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Feldaktualisierungen

Mit Feldaktualisierungen kann das System Felder eines bestimmten Moduls automatisch aktualisieren, wenn eine Workflow-Regel ausgelöst wird. Sie können zum Beispiel das Ablaufdatum eines Angebots automatisch auf den 30. Juni verlängern, wenn der Gesamtbetrag größer oder gleich 500 $ ist.

Szenario: Maria, Buchhalterin in einem Designstudio, sendet Angebote mit einer standardmäßigen Gültigkeitsdauer an ihre Kunden. Sobald ein Angebot einen Gesamtbetrag von 500 $ oder mehr erreicht, möchte sie ihren Kunden mehr Zeit zur Bestätigung geben. Sie erstellt eine Feldaktualisierung, die das Ablaufdatum verlängert, und verknüpft sie mit einer Workflow-Regel, sodass jedes zutreffende Angebot automatisch aktualisiert wird, ohne dass sie jedes einzeln von Hand bearbeiten muss.

Feldaktualisierungen erstellen

Um Feldaktualisierungen mit Workflow-Regeln zu verknüpfen, müssen Sie sie zunächst erstellen. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
Wählen Sie im Bereich Workflow-Aktionen Feldaktualisierungen.
Klicken Sie auf + Neue Feldaktualisierung in der oberen rechten Ecke.

Geben Sie einen Namen für die Feldaktualisierung ein.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Feldaktualisierung erstellen möchten.
Wählen Sie das Feld aus, das Sie aktualisieren möchten, aus dem Dropdown-Menü und geben Sie den Wert ein. Aktivieren Sie Mit leerem Wert aktualisieren?, wenn Sie das Feld mit einem leeren Wert aktualisieren möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Feldaktualisierungen mit Workflow-Regeln verknüpfen

Die von Ihnen erstellten Feldaktualisierungen sollten mit Workflow-Regeln verknüpft werden, damit sie automatisch ausgelöst werden, wenn die erforderlichen Bedingungen erfüllt sind. Um Feldaktualisierungen mit Workflow-Regeln zu verknüpfen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Klicken Sie auf + Neue Workflow-Regel in der oberen rechten Ecke.
Geben Sie die erforderlichen Details ein. Siehe Workflow-Regeln.
Wählen Sie unter Aktionen Feldaktualisierungen als Typ und wählen Sie die Feldaktualisierung aus, die Sie mit der Workflow-Regel verknüpfen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Sobald die Kriterien erfüllt sind, wird die Workflow-Regel ausgelöst, die wiederum die Feldaktualisierung auslöst.

Feldaktualisierungen bearbeiten

Wenn Sie die Details einer Feldaktualisierung aktualisieren möchten, können Sie sie bearbeiten. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
Wählen Sie im Bereich Workflow-Aktionen Feldaktualisierungen.
Fahren Sie mit der Maus über die Feldaktualisierung, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts und wählen Sie Bearbeiten.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

Feldaktualisierungen filtern

Um die Feldaktualisierungen zu filtern:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
Wählen Sie im Bereich Workflow-Aktionen Feldaktualisierungen.
Wählen Sie unter Modul ein Modul aus dem Dropdown-Menü aus, für das die Feldaktualisierung erstellt wurde.

Basierend auf Ihrer Auswahl werden die entsprechenden Feldaktualisierungen als Liste angezeigt.

Hinweis: Sie können maximal 3 Feldaktualisierungen für jede Workflow-Regel erstellen.

Feldaktualisierungen löschen

Warnung: Das Löschen einer Feldaktualisierung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn die Feldaktualisierung mit einer Workflow-Regel verknüpft ist, wird die Workflow-Regel nicht ausgeführt.

Um eine Feldaktualisierung zu löschen:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
Wählen Sie im Bereich Workflow-Aktionen Feldaktualisierungen.
Fahren Sie mit der Maus über die Feldaktualisierung, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf das Löschen-Symbol.

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