dabei, Kontakte zu verwalten, sondern auch alle notwendigen Aktivitäten durchzuführen, um die Kunden zufrieden zu stellen.
Contact Management Software ermöglicht es, alle Daten unter einem Dach zu speichern, während CRMs diese Daten in verschiedene Module wie Leads, Kontakte, Accounts usw. organisieren. CRMs sind auch häufig mit KI ausgestattet, die Ihnen helfen kann, Verkaufsprognosen zu erstellen, Berichte zu generieren, die nächsten besten Maßnahmen zu bestimmen und vieles mehr. Es ist fast so, als hätte man seinen eigenen persönlichen Assistenten.
CRMs bieten auch die Möglichkeit, mit verschiedenen Kommunikations- und anderen Produktivitäts-Apps zu integrieren, sodass man problemlos zusammenarbeiten und neue Module erstellen kann, ohne das CRM zu verlassen. Ein CRM hilft dabei, die gesamte Kundenerfahrung auf einem einzigen Bildschirm zu vereinen, sodass jederzeit auf alle Informationen zugegriffen werden kann, die benötigt werden.
CRMs bieten zudem die Möglichkeit, mit dem Unternehmen zu skalieren. Wenn das Unternehmen wächst, können einfach mehr Benutzer zum CRM hinzugefügt und sogar die Pläne angepasst werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Mit Datenschutz im Zentrum ermöglichen CRMs es, den Zugriff auf sensible Informationen zu beschränken, sodass nur die Informationen angezeigt werden, die für die jeweilige Person notwendig sind. Im Gegensatz zu Contact Management Software sind CRMs mit Automatisierungsfunktionen ausgestattet, die dabei helfen, Workflows und Validierungsregeln einzurichten, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
CRMs sind leistungsstarke Software-Tools, die Ihrem Unternehmen zu neuem Wachstum verhelfen können.
Vorteile der Nutzung eines Contact Management CRM
Unternehmen, die ein CRM verwenden, verzeichnen in der Regel einen Umsatzanstieg von bis zu 29 %. Neben steigenden Umsätzen bietet die Einführung eines Contact Management CRM noch viele weitere Vorteile:
Contact Management CRMs können weit mehr als nur die Verwaltung von Kontakten. Mit Funktionen wie Automatisierung, Datenvalidierung und generativer KI helfen diese Tools, den gesamten Verkaufsprozess zu steuern – vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss und sogar darüber hinaus beim After-Sales-Support. CRMs unterstützen bei der Verwaltung von Verkaufspipelines und optimieren Verkaufsprozesse durch die Erstellung von Blueprints und das Erkennen von Anomalien. CRMs bieten alle notwendigen Werkzeuge zur Verwaltung Ihrer Verkaufspipeline.
Durch die Einführung eines Contact Management CRM können Unternehmen Routineaufgaben automatisieren und an jedem Schritt des Verkaufsprozesses erforderliche Kontrollen einrichten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter den Unternehmensrichtlinien folgen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Dateneingaben und E-Mail-Nachfassaktionen haben Vertriebsteams mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: Abschlüsse erzielen. Das kann die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und gleichzeitig den Umsatz erheblich erhöhen.
Contact Management CRMs bieten Tools, die datenbasierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen ermöglichen. Mit Funktionen wie Echtzeitberichten, Umsatzprognosen und Anomalieerkennung sind sie die idealen Helfer, wenn es darum geht, Geschäftsdaten zu analysieren. Sie können auch Einschränkungen und Kontrollen an verschiedenen Dateneingabepunkten festlegen, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Daten in Ihr CRM gelangen. Integrierte Dashboards und konsolidierte Berichte bieten Ihnen in Sekundenschnelle einen Überblick über Ihr Unternehmen.
CRMs sind darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Wenn ein Unternehmen wächst, ändern sich auch seine Anforderungen. Es entsteht Bedarf an Zusammenarbeit, der Verwaltung komplexer Geschäftsprozesse und einer größeren Datenspeicherung. CRM-Systeme bieten Optionen und Tools, um solche organisatorischen Veränderungen nahtlos zu bewältigen. Erhöhen Sie die Anzahl der Benutzerlizenzen, beschränken Sie den Zugriff für einzelne Benutzer, ermöglichen Sie den Fernzugriff und fügen Sie bei Bedarf neue Funktionen hinzu.
Der Abschluss eines Deals erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Teams. Mit einer Vielzahl an Plugins können Benutzer direkt in ihrem CRM zusammenarbeiten. Sie können Daten problemlos an die richtigen Personen weiterleiten und bei Bedarf Prüfungen einbauen. Durch die Integration von Kommunikations-Apps in Ihr CRM stellen Sie sicher, dass effektive Kommunikation Ihr Unternehmen voranbringt.
