ما هو برنامج إدارة المستندات في إدارة المشاريع؟
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، يساعد برنامج إدارة المستندات في ترتيب مستندات وتتبعها ومشاركتها وإدارتها وهي الملفات النصية الإلكترونية وملفات PDF والصور والجداول والتسجيلات الصوتية ومقاطع الفيديو. تتوفر هذه الملفات للمستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى المشروع.
ما الحاجة إلى نظام إدارة مستندات المشاريع؟
مع تزايد الاهتمام بنموذج العمل الهجين في معظم المجالات، أصبحت إدارة المشاريع والتعاون عليها ضرورة. سواء أكانت الفرق هجينةً أم تعمل عن بُعد، فإنها بحاجة إلى الوصول إلى أحدث إصدارات من المستندات. يتيح وجود كل المستندات في موقع مركزي الموافقات السريعة. بالنسبة للشركات التي لديها عمليات لا تحصى وأقسام مختلفة، يزيل فرز المستندات ضمن فئات الارتباك ويلغي زيارة عدة مستخدمين. تنشئ كل زيارة لمستند ما سجل مراجعة يُستخدم لاحقًا لأغراض التدقيق.
يضيف التعليق التوضيحي على المستندات ووضع الملاحظات عليها أو مراجعتها معًا شعورًا بالتعاون النشط بين الفريق، ويكون ذلك ممكنًا من خلال نظام إدارة مستندات جيد. إضافة إلى ذلك، يمكن تتبع أي تغييرات وتنفيذها على الفور من دون أي مشاكل، مع إبقاء الجميع على اطلاع بكل ما يحدث.
كيف تختار برنامج إدارة المستندات
لكل شركة احتياجات مختلفة. خذ بالاعتبار الأهداف طويلة وقصيرة الأجل، وأنشئ قائمة بكل التحديات التي ترغب بأن يعالجها التطبيق. احرص على جمع المعلومات المعمّقة من فريقك أيضًا. بعد تحديدك خيارات التطبيق، اختر عرضًا توضيحيًا لكل واحد منها. بإمكانك أيضًا جعل أفراد الفريق يقيّمون أدوات أُدرجت في قائمة التصفية من أجل تسهيل عملهم. ركز على الإيجابيات والسلبيات، وتذكر أنه يتوجب على أي بائع تختاره تقديم أفضل الخدمات مقابل ما تدفعه، لذا لا تتسرّع إلى أن تصبح واثقًا وتكون قد قلّصت المنافسة إلى منافسَين اثنين أو ثلاثة. يجب أن يتّصف برنامج إدارة المستندات الجيّد بامتلاكه واجهة مستخدم (UI) بسيطة وقدرته على التكامل السلس مع كل تطبيقاتك المفضلة، وبروتوكولات أمن وحماية البيانات الفعّالة، وقدرات التخزين مناسبة، وأذونات المستخدم القابلة للتخصيص، وميزات التعاون. ثم أجرِ بحثًا حول البائع المحتمل. ما الذي يقال على مواقع المراجعات؟ كم مضى على بدء البائع عمله؟ ما هي الخطط والأسعار المتاحة؟ تواصل مع فريق الدعم في الشركة وقيّم جودة خدمته ومعرفته بالمنتج.
مزايا استخدام برنامج إدارة مستندات المشاريع
عزّز اهتمامك بالبيئة
تخلص من الأوراق اللامتناهية والملفات الفعلية والخزائن والأقفال والتكاليف المرافقة لها جميعًا. الغلبة للاستدامة هنا. تُسهّل رقمنة المستندات وصول الفرق العاملة عن بُعد إلى بيانات المشاريع من أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة المحمولة.
احم مستنداتك
مهما واجهك من تحديات، فإن برنامج إدارة مستندات المشاريع يحفظ مستنداتك. تحفظ ميزات النسخ الاحتياطي والاسترداد أمن مستنداتك وسلامتها، فلا تقلق بشأن خسارة بيانات مهمة.
تشجع وابحث
يمكنك البحث عن الملفات والوصول إليها إما من خلال كلمة رئيسية أو علامات مرتبطة بالمستندات. يعني هذا أنه بإمكانك إيجاد مستندات مرتبطة بأي مشروع أو مهمة من دون الحاجة إلى انتظار من يرسلها لك.
اتبع النهج والإصدار نفسهما دائمًا
تخلص من الارتباك والبيانات المبعثرة وابق على اطلاع من خلال تتبع كل التغيرات والتعديلات في اللحظات الأخيرة وسجلات المراجعة، لتتمكن من توجيه نفسك في الاتجاه الصحيح.
كل ما يمكنك تأمينه
يوفر حل برنامج إدارة مستندات المشاريع حماية لا غنى عنها من خلال الاحتفاظ بكل أنشطة المستندات ووضع قيود على الأذونات للمستندات الحساسة.
اعمل على تطبيقاتك كلها
اضمن زيادة الانتاجية وسير عمل سلس من خلال دمج برنامج نظام إدارة المستندات مع التطبيقات الموجودة.
لماذا يُعدّ Zoho Projects أفضل برنامج لإدارة المستندات؟
يقدم Zoho Projects تخزينًا مركزيًا وأمانًا غير معرض للخطر يسهل اتباعه، وغير ذلك الكثير.
إدارة الملفات في مكان واحد
يستلزم المشروع العادي مئات الملفات المختلفة - مستندات ومقاطع فيديو ورسومات وجداول بيانات وتقارير - التي غالبًا ما تكون على عشرات أجهزة الكمبيوتر المختلفة. باستخدام نظام إدارة المستندات، يتم تخزين كل ملف وترتيبه مركزيًا، ليكون كل عضو من أعضاء الفريق دائمًا على اطّلاع على مجريات الأمور.
مشاركة الملفات من أي مكان
قم بمشاركة الملفات مع فريقك من مكان واحد، وقم بإقرانها بالمهام أو المشاكل وترتيبها في مجلدات هرمية تظهر هيكلية العمل وعمليات سير العمل. واستمتع بتحكم كامل مع بساطة كاملة.
تتبّع إصدارات الملفات
يقوم Zoho Projects بأتمتة عمليات المستندات الرئيسية مثل تتبّع المراجعات والتحكم في الوصول والبحث والاسترداد. يتم عرض كل التغييرات مع الملاحظات والتواريخ ومعلومات المؤلف. وبهذه الطريقة، يعمل الجميع دائمًا بأحدث وأدق إصدار لكل ملف.
العثور على الملفات بسهولة
تُتيح لك أداة البحث الفعّالة في Zoho Projects تحديد موقع المستندات في المشاريع بكل سهولة. ابحث عن الملفات باستخدام كلمات من العنوان أو المحتوى وقم بعرض النتائج على الفور.
التكامل مع Zoho Workdrive
بفضل التكامل مع Zoho Workdrive، يمكن للمستخدمين إنشاء مجلدات الفِرق وترتيبها، للتعاون مع الفِرق الأخرى بشكل أكثر فعالية. يمكنك أيضًا تعيين أدوار مختلفة إلى الأعضاء في مجلدات الفِرق مع أذونات وصول محددة.