DSGVO und Zoho

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Datenschutzverordnung, die Personen einen besseren Schutz bieten, mehr Kontrolle geben und Informationen bereitstellen soll, wie ihre personenbezogenen Daten verwendet, verarbeitet oder gespeichert werden.

Zoho hatte als Unternehmen schon immer die Philosophie, Kundendaten zu schützen und ihre Privatsphäre zu gewährleisten – ganz unabhängig davon, wo sie sich befinden. Zoho Backstage wurde infolgedessen sorgfältig entwickelt, um Ihnen bei der Verarbeitung der großen Menge an Teilnehmerdaten zu helfen, die Sie während einer Veranstaltung gemäß der DSGVO gesammelt haben. Wenn Sie ein Unternehmen sind, das seine Veranstaltungen in der EU durchführt, gilt die DSGVO für die Verarbeitung von Teilnehmerdaten.

Mit uns sind Sie für alles gewappnet.

Im Vergleich zu allen anderen Branchen ist die Veranstaltungsbranche bekannt dafür, Daten aus verschiedenen Quellen und Tools zu sammeln. Einer der Gründe, warum die DSGVO in Kraft ist, liegt in der Geschwindigkeit, mit der Daten heute von Unternehmen genutzt werden – oft auch missbräuchlich. Das überrascht uns nicht und deshalb haben wir jede Funktion in Ihrer Veranstaltungsverwaltungssoftware sorgfältig DSGVO-konform gestaltet, damit:

  • Ihre Daten geschützt bleiben
  • Wir Ihnen dabei helfen können, die Daten Ihrer Teilnehmer zu schützen und DSGVO-konform zu sein

Wie hält Zoho Backstage die DSGVO ein?

  • Fairness und Transparenz bei der Datenerfassung

    Zoho Backstage erfasst nur die erforderlichen Mindestdaten des Benutzers während der Anmeldung und gewährleistet Transparenz und Einwilligung bei der Nutzung dieser Informationen. Wenn Daten von einer externen Quelle empfangen werden, z. B. von einer integrierten Plattform, verfolgt Zoho Backstage diese.

  • Datenverschlüsselung und Kennwortschutz

    Alle in Zoho Backstage gespeicherten persönlichen Daten werden im Ruhezustand mit dem 256-Bit Advance Encryption Standard (AES) verschlüsselt. Auf diese Weise wird Ihre Datensicherheit gewährleistet. Wenn Daten im Zusammenhang mit der Veranstaltung heruntergeladen werden, die Organisator-, Redner-, Sponsoren-, Tickets- oder Teilnehmerdetails enthalten, werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben, um einen nicht autorisierten Offlinezugriff zu vermeiden.

  • Zugriff auf und Korrektur personenbezogene(r) Daten

    Wenn ein Organisator seine in Zoho Backstage gespeicherten personenbezogenen Daten, die ungenau oder unvollständig sind, zu irgendeinem Zeitpunkt korrigieren möchte, kann er jederzeit über das System darauf zugreifen und sie ändern. Um den unaufgeforderten Zugriff auf das Ereignisportal und seine Daten zu vermeiden, kann ein Kontoadministrator den Zugriff darauf einschränken, indem er eine Reihe vertrauenswürdiger IP-Adressen hinzufügt.

    Zugriff auf und Korrektur personenbezogene(r) Daten
  • Import/Export von Daten

    Der Organisator kann Daten wie Profilinformationen, Veranstaltungsprogramme und Tickets sicher mit Kennwortschutz exportieren. Sie können auch Daten aus jedem anderen System in Zoho Backstage importieren.

  • Datenübertragbarkeit

    Wenn ein Veranstaltungsorganisator alle Daten von Zoho Backstage auf ein anderes System übertragen möchte, kann er dies jederzeit tun. Zoho Backstage sperrt keine Daten zur exklusiven Nutzung.

  • Löschung personenbezogener Daten

    Zoho Backstage löscht alle personenbezogenen Daten eines bestimmten Organisators innerhalb von 60 Tagen nach der ersten Anfrage.

  • Aufzeichnung der Aktivitäten von Organisatoren

    Behalten Sie den Überblick über alle Aktivitäten Ihres Teams (die Veranstaltungsorganisatoren), wie das Hinzufügen, Löschen oder Ändern von Elementen in der Veranstaltung. Achten Sie auf jede Änderung im System.

    Aufzeichnung der Aktivitäten von Organisatoren

Wie können Veranstaltungsorganisatoren mit Zoho Backstage die Compliance gewährleisten?

Der sichere Umgang mit Kundendaten unter Beachtung der Vorschriften ist eine mühsame Aufgabe. Aus diesem Grund haben wir dafür gesorgt, dass Zoho Backstage sich um alle gesetzlichen Anforderungen kümmert, die Sie für die DSGVO-Compliance bei der Verarbeitung von Teilnehmerdaten benötigen.

  • Zugriffsrecht

    Zoho Backstage bietet Veranstaltungsorganisatoren die Möglichkeit, Teilnehmern Informationen über all ihre im Produkt gespeicherten Daten anzufordern. Wir raten Organisatoren innerhalb oder außerhalb der EU dazu, diese Option verfügbar zu halten, damit eine Anfrage für den Zugriff auf alle Informationen eingereicht werden kann. Auf Anfrage werden alle Informationen archiviert, und der Veranstalter kann sie mit dem Teilnehmer teilen.

  • Recht auf Berichtigung

    Wenn ein Teilnehmer persönliche Informationen hinzufügen/ändern möchte, kann er dies tun, indem er sich einfach bei seinem Konto anmeldet und das entsprechende Feld bearbeitet.

  • Recht auf Löschung personenbezogener Daten

    Zoho Backstage bietet Teilnehmern die Möglichkeit, die Löschung oder Anonymisierung ihrer Daten von der Veranstaltungswebsite anzufordern. Nach Genehmigung dieser Anfrage werden die Daten innerhalb von 30 Tagen ab dem Datum der Genehmigung gelöscht oder anonymisiert.

    Recht auf Löschung personenbezogener Daten
  • Transparenz bei der Datenverarbeitung

    Veranstaltungsorganisatoren können mit Zoho Backstage automatisierte E-Mails an verschiedenen Zeitpunkten der Veranstaltung einrichten, beginnend mit der Registrierung. Wenn Interessenten, die ein Ticket für die Veranstaltung registriert, aber nicht gekauft haben, jedoch alle E-Mails mit Bezug auf die Veranstaltung gelöscht haben oder abbestellen möchten, können sie dies tun. Der Organisator kann die Zustimmung einholen, diese E-Mails frühzeitig während der Anmeldung zu senden.

    Transparenz bei der Datenverarbeitung
  • Wichtiger Hinweis zur Drittanbieter-Integration

    Wenn Sie eine Integration mit Tools von Drittanbietern vornehmen, überprüfen Sie, wie diese die DSGVO handhaben, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Schritte zur Einhaltung der DSGVO durchführen.

Haftungsausschluss: Die hier dargestellten Informationen dürfen nicht als Rechtsberatung ausgelegt werden. Wir empfehlen Ihnen, rechtlichen Rat zu ersuchen über das, was Sie tun müssen, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.