أتمتة عمليات المهام باستخدام مخططات Blueprint

يمكن أن تكون عمليات المهام معقدةً إلى حدّ كبير، وقد تتطلب عمل فِرق متعددة وموافقة أشخاص معيّنين في مراحل مختلفة، كما قد تستلزم إرسال الإشعارات. قد يكون القيام بكل ذلك يدويًا أمرًا مرهقًا، لهذا السبب صمّمنا مخططات Blueprint. ما عليك سوى الاسترخاء والسماح لـ Zoho Projects بتولي العمل الشاق.

البدء
الفتح
إرسال إلى المراجعة
قيد المعالجة
انقر للرفض
معلّقة
إعادة الفتح
انقر للموافقة
تم النشر
تم تعليق مسودتك إن مسودتك جاهزة للنشر

عرض عمليات سير العمل وتصميمها

سواء أكانت عمليات مهامك بسيطةً أم معقدةً، يمكنك تصميم عملية سير العمل بسهولة في محرر Blueprint الخاصة بنا باستخدام وظيفة السحب والإفلات. قم بإعداد حالات المهام وتحديد الأشخاص المسؤولين عن كل مرحلة وتأكد من اتباع العملية الصحيحة دائمًا.

إطلاع الأشخاص المناسبين على الأمور

تتطلب معظم المهام الاستعانة بأشخاص من فِرق مختلفة، لذا من المهم إرسال إشعارات في الوقت المناسب عندما تتقدم المهمة من حالة إلى أخرى. واختر الشخص المسؤول عن المراحل المعيّنة لكل مهمة وحدد ذلك الذي يحق له إجراء عملية انتقال.

أتمتة الإجراءات

في بعض الأحيان، عندما تنتقل مهمة من حالة إلى أخرى، يجب تحديث حقول معيّنة أو إرسال تنبيهات عبر البريد الإلكتروني. قم بأتمتة هذه الإجراءات لتوفير الوقت: قم بتكوين الإشعارات عبر البريد الإلكتروني أو إنشاء حقول إلزامية يجب تحديثها لتتقدّم عملية الانتقال.

لماذا تحتاج إلى مخططات blueprint

  • قم بالمزيد مما تحبه

    نفّذ الأعمال الأكثر فائدة من خلال أتمتة المهام الضرورية والمملة في الوقت نفسه، إذ تستغرق المهام الروتينية وقتًا طويلاً، الأمر الذي يترك لك في غالب الأحيان وقتًا وطاقة أقل للعمل على المهام الأكثر تعقيدًا ومتعة. لذا، قم بتكوين الإشعارات والرسائل عبر البريد الإلكتروني لتتمكن من الاستفادة إلى أقصى حدّ من طاقتك الإبداعية ووقتك.

  • اتّباع العملية الصحيحة

    في بعض الأحيان، قد تكون قد أكملت نصف المشروع عند انضمام شخص جديد إلى الفريق، ما يعني أنه بالإضافة إلى تعلّم تقنيات الشركة أو طريقة عمل الفريق، يجب عليه أيضًا فهم إجراءات سير عمل العملية الحالية. ومع ذلك، عندما يكون لديك مخططات blueprint معدّةً مسبقًا، سيكون من السهل التأكد من أن الجميع يتبع العملية الصحيحة دائمًا.

  • الحد من التأخير في المشاريع

    عندما يكون هناك فِرق متعددة تعمل على عملية ما، قد تحدث تأخيرات في بعض الأحيان أثناء تقدّم المهمة. قد يكون ذلك بسبب عدم وجود قدر كبير من الشفافية في العملية أو بسبب عدم إطلاع الفريق على تقدّم المهمة في الوقت المناسب. يمكنك الحدّ من هذه التأخيرات من خلال أتمتة الإشعارات والتنبيهات عبر البريد الإلكتروني.

  • الحصول على الموافقات المناسبة

    حتى عندما يتم تعيين جزء من عملية ما إلى عدة أشخاص، يجب ألا تنتقل المهام إلى المرحلة التالية حتى تتم الموافقة عليها من قبل الشخص المناسب، وذلك لتجنب الأخطاء. قم بإعداد مالك عملية الانتقال بحيث يمكن للشخص المسؤول المعيّن فقط نقل مهمة من حالة إلى أخرى.

وجدنا أن Zoho Projects هو الأفضل، إذ حصلنا على كل ما كنا نبحث عنه بسعر معقول للغاية.

راكيش نوتيال Sunyland Tours