التفضيلات

يساعدك قسم التفضيلات ضمن الإعدادات على التعامل مع وظائف معينة من Zoho Payroll مثل توفير وصول إلى البوابة للموظفين وإدارة معلومات الاتصال بالبوابة وتفضيلاتهم ذات الصلة.

بوابة الموظفين

من هذه الصفحة ، يمكنك إدارة الوصول إلى البوابة ومعلومات الاتصال بمسؤول الرواتب وإرسال الرسائل إلى جميع موظفيك الذين لديهم إمكانية الوصول إلى البوابة.

تمكين أو تعطيل الوصول إلى البوابة لجميع الموظفين

قم بتغيير خيار ** تمكين الوصول إلى البوابة** لتمكين أو تعطيل الوصول إلى البوابة لجميع الموظفين دفعة واحدة. سيساعد هذا الخيار في إدارة الوصول العام للموظفين ولكن هذا لا يؤثر على تفضيل الوصول إلى البوابة الفردية التي قمت بتكوينها في ملفات تعريف الموظفين.

لتمكين وتعطيل الوصول إلى البوابة:

• انقر فوق الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا وحدد التفضيلات.
• قم بتغيير خيار تمكين الوصول إلى البوابة.

إدارة بوابة معلومات الاتصال

يمكن أن يكون عرض معلومات الاتصال في بوابة الخدمة الذاتية للموظفين مفيدًا للموظفين للاتصال بشخص ما في حالة وجود أسئلة أو مشكلات تتعلق بالرواتب.

في Zoho Payroll ، يمكنك إضافة جهات اتصال متعددة. ومع ذلك ، يمكن عرض جهة اتصال واحدة فقط في بوابة الخدمة الذاتية للموظفين.

إليك كيفية عرض معلومات الاتصال في بوابة الخدمة الذاتية للموظفين:

• انقر فوق الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا وحدد التفضيلات.
• انقر فوق بوابة الموظفين على الشريط الجانبي التفضيلات.
• انتقل إلى معلومات الاتصال البوابة وانقر فوق إدارة جهات الاتصال.

• انقر فوق +إضافة جهة اتصال لإضافة جهة اتصال جديدة.
• أدخل اسم والبريد الإلكتروني للاتصال.
• انقر حفظ.
• تحوم عبر جهة اتصال وانقر فوق عرض في البوابة لعرض جهة الاتصال في البوابة.

نصيحة: يمكنك النقر فوق أيقونة تحرير أو حذف بجوار جهة الاتصال لإجراء أي تغييرات أو حذف جهة الاتصال.

عرض رسالة لافتة في البوابة

من المهم التأكد من أن جميع الموظفين على علم بالتحديثات والتغييرات المهمة المتعلقة بكشوف المرتبات داخل الشركة. إحدى الطرق للتواصل الفعال مع هذه التحديثات هي عرض رسائل اللافتة في بوابة الموظفين.

لعرض رسالة لافتة:

• انقر فوق الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا وحدد التفضيلات.
• انقر فوق بوابة الموظفين على الشريط الجانبي للتفضيلات.
• أدخل الرسالة وحدد التاريخ حتى يجب عرض هذه الرسالة في البوابة.

إرسال إشعارات أو إعلانات مهمة إلى موظفيك باستخدام هذه المساحة. سيتم عرض الرسالة التي تدخلها هنا في أعلى الصفحة الرئيسية في بوابة الخدمة الذاتية للموظفين. يمكنك أيضًا عرض معاينة العينة.

سيتمكن موظفوك من عرض رسالة اللافتة في البوابة حتى التاريخ الذي اخترته.

المجالات المخصصة للموظفين

تتيح لك الحقول المخصصة للموظفين تضمين معلومات إضافية حول الموظف. يمكن جمع أي تفاصيل غير مفوضة في كشوف المرتبات ولكن تريد جمعها باستخدام حقول مخصصة. على سبيل المثال ، يمكنك تسجيل مرشحي الموظفين.

في هذه الوثيقة سوف تتعلم كيفية:

• إنشاء حقل مخصص
• تحرير تكوين حقل مخصص
• علامة حقل مخصص على أنه غير نشط
• حذف حقل مخصص

إنشاء حقل مخصص

• انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد التفضيلات.

• حدد ** حقل مخصص للموظفين**.

