Trabalho Remoto com Zoho One

Se, como muitos de nós, você recentemente fez a transição para o trabalho remoto, provavelmente descobriu que algumas partes do negócio podem ser muito mais difíceis em casa. É difícil manter contato com seus colegas, as pessoas são deixadas de fora e tarefas simples podem demorar muito mais do que antes. Todos esses são problemas completamente compreensíveis  – mas também são problemas que podem ser facilmente resolvidos com as ferramentas certas!

Neste artigo, vamos explicar as principais funcionalidades de ferramentas do Zoho One para facilitar a colaboração e a comunicação eficazes em sua organização! Isso significa integrar armazenamento de arquivos, ferramentas de gerenciamento de projetos e sua plataforma de comunicação.

 

Arquivos centralizados

É sempre importante centralizar seus arquivos, mas torna-se especialmente importante quando todos estão trabalhando em um local diferente. Os arquivos podem ser perdidos, os e-mails enviados antes que alguém possa encontrar o arquivo de que precisa, e o tempo que poderia ser gasto no trabalho pode ser perdido. O gerenciamento de nuvem significa que os arquivos estão seguros, enquanto permanecem disponíveis quando você precisa deles.

Zoho WorkDrive é um repositório de nuvem centralizado para todos os arquivos que sua empresa cria ou com os quais interage. Os usuários podem criar esses documentos de dentro do WorkDrive com o pacote de escritório do Zoho, mas o WorkDrive também suporta tipos de arquivo comuns com os quais você já utiliza. Você pode trabalhar com arquivos online e mantê-los salvos no disco rígido utilizando a sincronização da área de trabalho.

Ao fazer a transição do armazenamento de arquivos para o WorkDrive, você soluciona problemas de duplicação de documentos e reduz o tempo perdido na procura de arquivos. Os documentos podem ser armazenados na conta WorkDrive de um indivíduo ou compartilhados em nível de equipe ou organização! Também há pastas de equipe, que são pastas compartilhadas nas quais equipes inteiras podem colaborar e até mesmo usar pastas organizacionais para distribuir documentos a todos os colaboradores de uma organização.

 

O WorkDrive oferece controle completo sobre quem tem acesso a quê e controles detalhados sobre quais níveis de acesso todos têm. Por exemplo, uma pessoa pode ver uma pasta de equipe inteira, mas não pode editá-la, e outra pode editar, mas não pode excluir nenhum arquivo da equipe. Com o controle profundo que o WorkDrive oferece sobre seus arquivos, você pode ter certeza de que todos têm acesso apenas ao que precisam!

Além de compartilhar com colegas de equipe, os usuários podem compartilhar arquivos externamente com segurança, fornecendo links personalizados para cada parte interessada externa, proteger esses links com senha, revogá-los a qualquer momento e monitorar o uso.

Os aspectos mais importantes do gerenciamento de arquivos são segurança e acessibilidade. Os documentos precisam ser copiados e disponibilizados apenas para quem precisa deles. Ao mesmo tempo, eles precisam ser acessíveis a essas pessoas o mais rápido possível e de qualquer local!

 

Comunicação

Ao se comunicar com sua equipe, é importante usar a ferramenta certa. E para ajudar com isso, o Zoho One oferece diversas ferramentas de comunicação para que você tenha sempre a melhor ferramenta para qualquer tipo de comunicação que precisar! Um bom primeiro passo é decidir qual é essa ferramenta.

 

Bate-papo unificado

Quando se trata de conversas contínuas ou conversas que precisam ser mais rápidas, o bate-papo costuma ser a melhor opção. Os e-mails podem se tornar rapidamente difíceis de gerenciar e muitas vezes demoram muito mais para obter uma resposta. Além disso, uma caixa de correio cheia pode parecer muito mais assustadora do que uma série de mensagens.

 

O Zoho Cliq torna a comunicação rápida mais fácil, não apenas fornecendo um serviço de bate-papo flexível, mas tornando-o utilizável a partir de qualquer outro aplicativo Zoho que você estiver usando. Você pode responder rapidamente às mensagens e ficar em contato com sua equipe de qualquer lugar.