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Wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Kontaktmanagement-Tools achten sollten
Die Wahl der richtigen Kontaktmanagement-Software kann Ihrem Unternehmen den nötigen Schub für Wachstum verleihen. Bei so vielen Optionen ist es entscheidend, diese gründlich zu evaluieren, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Hier sind einige Funktionen, die Sie vor der Auswahl eines Kontaktmanagement-Tools berücksichtigen sollten:
Es nützt wenig, alle Ihre Daten an einem Ort zu haben, wenn sie unorganisiert sind. Ihre Kontaktmanagement-Software sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Daten unter verschiedenen Überschriften zu kennzeichnen und aufzulisten, sodass Sie sie bei Bedarf schnell wiederfinden können. Außerdem können Sie mit Filtern tief in Ihre Daten eintauchen, ohne sich zu verlieren. Die Wahl eines Systems, das Ihnen hilft, richtige Labels hinzuzufügen, regelmäßige Updates zu ermöglichen und Checks einzuführen, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Daten erfasst werden, kann Ihnen viel Zeit und Geld sparen. Kontaktmanager sollten in der Lage sein, zu steuern, wer auf welche Informationen zugreifen kann, um die Datensicherheit und den Datenschutz der Organisation zu stärken.
Daten sind der Kern eines jeden Unternehmens. Wenn Ihre Geschäftsentscheidungen nicht auf Analysen basieren, verpassen Sie wichtige Erkenntnisse. Kontaktmanagement-Systeme sollten über Analysefunktionen verfügen, die Ihnen helfen, Muster zu erkennen, herauszufinden, was bei Ihren Kunden funktioniert, Anomalien zu entdecken und sogar den Fortschritt der laufenden Projekte zu verfolgen.
Die Zusammenarbeit innerhalb von Teams ist entscheidend, um erstklassige Dienstleistungen zu liefern und die Datenqualität des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Ihre Kontaktmanagement-Software sollte mit Integrationen ausgestattet sein, die es Ihnen ermöglichen, mehr zu erledigen, ohne für jede Aufgabe mehrere Software-Tools verwenden zu müssen. Von Zusammenarbeit bis Automatisierung gibt es viele Integrationen, die Unternehmen nutzen können, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Der erste Eindruck zählt fast immer am meisten. Mit Lead-Management-Funktionen können Sie sicherstellen, dass Leads ohne Verzögerung den richtigen Personen zugewiesen werden und Sie einen umfassenden Überblick über jeden Lead haben. Durch AI-Integrationen können Sie die Wahrscheinlichkeit eines Lead-Abschlusses, die nächsten besten Schritte und den optimalen Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme ermitteln, um Ihre Interaktionen zu stärken – und so die Chancen auf eine Conversion zu erhöhen.
Es gibt keinen universellen Ansatz für die Verwaltung von Kontakten. Vielleicht haben Sie bestimmte Praktiken, die bei der Verwaltung Ihrer Kontakte befolgt werden müssen, die ein Standard-System nicht abdecken kann. Ihre Kontaktmanagement-Software muss anpassbar sein, um den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Eine Plattform zur Anpassung mit wenig oder gar keinem Code kann Ihnen helfen, die Kosten für Anpassungen und die Einführung erheblich zu senken.
Vergleich von Kontaktmanagement-Systemen
- Kostenloses Kontaktmanagement
- Datenmigration-Unterstützung
- Import-/Export-Optionen
- Notizen hinzufügen
- Erinnerungen
- Datenanreicherung
- Erweiterte Filter
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Warum Zoho CRM als Ihr Kontaktmanagement-System verwenden?
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Zoho CRM – die weltweit beliebteste CRM-Software – ist eine cloudbasierte Lösung für Kontaktmanagement und Customer Relationship Management zur Verwaltung von Daten, Vertrieb, Marketing und Kundenservice in einem einzigen System. Zoho CRM unterstützt Unternehmen jeder Größe beim Aufbau exzellenter Kundenbeziehungen mit einem integrierten KI-Verkaufsassistenten und weiteren Funktionen zur Verwaltung der Vertriebspipeline und Marketingautomatisierung sowie für Analysen und vieles mehr.
Häufig gestellte Fragen
Ein Contact Management CRM kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Voller leistungsstarker Tools wie einem integrierten KI-Assistenten, kann ein CRM Ihnen helfen, alle Ihre Geschäftsprozesse unter einem Dach zu verwalten. Oft sind sie anpassbar, um den einzigartigen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Ein gutes CRM bietet auch eine Vielzahl von Integrationen, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem CRM herauszuholen, ohne mehrere Software-Tools einsetzen zu müssen. Indem alle Ihre Daten in einem System zusammengeführt werden, kann ein Contact Management CRM die Produktivität steigern und sogar die Wahrscheinlichkeit von Datenredundanz verringern. Funktionen wie Analysen helfen Ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Ihr Geschäft exponentiell wachsen zu lassen.
