Workflow-Regeln

Sie können Aufgaben wie das Senden von E-Mails, das Aktualisieren von Feldern und das Auslösen von Webhooks oder Funktionen automatisieren, indem Sie in Zoho Books Workflow-Regeln erstellen. Die Workflow-Regel wird automatisch ausgeführt, sobald die Bedingungen erfüllt sind.

Szenario: John möchte automatisch eine Dankes-E-Mail mit Rabattcoupons an Kunden senden, nachdem diese einen Kauf getätigt haben. Dazu richtet er in Zoho Books eine Workflow-Regel ein, sodass immer, wenn ein Kunde seine Zahlung abschließt, die Regel die E-Mail-Benachrichtigung auslöst und eine E-Mail automatisch gesendet wird, was John Zeit und Mühe spart.

Erstellen einer neuen Workflow-Regel

So erstellen Sie eine neue Workflow-Regel:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Klicken Sie auf + Neue Workflow-Regel in der oberen rechten Ecke.

Benennen Ihres Workflows

Füllen Sie im Pop-up Neue Workflow-Regel die folgenden Felder aus:

Name der Workflow-Regel: Geben Sie einen Namen für die Workflow-Regel ein.
Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, falls erforderlich.
Modul: Wählen Sie das Modul für die Workflow-Regel aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie auf Weiter.

Auswählen, wann ausgelöst werden soll

Wählen Sie unter Bedingung zur Ausführung der WORKFLOW-Regel den Workflow-Typ aus, um festzulegen, wie und wann der Workflow ausgelöst werden soll:

Ereignisbasiert

Der Workflow wird sofort ausgelöst, wenn eine bestimmte Aktion an einem Datensatz auftritt. Wählen Sie den Aktionstyp aus, der die Workflow-Regel auslöst:

Erstellt: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein neuer Datensatz erstellt wird.
Bearbeitet: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein vorhandener Datensatz bearbeitet wird.
Erstellt oder Bearbeitet: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Datensatz erstellt oder bearbeitet wird.
Gelöscht: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Datensatz gelöscht wird.
Übermittelt: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Datensatz zur Genehmigung übermittelt wird.
Genehmigt: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Datensatz genehmigt wird.
Abgelehnt: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Datensatz abgelehnt wird.

Wenn Sie Bearbeitet oder Erstellt oder Bearbeitet als Aktionstyp auswählen, füllen Sie die folgenden Felder aus:

Führen Sie den Workflow aus, wenn: Wählen Sie die Bedingung aus, die festlegt, wann der Workflow basierend auf den an den Feldern vorgenommenen Aktionen ausgelöst werden soll:

Wenn ein beliebiges Feld aktualisiert wird: Der Workflow wird ausgeführt, wenn ein beliebiges Feld im ausgewählten Modul aktualisiert wird.
Wenn ein ausgewähltes Feld aktualisiert wird: Wählen Sie bis zu drei Felder aus. Der Workflow wird ausgeführt, sobald eines der ausgewählten Felder aktualisiert wird.
Wenn alle ausgewählten Felder aktualisiert werden: Wählen Sie bis zu drei Felder aus. Der Workflow wird nur ausgeführt, wenn alle ausgewählten Felder aktualisiert werden.
Wenn ein ausgewähltes Feld nicht aktualisiert wird: Wählen Sie bis zu drei Felder aus. Der Workflow wird ausgeführt, wenn eines der ausgewählten Felder nicht aktualisiert wird.
Wenn alle ausgewählten Felder nicht aktualisiert werden: Wählen Sie bis zu drei Felder aus. Der Workflow wird nur ausgeführt, wenn keines der ausgewählten Felder aktualisiert wird.

Hinweis: Die Felder Führen Sie den Workflow aus, wenn und Führen Sie aus, wenn der Datensatz erscheinen nur, wenn der Aktionstyp auf Bearbeitet oder Erstellt oder Bearbeitet eingestellt ist.

Führen Sie aus, wenn der Datensatz: Wählen Sie aus, wann der Workflow basierend darauf ausgelöst werden soll, wie oft der Datensatz bearbeitet wird:

Zum ersten Mal bearbeitet wird: Der Workflow wird nur beim ersten Mal ausgeführt, wenn der Datensatz nach seiner Erstellung bearbeitet wird.
Bei jeder Bearbeitung: Der Workflow wird jedes Mal ausgeführt, wenn der Datensatz bearbeitet wird.