Você também pode usá-lo para manter contato com clientes e outras pessoas fora de sua organização, configurando um chat de convidado!.

 

Ferramentas de comunicação de vídeo

Para algumas conversas, o vídeo funciona melhor. Meeting e Showtime oferecem ferramentas de comunicação por vídeo, com enfoques ligeiramente diferentes. Em geral, o Meeting se concentra mais em videochamadas e o Showtime se concentra mais em apresentações e educação. Dito isso, quando você tiver uma de sua preferência, geralmente poderá encontrar todas as ferramentas de que precisa.

Meeting e Showtime oferecem ferramentas de webinar, mas apenas Meeting oferece suporte para webconferência. E embora você possa gravar webinars em qualquer um deles, apenas o Showtime oferece webinars sob demanda onde os espectadores podem se registrar para assistir a um vídeo pré-gravado. É tudo uma questão de escolher o que torna o trabalho mais simples para você e sua equipe!

 

E-mail  inteligente

E aí está a escolha óbvia: e-mail. O e-mail, embora incrivelmente funcional em alguns aspectos, pode ser usado em excesso quando as organizações não criaram caminhos adequados para outros tipos de comunicação. Porém, ainda é uma grande parte da comunicação digital! Se você deseja executar seu e-mail através do Zoho Mail ou de terceiros como Outlook ou Gmail, você espera que seu e-mail seja limpo, fácil de usar e integrado com o resto do seu software.

Quando você precisa se comunicar por e-mail, o Zoho Mail oferece não apenas um serviço de e-mail intuitivo, mas também integrações com todo o resto do Zoho One! Configurar o Mail junto com o resto do Zoho One significa que, a partir do seu e-mail, você pode adicionar tarefas a um projeto, obter informações sobre clientes do CRM e salvar documentos no WorkDrive. Você também pode garantir que os e-mails não sejam esquecidos iniciando bate-papos a partir de e-mails e agendando reuniões diretamente no e-mail de agendamento da reunião!

 

Integrações de e-mail de terceiros

Usar aplicativos desconectados pode criar uma lacuna em seu processo de trabalho, mas não precisa. Se você decidir ficar com um serviço de e-mail de terceiros, você ainda pode integrá-lo com seus aplicativos Zoho para manter todos os seus aplicativos de negócios conectados. O Workdrive oferece integrações com Microsoft e Gmail, e você também pode integrar esses serviços de e-mail com CRM, Projetos, Sprints e muito mais.

 

Promova a cultura da empresa

Depois de criar caminhos para que a comunicação continue em movimento, você pode procurar criar um espaço online onde a cultura e os relacionamentos da sua empresa possam prosperar. Connect é a intranet da Zoho que permite facilitar as conversas entre seus funcionários e equipes. Em vez de ter uma conversa de uma longa cadeia, os usuários podem criar postagens no fórum e com tópicos de discussões, ao mesmo tempo que as tornam facilmente acessíveis a qualquer pessoa que queira acessá-las. Esta é uma ótima maneira de promover uma cultura empresarial amigável!

 

Gestão Flexível de Projetos

O trabalho remoto pode prejudicar muitos aspectos da comunicação e da colaboração, mas também pode prejudicar a produtividade. Para resolver isso, você precisa encontrar um sistema de gerenciamento de projetos que funcione para toda a sua equipe.

A primeira etapa na avaliação do software de gerenciamento de projetos é se comunicar com sua equipe. Todo mundo tem seu próprio estilo de gerenciamento de projeto e provavelmente é um que vem sendo usado há anos. Algumas pessoas gostam de se organizar por e-mail, outras adoram um quadro kanban e outras adoram uma planilha ou aplicativo detalhado que contenha todas as informações de que precisam em um só lugar.

