الوثائق

وحدة المستندات هي مركزك المركزي لإدارة المستندات بكفاءة. تساعدك هذه الوحدة على تبسيط التعامل مع المستندات الأساسية وتنظيم وتحميل والوصول إلى المعلومات الحاسمة المتعلقة بمؤسستك وموظفيك.

لماذا استخدام وحدة الوثائق؟

1. تخزين المستندات المنظمة: قم بسهولة بتصنيف المستندات وتخزينها في مجلدات المنظمة أو مجلدات الموظفين ، المصممة خصيصًا لهيكل مؤسستك ومتطلبات الخصوصية.

2. تعزيز الخصوصية والأمن: تخصيص من يمكنه رؤية المستندات والوصول إليها ، وضمان بقاء المعلومات الخاصة آمنة ومشاركتها فقط مع الأشخاص المعتمدين.

3. استرداد المستندات الموفرة للوقت: استخدم مرشحات متقدمة وسهولة التنقل للعثور على المستندات بسرعة ، مما يوفر الوقت لفرق الموارد البشرية والإدارة.

4. الاحتفاظ بسجل شامل: احتفظ بسجل لسياسات الشركة وعقود الموظفين وتقييمات الأداء والمزيد.

دعونا نرى كيف يمكنك استخدام وحدة المستندات.

إنشاء مجلدات في تطبيقنا ، يمكنك تنظيم مستنداتك بفعالية من خلال إنشاء مجلدات داخل كل من [المؤسسة](#create-المجلدات المنظمة) و [المجلدات الموظف](#create-المجلدات الموظف).

لتحديد المجلد المناسب للمستند ، يرجى الرجوع إلى الجدول أدناه.

إنشاء مجلدات المنظمة

سيتعين عليك إنشاء مجلد للمؤسسة لتكون قادرًا على تحميل مستندات مؤسستك.

• انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق أيقونة + بجوار مجلد Org في الجزء الأيسر.

• أدخل اسم المجلد والوصف.
• انقر حفظ.

يمكنك إنشاء مجلدات متعددة للمؤسسة هذه وإضافة مستندات إليها. يمكنك تحرير وحذف هذه المجلدات بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

تحميل وثائق المنظمة

بمجرد إنشاء مجلد مؤسسة، يمكنك إضافة مستندات إليه. إليك كيف يمكنك القيام بذلك:

• انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق إضافة مستند في الزاوية اليمنى العليا.

• قم بتحميل أو سحب وإسقاط الملف الذي تريد تحميله.
• اختر المجلد.

• حدد ما إذا كنت ترغب في عرض مستند في بوابة الموظفين لجميع الموظفين.
• انقر فوق حفظ الملف.

لقد قمت الآن بتحميل ملف في المجلد التنظيمي الذي تختاره. يمكنك تحرير هذه المستندات وحذفها بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

إنشاء مجلدات الموظفين

لتنظيم المستندات الخاصة بالموظف بكفاءة، اتبع هذه الخطوات لإنشاء مجلدات الموظفين.

• انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق أيقونة + بجوار مجلد الموظف في الجزء الأيسر.

• أدخل اسم المجلد والوصف .
• انقر حفظ.

يمكنك إنشاء مجلدات متعددة للموظفين هذه وإضافة المستندات إليها. يمكنك تحرير وحذف هذه المجلدات بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

تحميل وثائق الموظفين

بمجرد إنشاء مجلد الموظف ، يمكنك إضافة مستندات إليهم. إليك كيف يمكنك القيام بذلك:

• انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق إضافة مستند في الزاوية اليمنى العليا.

• قم بتحميل أو سحب وإسقاط الملف الذي تريد تحميله.
• اختر المجلد.
• ربط موظف في الوثيقة.

• حدد ما إذا كنت ترغب في عرض المستند في بوابة الموظف للموظف.
• انقر فوق حفظ الملف.**

لقد قمت الآن بتحميل ملف للموظف في مجلد الموظف الذي تختاره. يمكنك تحرير هذه المستندات وحذفها بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

تصفية الوثائق

يمكنك تصفية المستندات بناءً على نوع الموظف (النشط أو الخروج) لوثائق المنظمة وبناءً على الموظف لوثائق الموظف. إليك كيف:

• انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق أيقونة الفلتر في الزاوية اليمنى العليا.
• تصفية حسب نوع الموظف أو الموظف.

سيتم تصفية المستندات الخاصة بك بناءً على اختيارك.

استرداد الوثائق

يمكن استرداد المستندات التي حذفتها شريطة ألا تكون قد حذفت المجلد. إليك كيف:

• انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق قسم القمامة في الزاوية السفلية اليسرى.
• حدد مستند وانقر فوق استعادة.
• إذا كنت ترغب في استعادة جميع المستندات، فانقر فوق استعادة الكل.

ستتوفر المستندات الخاصة بك الآن في المجلد الذي كان عليه في وقت سابق.