Datumsbasiert

Die Workflow-Regel wird an einem bestimmten Datum oder relativ zu einem Datumsfeld in einem Datensatz ausgelöst. Zum Beispiel 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Hinweis: Datumsbasierte Workflows werden nur für Datensätze ausgeführt, die nach dem Einrichten dieses Workflows erstellt oder bearbeitet werden.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Ausführungsdatum: Das Datum, an dem der Workflow ausgelöst wird. Sie können den Workflow eine beliebige Anzahl von Tagen vor oder nach einem Datumsfeld im Datensatz auslösen lassen.
Ausführungszeit: Wählen Sie die genaue Zeit aus, zu der die Workflow-Regel ausgelöst werden soll.
Ausführungszyklus: Wählen Sie die Häufigkeit aus, mit der der Workflow ausgelöst werden soll. Die folgenden Optionen werden unterstützt: Nur einmal, Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich.
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie die erforderlichen Details eingegeben haben.

Hinzufügen von Kriterien

Sie können Kriterien verwenden, um sicherzustellen, dass der Workflow nur ausgeführt wird, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So fügen Sie Kriterien hinzu:

Klicken Sie auf + Neue Kriterien, um ein neues Kriterium für die Workflow-Regel zu erstellen.
Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Ja, um Kriterien hinzuzufügen, oder auf Nein, um zu überspringen.
Wählen Sie ein Feld und den Vergleichsoperator aus und geben Sie den erforderlichen Wert ein.
Klicken Sie auf + Kriterium hinzufügen oder +, um bei Bedarf weitere Kriterien zu erstellen.
Wenn Sie mehrere Kriterien hinzufügen, wählen Sie entweder UND oder ODER aus dem Dropdown-Menü aus, je nachdem, wie die Kriterien funktionieren sollen. Sie können das Kriterienmuster auch bearbeiten, indem Sie die Kriterien manuell im Feld KRITERIENMUSTER eingeben.
Sobald Sie die erforderlichen Kriterien hinzugefügt haben, klicken Sie auf Fertig.

Hinweis: Sie können bis zu 10 Kriterien für einen Workflow erstellen, und innerhalb jedes Kriteriums können Sie bis zu 10 Kriterien hinzufügen.

Hinzufügen von Aktionen

Sobald Sie die Auslöser eingerichtet haben, verknüpfen Sie Aktionen mit dem Workflow. Sie können wählen, die Aktionen sofort auszulösen, wenn die Bedingungen erfüllt sind, oder zu einem bestimmten Zeitpunkt:

Sofortige Aktionen: Löst Aktionen sofort aus, wenn die Kriterien erfüllt sind.
- Wählen Sie in der rechten Seitenleiste aus dem Dropdown-Menü Typ den Typ der Workflow-Aktion aus, die Sie mit der Workflow-Regel verknüpfen möchten. Wählen Sie anschließend aus dem Dropdown-Menü Name die Workflow-Aktion aus, die Sie erstellt und konfiguriert haben, oder klicken Sie im Dropdown-Menü auf + Neue %Workflow Action%, um eine neue Workflow-Aktion hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf + Neue Aktion hinzufügen, um bei Bedarf weitere Aktionen hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Verknüpfen, um das Verknüpfen der Aktionen mit den Kriterien abzuschließen.
Zeitbasierte Aktionen: Löst Aktionen basierend auf der geplanten Zeit aus.
- Legen Sie in der rechten Seitenleiste im Feld AUSFÜHRUNGSZEIT die Zeit fest, zu der die Aktion ausgeführt wird.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Typ den Typ der Workflow-Aktion aus, die Sie mit der Workflow-Regel verknüpfen möchten. Wählen Sie anschließend aus dem Dropdown-Menü Name die Workflow-Aktion aus, die Sie erstellt und konfiguriert haben, oder klicken Sie im Dropdown-Menü auf + Neue %Workflow Action%, um eine neue Workflow-Aktion hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf + Neue Aktion hinzufügen, um bei Bedarf weitere Aktionen hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Verknüpfen, um das Verknüpfen der Aktionen mit den Kriterien abzuschließen.
Klicken Sie auf Speichern, um die Workflow-Regel abzuschließen und zu speichern.

Sobald Sie die Workflow-Regel erstellt haben, wird die Regel jetzt ausgeführt und die angegebene Aktion findet statt, wann immer eine Aktion auftritt, die dem von Ihnen in der Workflow-Regel festgelegten Auslöser entspricht.

