E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen in Zoho Books sind automatisierte E-Mail-Mitteilungen, die gesendet werden, wenn bestimmte Aktionen, die in einer zugehörigen Workflow-Regel konfiguriert sind, ausgelöst werden. Sie stellen sicher, dass die richtigen Beteiligten zur richtigen Zeit informiert werden.

Szenario: Angenommen, eine Rechnung in Ihrer Organisation überschreitet ihr Fälligkeitsdatum, ohne dass eine Zahlung erfolgt. Das Buchhaltungsteam bemerkt dies möglicherweise nicht sofort. Indem Sie eine E-Mail-Benachrichtigung für überfällige Rechnungen einrichten und sie mit einer Workflow-Regel verknüpfen, wird das Buchhaltungsteam per E-Mail benachrichtigt, sobald die Rechnung überfällig wird, sodass es die Zahlung nachverfolgen kann.

E-Mail-Benachrichtigungen erstellen

Um E-Mail-Benachrichtigungen mit Workflow-Regeln zu verknüpfen, müssen Sie sie zunächst erstellen. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
Wählen Sie im Bereich Workflow-Aktionen E-Mail-Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf + Neue E-Mail-Benachrichtigung in der oberen rechten Ecke.

Füllen Sie auf der Seite Neue E-Mail-Benachrichtigung die folgenden Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name	Geben Sie einen Namen für die E-Mail-Benachrichtigung ein.
Modul	Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die E-Mail-Benachrichtigung erstellen möchten.
Von	Wählen Sie den Absender aus, der im Postfach des Empfängers angezeigt wird. Sie können einen der in Ihrer Organisation konfigurierten verifizierten Absender wählen oder Erstellt von auswählen, um die E-Mail im Namen des Benutzers zu senden, der den Datensatz erstellt hat.
E-Mail-Vorlage	Wählen Sie eine vorhandene E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus oder klicken Sie auf + Neue E-Mail-Vorlage, um eine neue zu erstellen.
E-Mail-Empfänger	Wählen Sie die Nutzer und Rollen aus, die benachrichtigt werden sollen.
Cc	Geben Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger ein, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
Bcc	Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, die eine versteckte Kopie (Blindkopie) der E-Mail erhalten sollen.
Anhänge	Wählen Sie aus, was mit der E-Mail gesendet werden soll. Die angezeigten Anhangsoptionen hängen vom ausgewählten Modul ab.

Klicken Sie auf Speichern.

E-Mail-Benachrichtigungen mit Workflow-Regeln verknüpfen

Die von Ihnen erstellten E-Mail-Benachrichtigungen sollten mit Workflow-Regeln verknüpft werden, damit sie automatisch ausgelöst werden, wenn die erforderlichen Bedingungen erfüllt sind. Um E-Mail-Benachrichtigungen mit Workflow-Regeln zu verknüpfen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Workflow-Regeln unter Automatisierung.
Klicken Sie auf + Neue Workflow-Regel in der oberen rechten Ecke.
Geben Sie die erforderlichen Details ein. Siehe Workflow-Regeln.
Wählen Sie unter Aktionen E-Mail-Benachrichtigungen als Typ und wählen Sie die E-Mail-Benachrichtigung aus, die Sie mit der Workflow-Regel verknüpfen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Immer wenn die Kriterien erfüllt sind, wird nun die Workflow-Regel ausgelöst, die wiederum die E-Mail-Benachrichtigung auslöst.

E-Mail-Benachrichtigungen bearbeiten

Wenn Sie die Details einer E-Mail-Benachrichtigung aktualisieren möchten, können Sie sie bearbeiten. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
Wählen Sie im Bereich Workflow-Aktionen E-Mail-Benachrichtigungen.
Fahren Sie mit der Maus über die E-Mail-Benachrichtigung, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts und wählen Sie Bearbeiten.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

E-Mail-Benachrichtigungen filtern

Um die Liste der E-Mail-Benachrichtigungen zu filtern, befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
Wählen Sie im Bereich Workflow-Aktionen E-Mail-Benachrichtigungen.
Wählen Sie unter Modul ein Modul aus dem Dropdown-Menü aus, für das die E-Mail-Benachrichtigung erstellt wurde.

Basierend auf Ihrer Auswahl werden die entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen als Liste angezeigt.

Hinweis:

Sie können maximal 5 E-Mail-Benachrichtigungen für jede Workflow-Regel erstellen.
Die Anzahl der E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie pro Tag auslösen können, hängt von Ihrem Zoho Books-Tarif ab.

E-Mail-Benachrichtigungen löschen

Warnung: Das Löschen einer E-Mail-Benachrichtigung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn die E-Mail-Benachrichtigung mit einer Workflow-Regel verknüpft ist, wird die Workflow-Regel nicht ausgeführt.

Um eine E-Mail-Benachrichtigung zu löschen, fahren Sie mit dem Cursor neben eine E-Mail-Benachrichtigung in der Liste und klicken Sie auf das Löschen-Symbol.

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