ما هي قاعدة المعرفة الداخلية؟
يبدأ الموظفون بالبحث عن المعلومات التي يمكن أن تساعدهم على إكمال المهمة، كلما تم تعيين مهمة جديدة لهم. ويبحثون في رسائل البريد الإلكتروني القديمة والمجلدات المشتركة للعثور على إجابات من دون سؤال الموظفين الآخرين.
قد يستغرق البحث عن المعرفة وجمعها من مصادر متعددة وقتًا طويلاً، وغالبًا ما لا يجد الموظفون ما يبحثون عنه. لذا من الضروري إنشاء مجموعة من المعرفة لكي يتمكن كل شخص في مؤسستك من إنشاء المعرفة، ومشاركتها، وتحديثها لتوفير المعلومات ذات الصلة للموظفين ومساعدتهم على البقاء على اطلاع دائم.
إن قاعدة المعرفة الداخلية عبارة عن قاعدة معرفة تم إعدادها للاستخدام الداخلي للشركة. فهي تساعد على دمج كل معرفة فريقك في مكان واحد وتزوّد الموظفين بالمعلومات الضرورية لإبقاء الجميع على اطلاع. هذا وتوفر نظامًا مركزيًا، وشاملاً، وقابلاً للبحث لمشاركة المعرفة التنظيمية مع الموظفين.
ما الصعوبات التي يواجهها الموظفون بدون أداة قاعدة معرفة داخلية؟
خسارة معلومات قيّمة
عندما لا يتعاون الموظفون حول المعرفة، يكون هناك نقص في تدفق المعلومات من موظف إلى آخر. كذلك، عندما يغادر الموظفون مؤسستك، فإنهم يأخذون معرفتهم معهم، ولا توجد طريقة للتأكد من أن المعلومات موجودة في المؤسسة.
غياب مصدر واحد للحقيقة
عندما تنتشر المعرفة عبر عدة مصادر مثل رسائل البريد الإلكتروني والمجلدات الرقمية، لا يكون لدى الموظفين مصدر معلومات موثوق به لمؤسستك. قد يكون هناك نسخ متعددة من المستند نفسه، ولن يتمكن الموظفون من ضمان أن المعلومات المتوفرة لهم محدثة.
الافتقار إلى التعاون
عندما لا يجد الموظفون حلولاً سريعة لمشاكلهم، فقد لا يكونون على القدر نفسه من المشاركة في عملهم، الأمر الذي قد يؤثر على الإنتاجية الإجمالية للمؤسسة. كذلك، لا يعمل جميع الموظفين في مؤسسة ما من الموقع نفسه. وبدون وجود قاعدة معرفة داخلية، قد لا يتمكنون من التعاون في ما بينهم وتقديم الملاحظات للتأكد من دقة كل المعلومات.
كيف يمكن لبرنامج قاعدة المعرفة الداخلية أن يساعد موظفيك؟
إن وجود أداة لمشاركة المعرفة الداخلية حول معلومات شركتك يوفر مساحة عمل حيث يمكن للموظفين التعاون، وتقديم الملاحظات، وإنشاء موارد تنظيمية يسهل العثور عليها.
يمكن أن يؤدي بناء قاعدة معرفة داخلية قوية للشركة إلى جعل الموظفين مكتفين ذاتيًا، وقد تصبح عمليات التعلّم الخاصة بهم جزءًا من أنشطتهم اليومية. هذا ويوفر ذلك بيئة لجميع الموظفين في المؤسسة ليجتمعوا معًا، ويطرحوا الأفكار، ويحلوا المشاكل بخبرتهم الجماعية.
عندما تكون المعلومات متوفرة بسهولة، يعرف الموظفون أي مكان يقصدون على الفور للعثور على معلومات معينة واتخاذ قرارات مدروسة لأداء مهامهم اليومية.
Zoho Learn كأداة قاعدة معرفة داخلية
يضمن استخدام Zoho Learn كبرنامج قاعدة معرفة داخلية توفير المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب. فهو يوفر منصة حيث يمكن للموظفين أن يجتمعوا لإنشاء المعرفة، ومشاركتها، والاستفادة منها. يمكنهم الوصول إلى المعلومات سريعًا، وهو ما يساعدهم في توفير الوقت وزيادة إنتاجيتهم في العمل.
إنشاء المحتوى باستخدام محرر المحتوى الغني
يوفر محرر Zoho Learn التعاوني، الذي يتميز بخيارات التنسيق الغنية، بيئة حيث يمكن للموظفين إنشاء محتوى جذاب وسهل القراءة في الوقت نفسه. يمكنك استخدام القوالب الجاهزة للاستخدام التي نقدمها، أو إنشاء القوالب الخاصة بك وإعادة استخدامها لتوفير الوقت والجهد. يمكنك أيضًا تتبّع التغييرات في المحتوى واستعادة إصدار سابق في أي وقت.
تنظيم المعرفة في بنية يسهل العثور عليها
يضم Zoho Learn تسلسلاً هيكليًا مدمجًا ينظم المحتوى بطريقة سهلة. في Zoho Learn، المعرفة موجودة في شكل مقالات. يمكنك جمع المقالات ذات الصلة في دلائل. يمكنك أيضًا تنظيم المقالات في الفصول داخل الدليل. يساعد هذا التسلسل الهيكلي المنظم، بالإضافة إلى أداة بحث فعالة، الموظفين في العثور على حلول لمشاكلهم ببضع نقرات.
مشاركة المعرفة مع الموظفين الآخرين والتعاون معهم
يساعدك Zoho Learn على مشاركة معرفة مؤسستك بأمان والتأكد من عدم وجود أي فرصة لتسريب المعلومات. يمكن إنشاء أذونات يدوية للموظفين، وفقًا لأدوارهم ومسؤولياتهم. تساعد قدرات مشاركة المعرفة الاجتماعية الموظفين على تثقيف بعضهم البعض من خلال إجراء مناقشات باستخدام التعليقات والردود. يضمن المخطط الزمني للنشاط والإشعارات المضمنة بقاء كل موظف في المؤسسة على اطلاع.
استرداد الإجابات من مجموعة المعرفة
يساعد Zoho Learn الموظفين في العثور على ما يحتاجون إليه من دون بذل أي جهد. بفضل إمكانيات البحث القوية، يمكنك البحث بسهولة باستخدام كلمات أو عبارات وتحديد موقع المقالات المناسبة. يمكنك أيضًا العثور على المقالات والملفات التي تحتوي على المطابقة التامة، أو المرادفات، أو الأخطاء الإملائية، أو المتغيرات الأخرى لكلمة البحث، ورؤية اقتراحات للدلائل والمساحات التي تطابق كلمة البحث.