• انقر فوق إنشاء حقل مخصص.
• أدخل اسم الحقل وحدد نوع البيانات من القائمة المنسدلة.
• بناءً على نوع البيانات ، سيتعين عليك ملء المعلومات اللازمة التي ستساعد في ملء التفاصيل. فيما يلي أنواع البيانات المتاحة في Zoho Payroll:

• القيمة الافتراضية | | صندوق النص (متعدد الخطوط) | نص المساعدة | | البريد الإلكتروني | * نص المساعدة * هل هذا PII؟

• القيمة الافتراضية | | عنوان URL | * نص المساعدة * هل هذا PII؟

• القيمة الافتراضية | | الهاتف | * نص المساعدة * هل هذا PII؟

• القيمة الافتراضية | | العدد | * نص المساعدة * هل هذا PII؟

• القيمة الافتراضية | | عشري | * نص المساعدة * القيمة الافتراضية | | الكمية | * نص المساعدة * القيمة الافتراضية | | النسبة المئوية | * نص المساعدة * القيمة الافتراضية | | التاريخ | * نص المساعدة * هل هذا PII؟

• القيمة الافتراضية | | صندوق الاختيار | * نص المساعدة * القيمة الافتراضية (☐ تم وضع علامة على افتراضي) | | توليد رقم السيارات | * نص المساعدة * البادئة * الخلفية * رقم البدء | | Dropdown | * نص المساعدة * خيارات * القيمة الافتراضية | | مجموعة مختارة | * نص المساعدة * خيارات * القيمة الافتراضية | | الملاحظات | * مساعدة * المحتوى |

• حدد PII أو ePHI بناءً على المعلومات التي سيدخلها المستخدم في هذا المجال.

إذا كانت المعلومات التي سيدخلها المستخدم في الحقل المخصص سرية ويمكن استخدامها لتحديد هوية الشخص ، فيمكنك تحديد خيار PII (معلومات التعريف الشخصية) لحماية خصوصية بيانات المستخدمين. يمكن أن يشمل PII رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان IP ورقم الضمان الاجتماعي وما إلى ذلك. يمكنك اختيار تشفيرها وتخزينها إذا كانت البيانات حساسة أو تخزينها دون تشفير إذا كانت البيانات غير حساسة. إذا قام المستخدم بإدخال المعلومات الطبية التي يمكن استخدامها لتحديد هوية الشخص ، فحدد ePHI (المعلومات الصحية الإلكترونية المحمية) و PII. على سبيل المثال ، ستكون نسخة إلكترونية من التقرير الطبي هي ePHI. يمكنك وضع علامة فقط على حقول مثل النص والبريد الإلكتروني وعنوان URL والهاتف والتاريخ كـ ePHI. سيتم اعتبار البيانات حساسة لذلك سيتم تشفيرها وتخزينها.

• تحقق من الخيار لجعل الحقل إلزاميًا.
• تحقق من خيار عرض الحقل في بوابة الموظفين.
• انقر حفظ. الآن ، سيكون هذا المجال متاحًا في ملف تعريف كل موظف.

تحرير حقل مخصص

لتحرير الحقل المخصص:

• انتقل إلى الإعدادات > التفضيلات > Employee Custom Field.
• انقر فوق أيقونة المزيد بجوار اسم الحقل وحدد عدل.
• قم بإجراء التغييرات اللازمة وانقر فوق حفظ.

اجعل حقلًا مخصصًا غير نشط

لوضع علامة مؤقتة على حقل مخصص على أنه غير نشط:

• انتقل إلى الإعدادات > التفضيلات > Employee Custom Field.
• انقر فوق أيقونة المزيد بجوار اسم الحقل وحدد علامة كغير نشط.

لتمكينه مرة أخرى ، انقر فوق أيقونة المزيد وحدد Mark as Active.

حذف حقل مخصص

يمكنك حذف حقل مخصص إذا لم تكن هناك بيانات الموظفين المرتبطة بهذا الحقل المخصص. لحذف حقل مخصص:

• انتقل إلى الإعدادات > التفضيلات > Employee Custom Field.
• انقر فوق أيقونة المزيد بجوار اسم الحقل وحدد حذف.
• في المنبثقة التي تفتح، حدد نعم لتأكيد.

سيتم حذف الحقل المخصص.

تفضيلات البريد الإلكتروني المرسل

يمكنك تكوين عناوين البريد الإلكتروني المستخدمة في حقل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من Zoho Payroll. ومع ذلك ، يمكن أن تهبط رسائل البريد الإلكتروني هذه في بعض الأحيان في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها للمستلم ، مما يتسبب في عدم ملاحظتها. يحدث هذا عندما ينتمي عنوان البريد الإلكتروني في حقل From إلى نطاق لا يحتوي على سجلات SPF و DKIM.

ما هي سجلات SPF و DKIM؟

بإضافة سجل SPF (إطار سياسة المرسل) إلى نطاقك ، سيتمكن خادم بريد المستلم من التحقق من أن Zoho Payroll يرسل رسائل بريد إلكتروني باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني بإذن من نطاقك. بدون سجل SPF ، ستنتهي رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها Zoho Payroll نيابة عن نطاقك في الغالب في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها للمستلم.

