Ich mache Geschäfte mit einem Kunden, der es bevorzugt, auf Spanisch zu kommunizieren. Wie bekomme ich die Rechnungen, Angebote, Erinnerungen usw. auf Spanisch?
In Zoho Books können Sie eine Sprache mit einem Kunden/Lieferanten verknüpfen. Dazu gehört:
- Ändern der Portal-Sprache.
- Erstellen von Vorlagen für Rechnungen, Angebote, Erinnerungen usw.
- Erstellen von Workflows, die spezifisch für sprachlich zugeordnete Kunden/Lieferanten sind.
Nehmen wir das obige Beispiel, bei dem Ihr Kunde alle Kommunikationen auf Spanisch bevorzugt.
Auswahl von Spanisch als Portal-Sprache
Um Spanisch als Standardsprache für das Portal des Kunden auszuwählen, folgen Sie bitte den unten genannten Schritten:
- Gehen Sie zu Verkäufe > Kunden (für Kunden) oder Einkäufe > Lieferanten (für Lieferanten).
- Wählen Sie den Kunden aus, dem Sie Spanisch als Portal-Sprache zuordnen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts auf dem Detailbildschirm.
- Scrollen Sie nach unten zu Weitere Details und wählen Sie die Sprache des Kunden aus dem Dropdown-Menü Portal-Sprache aus.
Einrichtung der Rechnungsvorlage auf Spanisch
Um die Rechnungsvorlage auf Spanisch einzurichten, folgen Sie bitte den folgenden Anweisungen:
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Vorlagen.
- Wählen Sie auf der folgenden Seite Rechnungen aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu, die oben rechts vorhanden ist.
- Ein Fenster zeigt alle verfügbaren Vorlagen an.
- Bewegen Sie die Maus über die Vorlage Ihrer Wahl und klicken Sie auf die Schaltfläche Diese verwenden.
- Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen (optional) für Ihre Vorlage ein und wählen Sie eine Sprache aus dem Dropdown-Menü Vorlagen-Sprache aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Diese verwenden, um fortzufahren.
- Der folgende Bildschirm ermöglicht es Ihnen, die Eigenschaften Ihrer Vorlage zu bearbeiten. Verwenden Sie die Schaltfläche Vorschau, um Ihre Änderungen anzuzeigen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
Einrichtung der E-Mail-Vorlagen auf Spanisch
Sie können dies auch für E-Mail-Vorlagen tun. Um Ihre E-Mail-Vorlagen auf Spanisch einzurichten, folgen Sie bitte den folgenden Anweisungen:
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie E-Mail-Vorlagen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu, die in der oberen rechten Ecke vorhanden ist.
- Ein neues E-Mail-Vorlagenfenster erscheint auf dem Bildschirm.
- Geben Sie den Inhalt Ihrer E-Mail ein und klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
Einrichtung der Zahlungserinnerungen auf Spanisch
Neben der Einrichtung von E-Mail-Vorlagen können Sie auch Zahlungserinnerungen in anderen Sprachen einrichten und diese bestimmten Kontakten zuordnen.
Der erste Schritt im Prozess besteht darin, einen E-Mail-Alarm zu erstellen. Um einen E-Mail-Alarm zu erstellen, folgen Sie bitte den folgenden Anweisungen:
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie Automatisierung.
- Gehen Sie zum Abschnitt E-Mail-Alarm.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer E-Mail-Alarm.
- Geben Sie einen Namen für den E-Mail-Alarm ein. In diesem Fall besteht der Zweck des E-Mail-Alarms darin, eine Zahlungserinnerung an einen Kontakt zu senden, dessen Kontaktsprache Spanisch ist.
- Wählen Sie ein Modul aus, z. B. das Modul Rechnung.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail-Vorlage und wählen Sie die Option + Neue E-Mail-Vorlage hinzufügen.
- Fügen Sie Empfänger für diese automatisierte E-Mail in E-Mail-Empfänger hinzu. Sie können mehrere Empfänger hinzufügen. Sie können auch Zusätzliche Empfänger hinzufügen, deren E-Mail-Adressen nicht in Ihrem Zoho Books-Konto aufgezeichnet sind.
- Geben Sie den Inhalt der Vorlage in der ausgewählten Sprache ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Auswählen.
- Klicken Sie jetzt auf die Speichern-Schaltfläche, um Ihre neu erstellte E-Mail-Benachrichtigung zu speichern.
Der nächste und letzte Schritt besteht darin, eine Workflow-Regel zu erstellen, bei der eine Zahlungserinnerung für Rechnungen gesendet wird, die für Kunden erstellt wurden, deren Kontaktsprache Spanisch ist.
- Unter dem Abschnitt Automatisierung klicken Sie auf die Registerkarte Workflow-Regeln.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Workflow-Regel.
1. Benennen Sie Ihren Workflow
Workflow-Name: Geben Sie Ihrem Workflow einen Namen.
Modul: Rechnung
2. Wählen Sie, wann Sie auslösen möchten
Workflow-Typ: Ereignisbasiert
Wenn eine Rechnung: Erstellt wird
3. Filter für die Auslöser
Wenn -> Kundensprache -> ist -> Espanol
Klicken Sie auf Weiter und aktivieren Sie die Option Möchten Sie eine zeitbasierte Aktion hinzufügen?.
Ausführungszeit: 5 -> Tage > Vor -> Fälligkeitsdatum
4. Aktion
E-Mail-Benachrichtigung -> Spanisch - Zahlungserinnerung
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die erstellte Workflow-Regel zu speichern. Dies wird fünf Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Zahlungserinnerung (auf Spanisch) für alle Kunden auslösen, deren Sprache Espanol ist.
Zuordnen der Vorlagen zu einem Kunden/Lieferanten
Nachdem Sie die Rechnungs- und E-Mail-Vorlagen eingerichtet haben, können Sie diese Vorlagen zuordnen, indem Sie die folgenden Anweisungen befolgen:
- Gehen Sie zu Verkäufe > Kunden (für Kunden) oder Einkäufe > Lieferanten (für Lieferanten).
- Wählen Sie den Kontakt aus, dem Sie die spanische Vorlage zuordnen möchten.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie die Option Vorlagen zuordnen.
- Klicken Sie auf die entsprechenden Dropdown-Menüs unter jeder Vorlage und wählen Sie die neu erstellte spanische Vorlage aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
Diese Aktion ermöglicht es Ihnen, angepasste Rechnungen und E-Mails an diesen bestimmten Kunden zu senden.
Hinweis: Sie können auch Workflows basierend auf der Sprache erstellen, d.h. Sie können Workflows für Kontakte erstellen, die einer bestimmten Sprache zugewiesen sind.
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