Ein CRM kann alle Ihre Vertriebsprozesse an einem Ort vereinen. Vom Moment, in dem ein potenzieller Kunde mit Ihnen in Kontakt tritt, bis hin zum Zeitpunkt, an dem er konvertiert und nach dem Verkauf Unterstützung benötigt, können Sie sich auf ein CRM verlassen, um alles zu verfolgen: wo der Kunde mit Ihnen in Kontakt trat, was seine Anforderungen waren, welcher Mitarbeiter sich um ihn kümmert, in welchem Stadium sich der Deal befindet, wie wahrscheinlich es ist, dass er konvertiert, und viele weitere Details. CRMs sind mit allen notwendigen Werkzeugen ausgestattet, um einen Lead zu konvertieren und langfristige Beziehungen zu Kunden aufzubauen.
Es gibt keine universelle Lösung, wenn es um ein CRM geht. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Prozesse, die eine standardisierte Software nicht immer erfüllen kann. Es ist entscheidend, dass Unternehmen ein Software-Tool sorgfältig evaluieren, bevor sie ihre Zeit und ihr Geld investieren, um den maximalen Nutzen zu erzielen. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Auswahl eines CRMs für die Kontaktverwaltung beachten sollten:
- Kosten:
Ein CRM sollte Ihr Budget nicht überstrapazieren. Wenn Sie ein Solopreneur oder ein kleines Unternehmen sind, können Sie sich für ein kostenloses CRM entscheiden, das alle Funktionen eines CRM-Systems bietet, ohne Ihr Budget zu sprengen. Machen Sie sich mit den Nutzungsbedingungen vertraut und wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um sich über versteckte Kosten oder zusätzliche Gebühren für Integrationen und Zusatzfunktionen zu informieren.
- KI-Integrationen:
KI ist die Zukunft der Geschäftswelt. Sie sollten sicherstellen, dass Ihr CRM mit einem KI-Assistenten ausgestattet ist, der Ihren Mitarbeitern hilft, ihre Aufgaben in kürzester Zeit zu erledigen. Ein KI-gesteuertes CRM kann bessere Analysen und nützliche Verkaufsprognosen ermöglichen, den besten Zeitpunkt zur Kontaktaufnahme mit Leads ermitteln, die Chancen auf eine Conversion bewerten und weitere hilfreiche Informationen liefern. Durch den Einsatz generativer KI können Ihre Vertriebsmitarbeiter zudem Zeit sparen, indem einfache Routineaufgaben automatisch erledigt werden.
- Mobile App:
Wie Ihre Vertriebsmitarbeiter sollte auch Ihr CRM unterwegs einsatzbereit sein. Mit einem mobilen CRM können Ihre Mitarbeiter von unterwegs oder im Homeoffice auf wichtige Informationen zugreifen. Zudem können sie Notizen hinzufügen, Abschlüsse tätigen und sogar die optimale Route planen, wenn sie mehrere Kundentermine wahrnehmen.
- Anpassung:
Ihr Unternehmen hat eigene Anforderungen, die nicht in eine Standardsoftware passen. Daher sollte Ihr CRM flexibel genug sein, um sich an Ihre Bedürfnisse anzupassen, ohne dass hohe Kosten entstehen. Mit einem No-Code-Anpassungstool und einer einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche können Sie Ihr CRM individuell gestalten, ohne dafür spezielle Entwickler einstellen zu müssen. Passen Sie Ihr CRM an Ihr Unternehmen an – nicht umgekehrt.
Moderne Unternehmen benötigen weitaus mehr als nur Kundendaten, um wirklich erfolgreich zu sein. Auch wenn Tabellenkalkulationen häufig verwendet werden, bieten sie nicht die Funktionen, die Unternehmen benötigen, um ihre Kunden zufriedenzustellen. Mit einem CRM können Unternehmen die Nachteile von Tabellenkalkulationen überwinden, indem sie Funktionen nutzen, mit denen sie nicht nur Daten erfassen, sondern auch zusammenarbeiten, Analysen abrufen, Prozesse automatisieren, Datenschutz gewährleisten und sogar ihre Vertriebsteams motivieren können. Kostenlose CRMs verursachen keine Ausgaben. Benutzer berichten von höheren Renditen, gesteigerter Produktivität und besserer Datenorganisation, nachdem sie auf ein CRM umgestiegen sind.
Zoho CRM ist ein hoch bewertetes CRM, mit dem Sie all Ihre Daten auf einer Plattform vereinen können. Sie können die Dateneingabe an mehreren Stellen überwachen, um sicherzustellen, dass nur qualitativ hochwertige Daten in Ihr CRM gelangen. Um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten, können Sie den Benutzerzugriff entsprechend Ihrer Unternehmenshierarchie einschränken. Zoho CRM bietet Funktionen wie Blueprints, Automatisierungen, Vertriebs-Pipeline-Management, Anpassungsmöglichkeiten und sogar einen integrierten KI-Assistenten, um Ihnen zu helfen, stets den Überblick über Ihr Unternehmen zu behalten.