يستخدم DKIM (Domain Keys Identified Mail) أيضًا لمنع الرسائل غير المرغوب فيها ويسمح لخادم البريد الإلكتروني للمستلم بالتحقق مما إذا كان البريد الإلكتروني قد تم إرساله وأذن به مالك هذا المجال.

سجلات DKIM و SPF فعالة في منع الرسائل غير المرغوب فيها عند استخدامها معًا. لهذا السبب ، سيعتبر Zoho Payroll نطاقًا * مصادقًا * ، فقط إذا كان يحتوي على سجلات SPF و DKIM.

تصنيف النطاق

Zoho Payroll لديها نطاقات مصنفة إلى 3 فئات لمساعدتك في تحديد عناوين البريد الإلكتروني ، والتي إذا استخدمت في حقل رسائل البريد الإلكتروني ، يمكن أن تسبب في وصول رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها. لمعرفة الفئة التي تنتمي إليها عناوين بريدك الإلكتروني، انتقل إلى الإعدادات > التفضيلات > إرسال تفضيلات البريد الإلكتروني.

الفئات الثلاث التي ستجدها في هذه الصفحة هي:

1. المجالات غير المصادقة

سيتم إدراج عناوين البريد الإلكتروني التي تنتمي إلى نطاق بدون سجلات SPF و DKIM هنا. إذا تم تحديد أي من عناوين البريد الإلكتروني هذه في حقل From من رسالة بريد إلكتروني مرسلة من Zoho Payroll، فسيتم استبدال عنوان البريد الإلكتروني في حقل From تلقائيًا بـ message-service@sender.zohopayroll.com، وهو عنوان البريد الإلكتروني الخاص بـ Zoho Payroll. يتم ذلك لمنع البريد الإلكتروني الذي ترسله من الهبوط في مجلد البريد المزعج.

من المهم ملاحظة أن عنوان message-service@sender.zohopayroll.com لن يستخدم إلا في عنوان من لرسائل البريد الإلكتروني و ليس عنوان ** الرد إلى**. أي أن عملائك سيظلون قادرين على رؤية اسمك في صندوق الوارد الخاص بهم وعندما يجيبون ، سيتم تسليم بريدهم الإلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بك.

لاستخدام عناوين البريد الإلكتروني ضمن هذه الفئة في الحقل من، يجب عليك مصادقة نطاقاتها.)

2 + المجالات الموثوقة

سيتم إدراج عناوين البريد الإلكتروني التي تنتمي إلى نطاق يحتوي على سجلات SPF و DKIM هنا. يمكن استخدام عناوين البريد الإلكتروني هذه في حقل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من Zoho Payroll دون الحاجة إلى القلق بشأنها في نهاية المطاف كرسائل غير مرغوب فيها.

3 +. المجالات العامة

إذا كنت تستخدم عنوان بريد إلكتروني ينتمي إلى نطاق عام، مثل Gmail أو Yahoo Mail في عنوان From لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة من Zoho payroll، فسيتم استبداله بـ message-service@sender.zohopayroll.com. وذلك لأنه لا يمكن إضافة سجلات SPF و DKIM للنطاقات العامة ولا يمكن إضافتها إلا للنطاقات التي تمتلكها.

إذا كنت لا تزال ترغب في استخدام رسائل البريد الإلكتروني المدرجة في هذه الفئة في From address، فيمكنك القيام بذلك بالنقر فوق تغيير الإعداد. بعد ذلك، حدد عنوان البريد الإلكتروني للمرسل في المنبثقة التالية وانقر فوق حفظ.

الآن ، سيتم استبدال عناوين البريد الإلكتروني من المجالات العامة **وليس *** بـ message-service@sender.zohopayroll.com.

تحذير: نوصي بشدة باستخدام message-service@sender.zohopayroll.com بدلاً من عناوين البريد الإلكتروني من المجال العام لمنع انتهاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلد البريد المزعج.

مصادقة النطاقات

يمكن مصادقة رسائل البريد الإلكتروني المدرجة ضمن قسم ** النطاقات غير المصادقة** عن طريق إضافة سجلات SPF و DKIM لنطاقاتها.

للقيام بذلك:

• انتقل إلى الإعدادات > التفضيلات > إرسال تفضيلات البريد الإلكتروني.

• انقر المصادقة الآن → بجوار النطاق الذي تريد المصادقة عليه.

الآن ، انسخ سجل ** SPF** من المنبثقة التالية ، وأضفه إلى مزود اسم النطاق الخاص بك (على سبيل المثال. إعدادات DNS.

بعد ذلك ، انسخ اسم المضيف و ** القيمة** لسجل ** DKIM** وأضفه إلى إعدادات DNS لمزود اسم النطاق الخاص بك.

بمجرد إضافة سجلات SPF و DKIM ، انقر فوق Validate.