Ao avaliar qual ferramenta é a certa para você, é importante pensar no que você realmente precisa. A sua equipe precisa de uma ferramenta ou quadro de gerenciamento de projeto compartilhado? Ou seria melhor deixar que todos escolhessem sua própria ferramenta? O Zoho Projects torna possível centralizar os dados do seu projeto enquanto permite que todos continuem usando as ferramentas que sabem que funcionam para eles! Um gerente de projeto pode usar o próprio Projects para obter uma visão geral de tudo e atribuir tarefas às pessoas, uma pessoa trabalhando no projeto pode usar um quadro kanban no Zoho Connect e outra pode adicionar tarefas de seu e-mail, e todos os dados permanecerão consistentes.

 

Por conta própria, o Projects mantém seus cronogramas sob controle, ajuda a gerenciar atrasos inesperados e fornece relatórios em tempo real para que você sempre saiba onde está. Integrando-se com outros aplicativos Zoho, ele faz tudo isso ao mesmo tempo em que é flexível o suficiente para que qualquer pessoa em sua equipe, não importa como administre seu tempo, possa usá-lo com eficácia!

Gerenciando seus projetos no Projects, você dá à sua equipe acesso às ferramentas de que precisam para se manterem atualizados da maneira que escolherem. Projects é um aplicativo de gerenciamento de projeto integrado que aproveita outros aplicativos de comunicação para agilizar os processos.

 

A etapa mais importante é garantir que cada implantação de um projeto tenha uma base sólida. Isso é conseguido configurando todas as informações que você deseja monitorar à medida que insere cada tarefa no projeto, como orçamento, detalhamento do status da tarefa e quais tarefas vencem hoje. Depois que tudo estiver configurado, um modelo pode ser criado para que você não precise fazer isso novamente para projetos semelhantes e todos os relatórios serão executados automaticamente conforme você registra horas e fecha tarefas.

Se você está trabalhando atualmente em uma grande planilha ou outro aplicativo de gerenciamento de projeto, provavelmente tem muitos dados que está preocupado em perder. A transferência para uma nova ferramenta pode ser estressante, mas não precisa ser. Você pode importar facilmente arquivos CSV para que seu trabalho no Projects possa continuar de onde você parou no sistema anterior.

 

Faça as ferramentas trabalharem para você

Se você está conhecendo o Projects e acha que é algo que um dia vai querer usar, mas ainda é um pouco demais para suas necessidades atuais, ele pode ser modificado rapidamente para funcionar bem para qualquer nível de necessidade da sua empresa! Você pode desabilitar qualquer módulo de que não precise e, mesmo usando apenas o módulo de tarefas em uma visualização Kanban, tenha uma ideia de como os Projetos funcionam antes de se comprometer totalmente.

 

Essa mesma abordagem pode ser adotada com o Zoho Sprints – uma ferramenta ágil de gerenciamento de projetos, tradicionalmente usada para desenvolvimento e design de projetos. Sprints é ótimo para esse tipo de projeto, mas também pode ser usado se você estiver procurando uma maneira simples de navegar para se manter em movimento quando você não tem um roteiro exato de seu projeto. O Sprints pode solucionar esse problema e ser uma ótima opção para você! Mesmo usando apenas os módulos de backlog e sprints, o Zoho Sprints pode fazer com que sua lista dispersa de tarefas pareça mais gerenciável!

 

Quando se trata de gerenciamento de projetos, o mais importante é garantir que todos que precisam usar a ferramenta a usarão. Zoho Projects oferece muita flexibilidade na forma como os usuários interagem com o projeto, portanto, pode ser muito útil nesse aspecto. Já o Zoho Sprints pode ser ótimo em situações em que todos em uma equipe desejam usar a mesma ferramenta de gerenciamento de projeto, irão verificá-la regularmente e estão lidando com um projeto em que não está claro quais serão todas as etapas para chegar ao objetivo final.

 

Nossa dica final?

Examine suas necessidades, verifique cada ferramenta e comunique-se com a sua equipe para descobrir o que é ideal para a sua empresa!

 

O Zoho One conta com mais de 50 aplicativos para web e para dispositivos móveis.

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