Ändern der Reihenfolge von Workflow-Regeln

Wenn Sie bestimmte Workflow-Regeln oben auf der Listenansicht-Seite oder in einer bestimmten Reihenfolge anzeigen möchten, können Sie sie neu anordnen. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Wählen Sie das Modul aus, in dem Sie die Reihenfolge der Workflow-Regeln ändern möchten, indem Sie auf das Dropdown-Menü Modul klicken.
Klicken Sie auf Reihenfolge ändern in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie nun die Regeln aus und ordnen Sie sie nach Ihren Wünschen neu an.
Nachdem Sie die erforderliche Neuanordnung vorgenommen haben, klicken Sie auf Neuanordnung speichern.

Bearbeiten einer Workflow-Regel

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Fahren Sie mit der Maus über die Workflow-Regel, die Sie bearbeiten möchten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

Klonen einer Workflow-Regel

Wenn Sie eine neue Workflow-Regel mit denselben Details wie in einer vorhandenen Workflow-Regel benötigen, können Sie die vorhandene Regel klonen. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Fahren Sie mit der Maus über die Workflow-Regel, die Sie klonen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts und wählen Sie Klonen aus.
Überprüfen Sie auf der Seite Neue Workflow-Regel die geklonten Details.
Überprüfen Sie die Bedingungen zur Ausführung der WORKFLOW-Regel und klicken Sie auf Aktualisieren.
Klicken Sie auf Speichern.

Markieren einer Workflow-Regel als inaktiv

Wenn Sie eine Workflow-Regel eine Weile nicht verwenden, sie aber für die zukünftige Nutzung aufbewahren möchten, können Sie sie als inaktiv markieren, anstatt sie zu löschen. So markieren Sie sie als inaktiv:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Fahren Sie mit der Maus über die Workflow-Regel, die Sie als inaktiv markieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts und wählen Sie Als inaktiv markieren aus.

Markieren einer Workflow-Regel als aktiv

Wenn Sie eine Workflow-Regel benötigen, die zuvor als inaktiv markiert wurde, können Sie sie wieder aktivieren. So markieren Sie sie als aktiv:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Fahren Sie mit der Maus über die inaktive Workflow-Regel, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts und wählen Sie Als aktiv markieren aus.

Konfigurieren der Fehlereinstellungen

Mit der Funktion Fehlereinstellungen konfigurieren können Sie tägliche Nutzungslimits für Workflow-Alarm-Auslöser festlegen, benachrichtigt werden, wenn eine Workflow-Aktion fehlschlägt oder ihren Nutzungsschwellenwert überschreitet, und festlegen, wie Zoho Books fehlgeschlagene Aktionen erneut versucht.

Die vollständigen Konfigurationsschritte, die Benachrichtigungen über Nutzungslimits, Fehlschlagbenachrichtigung und Wiederholungsrichtlinie abdecken, finden Sie unter Konfigurieren der Fehlereinstellungen.

Anzeigen der Nutzungsstatistik für Workflow-Aktionen

Da Workflows die Automatisierung ermöglichen und viele alltägliche Geschäftsabläufe von ihnen abhängen, ist es wichtig, die Anzahl der täglich ausgelösten Workflow-Aktionen zu kennen. Zoho Books bietet einen Bereich für die Nutzungsstatistik, in dem Sie die Gesamtzahl der verfügbaren Workflow-Aktionen und die Anzahl der für den Tag ausgelösten Aktionen anzeigen können.

So zeigen Sie die Nutzungsstatistik für Workflow-Aktionen an:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung. Die Gesamt- und ausgelösten Anzahlen der Funktionen, Webhooks und E-Mail-Benachrichtigungen für den Tag werden im Bereich Nutzungsstatistik angezeigt.

Filtern von Workflow-Regeln

Sie können Workflow-Regeln schnell finden, indem Sie sie nach Modul oder Status filtern. So filtern Sie:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Um nach Modul zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Modul und wählen Sie die gewünschte Option aus.
Um nach Status zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Status und wählen Sie die gewünschte Option aus.

Löschen einer Workflow-Regel

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Fahren Sie mit der Maus über die Workflow-Regel, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts und wählen Sie Workflow-Regel löschen aus.
Klicken Sie im folgenden Pop-up auf Ja, um zu bestätigen.

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