3 أسباب تجعل مشاريعكم تحتاج إلى إدارة سير العمل

3 أسباب تجعل مشاريعكم تحتاج إلى إدارة سير العمل
3 أسباب تجعل مشاريعكم تحتاج إلى إدارة سير العمل
3 أسباب تجعل مشاريعكم تحتاج إلى إدارة سير العمل

حاولوا التفكير في مهمة متكررة دائمًا ما تزعج فريقكم. تلك المهمة التي تخلق الصمت المطلق عندما تسألون “هل هناك أي متطوع؟” ماذا لو كانت هناك طريقة لجعل هذه المهمة أسهل؟ وهنا يأتي دور إدارة سير العمل.

تشمل إدارة سير العمل كل الجهود التي تبذلونها لتحسين سير العمل وإنجاز المزيد. يمكن أن يمثل سير العمل تنسيق المهام لأي هدف، من تصعيد بطاقة الدعم إلى إكمال المشاريع متعددة الوظائف.

لقد وضعنا قائمة لتوضيح سبب احتياج مشاريعكم إلى ذلك.

عمليات التدقيق والمراجعة تحافظ على سير العمل على النحو الأمثل

من أولى الخطوات لتحقيق سير عمل أفضل معرفة ما يجري. يمكن القيام بذلك من خلال عمليات التدقيق والمراجعة في سير العمل. وبشكل عام، هذا يعني فحص سير العمل للعثور على نقاط الضعف فيه والتوصل إلى حلول. ويمكن إجراء هذا التدقيق والمراجعة في خمس خطوات:

  1. حددوا كل خطوة من خطوات سير العمل: كيف تنتقل المهمة من النقطة “أ” إلى النقطة “ب”؟ كيف تتفاعل مع المهام الأخرى؟ من يشارك في كل خطوة؟ هذه هي أنواع الأسئلة التي يجب أن تطروحها.
  2. ابحثوا عن نقاط الاختناق: هل هناك أماكن يبدو أن الفرق فيها اصطدمت بطريق مسدود؟ ربما يكون هناك متعاون محدد مثقل أو أداة لا تعمل كما ينبغي.
  3. ابحثوا عن التحسينات: في هذه المرحلة، تكونون قد اكتشفتم مشاكل سير العمل. وهنا تحاولون التوصل إلى طرق لإصلاحها، مثل توزيع المهام أو التخلص من أداة لا تقوم بما يفترض أن تفعله.
  4. نفذوا استراتيجيتكم: بعد اتضاح الأمور، حان الوقت لتنفيذ التغييرات.
  5. راجعوا النتائج: لا ينتهي التدقيق في سير العمل عند تغيير بعض الأشياء. للتأكد من أن هذه التغييرات كانت فعالة، من الجيد تحقق بانتظام لمعرفة كيفية سير المهام المتكررة.

تعني إدارة سير العمل اتباع نهج استباقي في عملكم. التدقيق هو الكيفية التي تعرفون من خلالها أين توجد المشاكل.

سير عمل أفضل يعني مواءمة أفضل

يعد الحفاظ على توافق الفرق أمرًا بالغ الأهمية، ويمكن أن يؤثر الاختلال بشكل مباشر على النتيجة النهائية.

لا يعد إنشاء المواءمة بين الفرق من قبيل الصدفة، على الرغم من أنه في بعض الأحيان يبدو الأمر كما لو أن سير عملهم قد يكون كذلك. عندما لا تقومون بإدارتهم بشكل نشط، فإنكم تنشؤون انعزاليات بدون قصد. وذلك لأن كل فريق – وربما كل متعاون – يقررون كيف سيعملون. يُعد تمكين أنماط الإنتاجية المختلفة أمرًا رائعًا، ولكنه لا يترك مجالًا كبيرًا للمواءمة.

باستخدام إدارة سير العمل، يمكنكم وضع ممارسات تعزز المواءمة بدلاً من إعاقتها. ويمكنكم إعداد إرشادات حتى تعرف الفرق متى يتعين عليهم التواصل مع بعضهم البعض. ويمكنكم إنشاء فرق متعددة التخصصات لمعالجة مشاكل محددة – وإعطاء الجميع فكرة عن كيفية عمل الفرق الأخرى. هناك العشرات من التكتيكات والتقنيات وأفضل الممارسات لتحسين التوافق بين الفرق. ومع ذلك، فإدارة سير العمل هي الطريقة التي تجعلها كلها متجانسة معًا.

لا يعمل الجميع في نفس الأداة

في عصرنا هذا، يبدو أن كل شخص لديه أداته المفضلة. ويتوقع العملاء، على وجه الخصوص، أن تعملوا باستخدام الأدوات التي يستخدمونها من أجل راحتهم. ومهما كان السيناريو، تتطلب منكم إدارة سير العمل معالجة الموضوع الشائك لاختيار الأداة.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

من خلال إرسال هذا النموذج، أنت توافق على معالجة البيانات الشخصية وفقًا لسياسة الخصوصية الخاصة بنا.

المنشورات ذات الصلة