Workflowprotokolle

Auf der Seite Workflowprotokolle wird jeder Ausführungsversuch einer Workflow-Aktion (benutzerdefinierte Funktion, Webhook oder E-Mail-Benachrichtigung) aufgelistet, der durch eine Workflow-Regel ausgelöst wurde. Verwenden Sie diese Seite, um die Ergebnisse von Aktionen nachzuverfolgen, Fehlschläge zu beheben, Fehlschlagbenachrichtigungen einzurichten und Wiederholungsrichtlinien festzulegen, die bestimmen, wie Zoho Books fehlgeschlagene Aktionen erneut ausführt.

Szenario: Patricia, die Leiterin des Finanzbereichs bei einem mittelgroßen E-Commerce-Unternehmen, verlässt sich auf einen Webhook, der jede neue Rechnung an ihr Lagersystem übermittelt. An einem Nachmittag fällt das Lagersystem für einige Minuten aus, und mehrere Rechnungen können nicht synchronisiert werden. Patricia öffnet die Seite Workflowprotokolle, filtert nach fehlgeschlagenen Webhook-Ausführungen und prüft die Fehlschlaggründe. Sie richtet eine zusammenfassende Fehlschlagbenachrichtigung ein, damit ihr Team über zukünftige Fehlschläge informiert wird, und konfiguriert eine Wiederholungsrichtlinie, die fehlgeschlagene Webhooks in zunehmenden Intervallen erneut ausführt. Dadurch werden die fehlenden Rechnungen automatisch synchronisiert, sobald sich das Lagersystem wieder erholt hat, und keine Bestellung wird verzögert.

Hinweis: Workflowprotokolle stehen nur Benutzern mit der Berechtigung zur Verwaltung von Workflow-Regeln zur Verfügung.

Auf Workflowprotokolle zugreifen

So greifen Sie auf Workflowprotokolle zu:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflowprotokolle unter Automatisierung.
Wählen Sie den Tab des Aktionstyps aus, dessen Protokolle Sie anzeigen möchten:
- Benutzerdefinierte Funktionen
- Webhooks
- E-Mail-Benachrichtigungen

Jeder Tab zeigt die entsprechenden Protokolle in einer Listenansicht mit den folgenden Spalten an:

Spalte	Beschreibung
Ausführungszeit	Datum und Uhrzeit, zu der die Aktion ausgelöst wurde.
Workflow-Regel	Die Workflow-Regel, die die Aktion ausgelöst hat.
Modul	Das Modul, zu dem die Workflow-Regel gehört.
Eintrag	Der Eintrag (z. B. eine Rechnung, eine Lieferantenrechnung, ein Verkaufsauftrag oder ein Einkaufsauftrag), für den die Aktion ausgeführt wurde.
Status	Das Ergebnis der Ausführung, entweder Erfolg oder Fehlschlag.

Protokolldetails anzeigen

So zeigen Sie die Details eines bestimmten Protokolls an:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflowprotokolle unter Automatisierung.
Öffnen Sie den Tab für den Aktionstyp, dessen Protokoll Sie prüfen möchten.
Klicken Sie auf die Zeile des Protokolls, das Sie anzeigen möchten.

Der Detailbereich des Protokolls zeigt Folgendes an:

Ausführungszeit: Datum und Uhrzeit, zu der die Aktion ausgeführt wurde.
Workflow-Regel: Name der Regel, die die Aktion ausgelöst hat.
Eintrag: Der von der Regel verarbeitete Eintrag.
Status: Ergebnis der Ausführung, Erfolg oder Fehlschlag.
Antwort: Die von der Aktion zurückgegebene Antwort.
Fehlschlaggrund: Der Grund für den Fehlschlag (wird nur angezeigt, wenn der Status Fehlschlag ist).
Wiederholungsversuche: Die Anzahl der durchgeführten Wiederholungsversuche, sofern eine Wiederholungsrichtlinie konfiguriert ist.

Fehlereinstellungen konfigurieren

Wenn eine Workflow-Aktion fehlschlägt oder ihren Nutzungsschwellenwert überschreitet, kann Zoho Books die richtigen Personen benachrichtigen und die Aktion automatisch erneut ausführen. Sie können dies mit der Funktion Fehlereinstellungen konfigurieren einrichten, die die folgenden Optionen bietet:

Benachrichtigungen über Nutzungslimits: Sendet Benachrichtigungen, wenn eine Workflow-Aktion einen von Ihnen festgelegten Nutzungsschwellenwert überschreitet. Verfügbar für E-Mail-Benachrichtigungen, Webhooks und Benutzerdefinierte Funktionen.
Fehlschlagbenachrichtigung: Sendet in regelmäßigen Abständen E-Mails an ausgewählte Benutzer, die fehlgeschlagene Workflow-Aktionen zusammenfassen. Verfügbar für E-Mail-Benachrichtigungen, Webhooks und Benutzerdefinierte Funktionen.
Wiederholungsrichtlinie: Führt eine fehlgeschlagene Workflow-Aktion automatisch in von Ihnen festgelegten Intervallen erneut aus, sodass vorübergehende Fehlschläge (z. B. ein temporärer Netzwerkfehler oder ein kurzer Ausfall eines externen Systems) Ihre Automatisierung nicht unterbrechen. Verfügbar für Webhooks und Benutzerdefinierte Funktionen.

Einblicke:

Die Anzahl der Workflow-Alarme, die Sie pro Tag auslösen können, hängt von Ihrem Zoho Books-Tarif ab.
Administratoren erhalten außerdem In-App-Benachrichtigungen, wenn eine Workflow-Aktion den festgelegten Schwellenwert überschreitet.