بصيرة: سيستغرق الأمر بعض الوقت حتى تعكس سجلاتك المضافة حديثًا على خادم DNS. إذا فشلت التحقق الخاص بك ، فانتظر لفترة من الوقت وحاول مرة أخرى. أيضًا ، يمكنك الاستمرار في استخدام Zoho Payroll أثناء التحقق من صحة السجلات.

بضع نقاط يجب ملاحظتها حول إضافة سجلات SPF و DKIM:

• إذا كان سجل SPF موجودًا بالفعل لنطاقك ، أي أنك أضفت سجل SPF لخدمة مختلفة في الماضي ، فيجب عليك إزالة ** v = spf1 من سجل SPF قبل إضافته إلى نطاقك.

• إذا كنت تستخدم GoDaddy كمزود اسم النطاق الخاص بك ، فسيتعين تعديل اسم المضيف لسجل DKIM قليلاً. سيتعين عليك إزالة اسم النطاق الخاص بك وحده من السجل ، قبل إضافته. على سبيل المثال ، إذا كان اسم المضيف هو 1522406527365. +_domainkey.patricia.com ، فسيتعين عليك إزالة اسم النطاق الخاص بك منه وإضافة 1522406527365. +_domainkey وحده.

الآن ، تم مصادقة نطاقك وسيتم إدراجه ضمن فئة المجالات المعتمدة. يمكن استخدام رسائل البريد الإلكتروني من هذا المجال في العنوان From ، دون استبداله أو القلق بشأن هبوطه في الرسائل غير المرغوب فيها.

إجراءات أخرى

يمكنك تنفيذ بعض الإجراءات الأخرى من صفحة إرسال تفضيلات البريد الإلكتروني.

Mark جهات الاتصال الرئيسية

جهة الاتصال الأساسية هي عنوان بريد إلكتروني سيتم استخدامه كنقطة اتصال بين منظمة Zoho Payroll و Zoho. سيتم إرسال التحديثات المتعلقة بمؤسسة Zoho Payroll، مثل تجديد الاشتراك ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالاستخدام إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا.

أيضًا ، سيتم استخدام عنوان البريد الإلكتروني هذا كافتراضي في عنوان From عنوان رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من Zoho Payroll ، ما لم تقم بتغييره يدويًا أثناء إرسال بريد إلكتروني.

لوضع علامة على جهة اتصال باعتبارها أساسية، تحوم فوق عنوان بريد إلكتروني وانقر فوق علامة كجهة اتصال رئيسية.

إضافة عناوين بريد إلكتروني مرسل جديد

ستتمكن من إضافة عناوين بريد إلكتروني جديدة للمرسل وتحديدها عند إرسال رسائل بريد إلكتروني من Zoho Payroll. للقيام بذلك:

• انتقل إلى الإعدادات > التفضيلات > إرسال تفضيلات البريد الإلكتروني.
• انقر فوق إضافة المرسل في أعلى اليمين.

• أضف الاسم وعنوان البريد الإلكتروني**.

• انقر حفظ.

الآن ، سيتم إرسال بريد إلكتروني للتحقق إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي أضفته. بمجرد التحقق من عنوان البريد الإلكتروني ، ستتمكن من استخدامه في حقل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من Zoho Payroll.

بصيرة: إضافة عنوان بريد إلكتروني بهذه الطريقة ستمكن فقط من استخدام عنوان البريد الإلكتروني لإرسال رسائل البريد الإلكتروني من Zoho Payroll ولا Zoho Payroll.

إعادة إرسال رسائل البريد الإلكتروني التحقق

كما ذكر في القسم السابق ، عند إضافة عنوان بريد إلكتروني جديد للمرسل ، سيتم إرسال بريد إلكتروني للتحقق إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا. ومع ذلك ، إذا لم يتم استلام البريد الإلكتروني ، فيمكنك إعادة إرسال بريد التحقق الإلكتروني. إليك كيف:

• انتقل إلى الإعدادات > التفضيلات > إرسال تفضيلات البريد الإلكتروني.

• انقر فوق إعادة إرسال البريد الإلكتروني بجوار عنوان بريد إلكتروني لم يتم التحقق منه بعد.

سيتم إرسال بريد التحقق الإلكتروني مرة أخرى.

تحرير/حذف عناوين البريد الإلكتروني

يمكنك اختيار تحرير أو حذف عناوين بريدك الإلكتروني للمستخدمين من Zoho Payroll بالنقر فوق أيقونة ** Pencil** أو ** Trash** ، على التوالي ، والتي يمكن العثور عليها على الجانب الأيمن من عنوان البريد الإلكتروني.

بمجرد حذف عنوان بريد إلكتروني ، سيتم إزالته من المؤسسة ولن يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني من ذلك العنوان. ومع ذلك ، يمكنك إضافته مرة أخرى ، إذا لزم الأمر.