So konfigurieren Sie die Fehlereinstellungen:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflowprotokolle unter Automatisierung.
Klicken Sie auf Fehlereinstellungen konfigurieren in der oberen rechten Ecke der Seite.
Öffnen Sie den Tab für den Aktionstyp, den Sie konfigurieren möchten: E-Mail-Benachrichtigungen, Webhooks oder Benutzerdefinierte Funktionen.

Benachrichtigungen über Nutzungslimits

Wählen Sie unter Benachrichtigungen über Nutzungslimits einen Schwellenwert für das Senden von Benachrichtigungen für Workflow-Aktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen, Webhooks und Funktionen. Wenn die Anzahl der ausgelösten Aktionen den von Ihnen festgelegten Schwellenwert überschreitet, benachrichtigt Zoho Books die angegebenen Empfänger.

Klicken Sie auf Speichern.

Fehlschlagbenachrichtigung

Mit der Einstellung Fehlschlagbenachrichtigung wird gesteuert, wann und an wen Zoho Books E-Mails sendet, die fehlgeschlagene Workflow-Aktionen zusammenfassen. Sie können sie separat für E-Mail-Benachrichtigungen, Webhooks und Benutzerdefinierte Funktionen konfigurieren.

Legen Sie unter Fehlschlagbenachrichtigung die folgenden Felder fest:

Häufigkeit: Wie oft die zusammenfassende E-Mail gesendet wird. Wählen Sie Stündlich, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
Zeit: Die Uhrzeit, zu der die zusammenfassende E-Mail gesendet wird. Gilt für die Häufigkeiten Täglich, Wöchentlich und Monatlich.
E-Mail-Empfänger: Die Benutzer, die die zusammenfassende E-Mail erhalten.

Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholungsrichtlinie

Mit der Einstellung Wiederholungsrichtlinie wird gesteuert, wie Zoho Books eine fehlgeschlagene Workflow-Aktion erneut ausführt. Sie können sie separat für Webhooks und Benutzerdefinierte Funktionen konfigurieren.

Standardmäßig ist die Wiederholungsrichtlinie für benutzerdefinierte Funktionen deaktiviert. Sie können den Schalter Aktiviert in der oberen rechten Ecke des Bereichs Wiederholungsrichtlinie einschalten, um die Wiederholungseinstellungen zu konfigurieren.

Legen Sie unter Wiederholungsrichtlinie die folgenden Felder fest:

Wiederholungsmethode: Das Muster, das Zoho Books verwendet, um die Wiederholungsversuche zeitlich zu staffeln. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Festes Intervall: Jeder Wiederholungsversuch erfolgt nach demselben Intervall. Wenn das Wiederholungsintervall beispielsweise 30 Minuten und die Wiederholungsanzahl 5 beträgt, erfolgen die Wiederholungsversuche alle 30 Minuten nach dem Fehlschlag.
- Additiv: Jedes nachfolgende Wiederholungsintervall entspricht dem vorherigen Intervall plus einem festen Betrag. Wenn das Wiederholungsintervall beispielsweise 5 Minuten, der additive Faktor 6 und die Wiederholungsanzahl 5 beträgt, erfolgen die Wiederholungsversuche 5, 11, 17, 23 und 29 Minuten nach dem Fehlschlag.
- Multiplikativ: Jedes nachfolgende Wiederholungsintervall entspricht dem vorherigen Intervall multipliziert mit einem Faktor. Wenn das Wiederholungsintervall beispielsweise 5 Minuten, der multiplikative Faktor 6 und die Wiederholungsanzahl 5 beträgt, erfolgen die Wiederholungsversuche 5, 30, 180, 1080 und 6480 Minuten nach dem Fehlschlag.
Wiederholungsintervall: Die Wartezeit vor dem ersten Wiederholungsversuch, eingegeben als Zahl und Einheit (z. B. Minuten oder Stunden).
Additiver Faktor (nur bei der Methode Additiv): Die Zahl, die für jeden nachfolgenden Wiederholungsversuch zum Wiederholungsintervall addiert wird.
Multiplikativer Faktor (nur bei der Methode Multiplikativ): Die Zahl, mit der das Wiederholungsintervall für jeden nachfolgenden Wiederholungsversuch multipliziert wird.
Wiederholungsanzahl: Die maximale Anzahl an Wiederholungsversuchen, die Zoho Books nach dem ursprünglichen Fehlschlag durchführt.

Die Vorschau Muster unterhalb der Felder zeigt die resultierende Abfolge der Wiederholungsintervalle basierend auf den von Ihnen eingegebenen Werten an.

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Protokolle filtern

So grenzen Sie die angezeigten Protokolle ein:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflowprotokolle unter Automatisierung.
Öffnen Sie den relevanten Tab des Aktionstyps.
Klicken Sie auf Filter in der oberen rechten Ecke.
Wenden Sie einen oder mehrere Filter an:
- Status: Erfolg oder Fehlschlag.
- Workflow-Regel: Nach einer bestimmten Workflow-Regel filtern.
- Modul: Nach dem Modul filtern, zu dem die Regel gehört.
- Datumsbereich: Nach Ausführungsdatum filtern.
Klicken Sie auf Anwenden.

Protokolle exportieren

So exportieren Sie Workflowprotokolle für eine Offline-Analyse:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflowprotokolle unter Automatisierung.
Öffnen Sie den relevanten Tab des Aktionstyps.
Wenden Sie die benötigten Filter an.
Klicken Sie auf Exportieren in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Exportformat: CSV oder XLS.
Klicken Sie auf Exportieren.

Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.

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